Ce ai de câştigat când lucrezi în echipă fără să foloseşti nici un aparat electronic

Două decenii mai târziu, în ciuda acelei guri de aer proaspăt şi chiar dacă proiectorul a fost dat deoparte în favoarea touch-screen-ului – gadget-urile încă mai sufocă gândirea directorilor executivi, nepermiţând acestei gândiri să se manifeste la cel mai înalt nivel posibil. IT-ul, care fusese odată un acronim încărcat de promisiunile „tehnologiei informaţiilor”, a mutat locul pe care se concentrează atenţia echipelor de conducere prea mult pe „T” şi nu a acoperit, nici măcar cât să fie „pe aproape”, locul în care se află „I”.

Un volum în creştere de studii realizate în domeniul neuroştiinţelor a dezvăluit modurile exacte în care tehnologiile erei informaţiilor merg „contra curentului” faţă de direcţia naturală în care funcţionează mintea umană. Înţelegerea pe care noi o avem asupra a tot felul de informaţii este modelată de interacţiunea fizică pe care o avem cu acele informaţii. Mută-le de pe hârtie pe ecran, şi creierul tău pierde nişte repere „topografice” valoroase pentru memorie şi pentru înţelegerea intuitivă.

Deşi ecranele electronice au avantajele lor în prezentarea informaţiilor – fiind, de exemplu, bune la a încuraja „browsing-ul” (mod de explorare a Internetului, cu un obiectiv clar: de a căuta nişte informaţii, dar fără a avea o strategie planificată de căutare, de exemplu făcând, prin accesarea unor linkuri, salturi rapide de la o pagină interesantă la alta sau chiar de la un site la altul, n. tr.) – ele sunt jalnice când se pune problema de a ne ajuta să absorbim, să procesăm şi să reţinem informaţii dintr-o sursă concentrată. Iar „vechiul şi bunul” scris de mână – deşi este pentru majoritatea dintre noi un proces mult mai lent decât scrisul prin intermediul tastaturii – aprofundează înţelegerea conceptuală într-un mod mult mai efectiv şi mai eficient decât o face scrierea unor notiţe în computer, chiar şi atunci când „batem la tastatură” fără să ne lăsăm distraşi, fie de ceea ce se mai întâmplă în reţelele de socializare prin care suntem conectaţi cu alţii, fie de alţi factori de atracţie de pe Internet.

Pe scurt, atunci când vrei să îţi îmbunătăţeşti capacitatea de memorare, cea de înţelegere şi cea de a conferi un sens şi o logică informaţiilor cruciale legate de organizaţia ta, uneori lucrul cel mai bun pe care-l poţi face este să laşi deoparte tableta şi să iei în mână un creion.

Am văzut acest adevăr dezvăluit de nenumărate ori în timpul celor cinci ani de când sunt Senior Managing Director la Drucker Institute, unde conduc biroul de consultanţă Un/Workshops – consultanţă bazată nu pe oferirea de răspunsuri de-a gata, ci pe ideea de a-i ajuta pe clienţi să pună întrebările potrivite şi să obţină cele mai bune răspunsuri. Pe parcursul a una sau două zile, noi trecem echipele de directori executivi printr-o experienţă în ritm rapid, transformatoare, care le impune să îşi „îşi scoată din priză” aparatele electronice şi să-şi „pună în priză” creierele.

Noi am lucrat recent cu lideri din industria de îmbrăcăminte, încălţăminte şi accesorii, care se concentrează pe design, aprovizionare, fabricaţie şi brand management pentru a concepe un prototip al lanţului de aprovizionare care să fie mai inovativ, să reacţioneze mai uşor şi mai rapid şi să răspundă nevoii de responsabilitate faţă de societate şi mediu. Workshop-ul pe care l-am organizat pentru ei nu a inclus nici măcar un singur slide în PowerPoint sau vreo simulare digitală.

În schimb, i-am aranjat pe participanţi în grupuri mici şi i-am echipat cu doar câteva sugestii, o cutie de creioane şi câteva foi de hârtie. Oamenilor le place să spună că ei „se conectează” prin tehnologia digitală, dar nimic nu se poate pune cu acea corporalitate efectivă a colaborării ce generează energie – când oamenii se strâng unul lângă altul, notându-şi ideile cu un scris mâzgălit pe hârtie, iar toţi privesc cum munca lor capătă formă în timp real, fără să sară prematur la acel aer de finalitate pe care-l oferă o prezentare digitală făcută cu mare măiestrie.

Membrii grupului au fost în stare să realizeze, într-un interval de timp foarte scurt, un volum imens de muncă de design şi de luare a deciziilor. În loc să mute pixeli încoace şi încolo, ca să facă din ei cea mai bună prezentare a unor idei care de fapt nu au fost gândite până la capăt sau sunt nepractice, ei au mutat de colo-colo idei, pentru a ajunge în final la nişte planuri care erau cu adevărat promiţătoare.

Atunci când o echipă de directori executivi se deconectează de la tehnologie pentru prima dată, există adesea un moment în care puterea pe care o au de a lăsa deoparte tehnologia se vede strălucind „din interior”. Noi am rugat, la un moment dat, echipa de conducere a unei firme globale din domeniul tehnologiei să încerce o soluţie de tip „Epoca de Piatră”, pentru a-i ajuta pe membrii echipei să îşi dea seama care ar fi cel mai bun mod de-a implementa o strategie „proaspăt ieşită din ou”. Oricât ar părea de eretic, şedinţa nu a început cu o rearanjare completă a „pachetului de cărţi de joc” reprezentat de cele 80 de slide-uri prin care era descrisă strategia grupului global de companii pe care-l conduceau ei. În schimb, echipa de conducere s-a spart imediat în grupuri mai mici şi a început să se ocupe de o sarcină pe care ei trebuiau să o îndeplinească în 20 de minute: lucrând pe o singură foaie de hârtie per grup, participanţii au trebuit să îşi noteze pe hârtie răspunsurile la câteva întrebări elementare despre esenţa noii strategii a firmei (asupra căreia fuseseră deja informaţi în multe dăţi).

Eu am urmărit cum unul dintre directorii executivi le-a ţinut colegilor săi de masă un discurs „pontifical” (adică o predică enervant de pompoasă şi de dogmatică, n. tr.), despre strategie – iar apoi, când i s-a înmânat creionul, a dat înapoi o foaie pe care nu scrisese mai nimic. Bănuiesc că, datorită poziţiei sale mai înalte, colegii lui nu i-au atras atenţia asupra eşecului său. Numai că pagina aproape goală nu a minţit pe nimeni din încăperea aceea, inclusiv pe acel director executiv. Discuţia care a urmat („de ce ne este oare atât de greu să răspundem la unele dintre aceste întrebări elementare?”) a dezvăluit lipsa de conectare dintre strategie şi modul sau măsura în care echipa îl înţelegea pe clientul pe care ar fi trebuit să-l servească. Sunt convins că obişnuita paradă a unei prezentări în PowerPoint nu ar fi demascat acel decalaj.

Vestea grozavă în privinţa deconectării de orice aparat electronic este că tehnicile de bază pe care le implică acest mod de lucru sunt simple şi gratuite. Iată un exerciţiu în stil Un/Workshop pe care-l poţi încerca atunci când ai timp, cu propria ta echipă şi în doar o jumătate de oră: reuneşte şase sau mai mulţi dintre colegii tăi, împărţiţi-vă în două sau mai multe grupuri mici şi daţi fiecărui grup o foaie de hârtie cu o singură întrebare imprimată pe ea: „Cine este clientul nostru?”. Cere fiecărui grup să petreacă 10 minute pentru a afla un răspuns şi a-l nota pe hârtie. Apoi petreceţi 15 minute discutând felul în care răspunsul fiecărui grup este similar cu – şi diferit faţă de – răspunsurile celorlalte grupuri.

Nu va fi nevoie să colectezi telefoanele mobile la intrare. Încă de la începutul exerciţiului, oamenii vor fi mult prea ocupaţi să dezbată, să repete cu glas tare şi să ajungă la o mai bună înţelegere a problemelor pe care le au de rezolvat în faţa lor, ca să se mai obosească să întindă mâna după propriile telefoane mobile.

Zachary First este Senior Managing Director al Drucker Institute, o firmă de consultanţă cu o misiune socială – cea de a întări societatea prin întărirea organizaţiilor ei – al cărei sediu se află în Claremont Graduate University-California