Cum să scrii o scrisoare de intenţie care să atragă atenţia asupra ta

© 2014 Harvard Business School Publishing Corp.

Nimănui nu-i place procesul de „job hunting”, prin care trebuie să treacă atunci când îşi caută un job. Trebuie să parcurgi liste nesfârşite cu joburi postate pe site-urile de recrutare, să îţi actualizezi CV-ul şi să îl faci cât mai atrăgător, să te pregăteşti pentru interviuri istovitoare – şi nici una dintre aceste treburi nu e tocmai distractivă. Dar probabil că partea cea mai dificilă a procesului este cea în care trebuie să scrii o scrisoare de intenţie eficientă. Sunt atât de multe sfaturi contradictorii în acest domeniu, încât e greu să îţi dai seama de unde să începi. Iar în era comunicării digitale, este foarte probabil ca mulţi oameni să se întrebe dacă mai este nevoie să trimită o scrisoare de intenţie.

Scrisoare de intenție: Ce spun experţii

Răspunsul la această întrebare este „da”. „Faptul că nu trimiţi o scrisoare de intenţie este un semn de lene. Este similar ca importanţă cu a face greşeli ortografice şi gramaticale în CV. Pur şi simplu nu faci aşa ceva”, spune Jodi Glickman, expertă în comunicare şi autoare a cărţii „Great on the Job”. John Lees, un expert în strategii de carieră ce lucrează în Marea Britanie şi este autorul cărţii „Knockout CV”, gândeşte la fel. Chiar dacă numai una din două scrisori de intenţie este citită şi tot înseamnă o probabilitate de 50% ca scrisoarea de intenţie pe care ai trimis-o să îţi fie de ajutor, explică el. „Este o oportunitate de a te scoate în evidenţă”, adaugă Glickman.

Şi totuşi, aşa cum ştie oricine a redactat vreodată o scrisoare de intenţie, nu e uşor să o faci aşa cum trebuie. Iată cum trebuie să procedezi ca să le oferi managerilor responsabili cu recrutarea ceea ce caută.

Mai întâi documentează-te. Înainte de a începe să scrii, află mai multe despre companie şi despre jobul anumit pe care ţi-l doreşti. Uită-te pe site-ul companiei, pe mesajele postate de directorii ei pe Twitter şi pe profilele de pe LinkedIn ale angajaţilor companiei. „Depune o muncă de documentare dincolo de cea prin care citeşti fişa postului”, spune Lees. Află care sunt problemele cu care se confruntă compania la care vrei să lucrezi şi cum anume ai putea ajuta, prin rolul pe care ar urma să-l îndeplineşti, la abordarea şi rezolvarea acelor probleme. Faptul că ai ajuns să cunoşti mai bine compania te poate ajuta, de asemenea, să decizi care ar fi tonul cel mai potrivit pe care să-l foloseşti în scrisoarea ta de intenţie. „Gândeşte-te la ce fel de cultură există în organizaţia la care aplici pentru angajare”, te sfătuieşte Glickman, adăugând: „Dacă este o agenţie creativă, cum ar fi de exemplu o mică firmă de design, ai putea să îţi asumi nişte riscuri dar, dacă este o organizaţie mai conservatoare, precum o bancă, ai putea să fii mai reţinut în tonul şi limbajul folosit”.

Începe scrisoarea „în forţă”. „În mod tipic, oamenii îşi încep scrisoarea scriind exclusiv despre ei, cu o frază de genul «aplic pentru jobul X, pe care l-am văzut în locul Y». Asta înseamnă text irosit”, spune Lees. Mai bine începe cu o frază puternică, cu rol de „cârlig” menit să atragă atenţia. „Începe scrisoarea de intenţie cu ideea principală: de ce este jobul atrăgător şi palpitant pentru tine şi de ce eşti potrivit pentru acest job”, spune Glickman. De exemplu, ai putea să scrii: „sunt un profesionist specializat în strângerea de fonduri pentru acţiuni de protecţie a mediului, cu peste 15 ani de experienţă în domeniu, şi mi-ar face mare plăcere să aduc experienţa şi entuziasmul meu în echipa voastră de dezvoltare, care se extinde acum”. Cel mai probabil, managerul responsabil cu recrutarea în companie sau reprezentantul agenţiei de recrutare citeşte o grămadă de asemenea scrisori, aşa că îţi doreşti să îi atragi atenţia. Dar nu încerca să fii amuzant. „Umorul poate adesea să eşueze jalnic, să îl lase rece pe cel care citeşte sau să te facă să pari mult prea preocupat de tine însuţi”, spune Lees. Fereşte-te şi de platitudinile obişnuite incluse în scrisorile de intenţie. „Spune ceva direct şi dinamic, cum ar fi «înainte de a citi mai departe, permiteţi-mi să vă atrag atenţia cu două dintre motivele pentru care s-ar putea să vă doriţi să mă angajaţi…»”.

Dacă ai o legătură personală cu acea companie sau cu o persoană care lucrează acolo, menţionează şi acest lucru în prima propoziţie sau în a doua. Şi întotdeauna adresează scrisoarea de intenţie în mod direct unei persoane anumite. „În condiţiile în care ai la îndemână site-urile reţelelor de socializare, nu există nicio scuză pentru faptul că nu eşti în stare să găseşti numele managerului responsabil cu recrutarea”, spune Glickman.

Scoate-ţi în evidenţă valoarea personală. Managerii responsabili cu recrutarea caută oameni care îi pot ajuta să rezolve problemele companiei. Inspirându-te din documentarea pe care ai făcut-o înainte de redactarea scrisorii de intenţie, arată că ştii bine cu ce se ocupă compania şi cunoşti câteva dintre problemele cărora trebuie să le facă faţă. Menţiunile acestea nu trebuie să fie foarte specifice, dar ai putea să scrii despre o tendinţă care a afectat întreaga industrie în care operează compania. De exemplu, ai putea să scrii: „multe companii din domeniul îngrijirii sănătăţii au nevoie acum de soluţii care să le permită să facă faţă modurilor în care schimbarea legislaţiei le va afecta capacitatea de a oferi o îngrijire de înaltă calitate”. Apoi vorbeşte despre felul în care experienţa ta te-a „echipat” cu abilităţile şi cunoştinţele necesare pentru a îndeplini acele nevoi ale companiei; poate că explici şi modul în care ai rezolvat o problemă similară în trecut sau îţi prezinţi o realizare care este relevantă pentru ilustrarea capacităţii tale de a rezolva probleme precum cele de care se loveşte compania.

Emană şi transmite entuziasm. Asigură-te că transmiţi în mod clar motivul pentru care îţi doreşti poziţia pentru care aplici. „În economia în care trăim azi, mulţi oameni au abilităţile potrivite jobului, aşa că angajatorii îşi doresc şi preferă pe cineva care îşi doreşte foarte mult acel job”, spune Glickman. „Entuziasmul transmite faptul că ai personalitate”, adaugă Lees. El îţi sugerează să scrii ceva de genul: „mi-ar plăcea foarte mult să lucrez pentru compania dumneavoastră. Cui nu i-ar plăcea? Sunteţi liderul industriei, stabilind standarde pe care alţii nu fac decât să le urmeze”. Nu te obosi să aplici dacă nu eşti încântat de unele aspecte ale companiei sau ale rolului. „A trimite 100 de CV-uri este o pierdere de timp. Găseşte 10 companii pentru care chiar îţi doreşti să lucrezi şi pune energie, emoţie şi interes în scrisoarea ta de intenţie”, spune Glickman.

În acelaşi timp, nu exagera cu flatarea sau nu spune vreun lucru pe care ştii, în sinea ta, că nu îl crezi. Autenticitatea este esenţială. „Nu vrei să pari un adolescent exuberant”, avertizează Glickman. Fii profesionist şi matur. Lees arată că, în unele industrii, precum cea a modei sau cea a tehnologiei, este mult mai potrivit să spui cât de mult îţi place unul dintre produsele companiei sau cât de mult îţi plac serviciile pe care le oferă. O regulă de bază pe care este bine să o urmezi spune „să foloseşti numai genul de limbaj pe care managerul responsabil cu recrutarea l-ar folosi cu unul dintre clienţii săi”.

Asigură-te că scrisoarea ta este scurtă. În mare parte dintre sfaturile date în privinţa scrisorilor de intenţie ţi se spune să îi menţii lungimea sub o pagină. Dar atât Glickman, cât şi Lees, spun că, dacă e şi mai scurtă de atât, e mai bine. „Majoritatea scrisorilor de intenţie pe care le văd sunt prea lungi”, spune Lees, adăugând: „ar trebui să fie suficient de scurtă încât cineva să o poată citi dintr-o privire”. Da, trebuie într-adevăr să acoperi multe aspecte, dar ar trebui să redactezi totul în mod succint.

Ce să faci atunci când nu poţi depune o scrisoare de intenţie

„În «gaura neagră» a unui sistem de aplicare online, s-ar putea ca regulile să fie diferite”, recunoaşte Glickman. Multe companii folosesc acum sisteme de aplicare online care nu permit includerea sau transmiterea unei scrisori de intenţie. S-ar putea să îţi dai seama cum să procedezi ca să poţi include una în acelaşi document în care ai pus CV-ul, dar lucrul acesta nu este o garanţie, mai ales din cauză că unele dintre sisteme permit ca datele inserate să fie incluse numai în casete specifice şi dedicate unei anumite categorii de date. În aceste cazuri, foloseşte formatul care ţi-a fost dat pentru a-ţi demonstra capacitatea de a îndeplini responsabilităţile jobului şi pentru a transmite entuziasmul pe care-l ai faţă de acel rol. Dacă este posibil, ai putea încerca să găseşti pe cineva căruia să îi poţi trimite un scurt email de follow-up, în care evidenţiezi câteva aspecte esenţiale din aplicaţia ta.

Principii de ţinut minte

Fă asta:

• Asigură-te că începi cu o frază puternică şi care comunică în mod clar de ce îţi doreşti jobul şi de ce eşti potrivit pentru acel job.
• Fii succint; ar trebui ca managerul responsabil cu recrutarea să îţi poată citi scrisoarea de intenţie dintr-o privire.
• Prezintă o realizare de a ta care arată cum poţi rezolva problemele de care se loveşte angajatorul tău.

Nu face asta:

• Nu încerca să fii amuzant; mult prea adesea, umorul îl lasă rece pe cel care-ţi citeşte scrisoarea de intenţie.
• Nu trimite o scrisoare de intenţie generică; adaptează fiecare scrisoare la jobul specific la care aplici.
• Nu exagera cu flatarea; fii profesionist şi matur.

Studiul de caz nr. 1: demonstrează că înţelegi care sunt nevoile companiei

Michele Sommers, HR Vicepresident la Boys & Girls Village, o organizaţie nonprofit din Connecticut, a postat recent un job de specialist în recrutare şi training. „Căutam pe cineva care să aibă o experienţă solidă în domeniul recrutării şi care să fie capabil să facă de toate, începând de la cunoaşterea celor mai bune surse şi moduri de atragere a unor candidaţi buni şi până la coordonarea procesului de adaptare a noilor angajaţi”, spune ea. Ea îşi mai dorea ca persoana ce urma să fie angajată să fie capabilă să se pună pe treabă şi lucreze „în forţă” din prima zi de lucru. „Suntem o echipă mică şi nu ne putem permite să instruim pe cineva”, spune ea.

Peste 100 de candidaţi au aplicat pentru job. Sistemul de aplicare online al organizaţiei nu permite trimiterea vreunui atașament care să conţină o scrisoare de intenţie, dar o aplicantă, Heidi (nu este numele ei real), a trimis un email de follow-up după ce şi-a depus CV-ul. „Şi e bine că a făcut acest lucru, fiindcă altfel ar fi fost eliminată din start”, spune Michelle.

CV-ul lui Heidi o făcea să pară că este genul „job hopper”, fiindcă ea lucrase doar pentru perioade foarte scurte de timp la fiecare dintre angajatorii ei precedenţi. Michelle a presupus că era o persoană cu performanţe slabe, care era mereu dată afară. De asemenea, Heidi era singura candidată care nu avea o diplomă de la o universitate care să le ofere studenţilor posibilitatea de a urma, în continuare, studii postuniversitare de doctorat sau de masterat.

Dar emailul trimis de Heidi i-a atras atenţia lui Michelle. În primul rând, era scris în mod profesionist. Heidi spunea în mod clar că scrie pentru a se asigura că aplicaţia ei a fost primită. Ea a continuat explicând cum a obţinut numele lui Michelle şi informaţia potrivit căreia Michelle era persoana care se ocupa de recrutare (prin şeful soţului ei, care era membru în board-ul organizaţiei non-profit), menţionând şi care este legătura ei personală cu Boys & Girls Village (socrul ei desfăşurase câteva activităţi împreună cu organizaţia).

Dar ceea ce a i-a atras atenţia Michellei a fost înţelegerea de care a dat dovadă Heidi cu privire la nevoile organizaţiei şi la problemele cărora trebuie să le facă faţă. Ea se documentase bine şi „a listat câteva dintre lucrurile pe care le-ar face sau pe care le făcuse deja, şi care ne-ar fi ajutat să ne ocupăm de acele nevoi şi să le îndeplinim”, spune Michelle.

„Personalitatea şi pasiunea pe care le-a transmis în scrisoarea de intenţie au ieşit în evidenţă în timpul interviului telefonic susţinut pentru selectarea persoanelor care urmau să intre pe lista scurtă de candidaţi”, spune Michelle. Heidi s-a dovedit a fi mai mult decât calificată pentru job. „Am vrut ca rolul acesta să fie mai mare din start, dar nu credeam că lucrul acesta era posibil. Când am întâlnit-o pe Heidi, am ştiut că vom putea să-l extindem”. Trei săptămâni mai târziu, Michelle i-a oferit jobul, iar Heidi a acceptat.

Studiul de caz nr. 2: Atrage-le atenţia

În ultimii patru ani, Emily Sernaker a aplicat pentru mai multe poziţii la organizaţia umanitară International Rescue Committee, care acţionează în zonele afectate de cele mai grave crize umanitare şi îi ajută pe oameni să supravieţuiască şi să îşi refacă vieţile.Ea nu a renunţat niciodată. Cu fiecare aplicaţie, a trimis o scrisoare de intenţie personalizată şi adaptată poziţiei. „Am vrut ca scrisoarea mea de intenţie să îmi evidenţieze calificările, gândirea creativă şi respectul sincer pe care-l aveam pentru organizaţie”, spune ea.

Sarah Vania, directorul regional de HR al organizaţiei, spune că scrisorile trimise de Emily i-au atras atenţia, mai ales datorită faptului că au inclus câteva linkuri la înregistrări video care arătau rezultatelele muncii pe care Emily o depusese, la alte organizaţii, pentru susţinerea activă a cauzelor cărora le erau dedicate organizaţiile şi pentru strângerea de fonduri. Emily explică: „acumulasem experienţă în susţinerea cauzei şi apărarea drepturilor unor persoane precum foştii copii-soldaţi, supravieţuitorii traficului de persoane, femeile vulnerabile şi persoanele strămutate. Una este să faci declaraţii într-o scrisoare de intenţie, cum ar fi «pot să fac un pitch, sunt o persoană creativă, sunt plină de grijă faţă de ceilalţi», dar faptul că am arătat şi demonstrat aceste calităţi mi s-a părut o cale mai bună de a-l convinge pe recrutor că declaraţiile mele erau adevărate”.

Iată ce i-a scris Emily lui Sarah cu privire la o înregistrare video:

„Iată un video scurt despre activitatea mea în domeniul activismului pentru apărarea drepturilor oamenilor. Organizaţia nonprofit Invisible Children l-a făcut pentru o conferinţă a tinerilor ce a avut loc în acest an şi la care am susţinut o cuvântare. Este de circa patru minute.

După cum puteţi vedea din video, am avut mult succes ca studentă care se specializează în strângerea de fonduri, reuşind să strâng peste 200.000 de dolari pentru Invisible Children. De atunci am continuat, lucrând în calitate de consultant pentru organizaţia umanitară Wellspring International şi mi-am încheiat recent studiile, cu titlul de Rotary International Ambassadorial Scholar”.

În fiecare dintre scrisorile de intenţie pe care le-a trimis, Emily a comunicat, de asemenea, în mod clar, cât de mult îşi dorea să lucreze pentru International Rescue Comitee. „Când vrei să îti transmiţi entuziasmul, te pui într-o poziţie foarte vulnerabilă şi entuziasmul tău poate părea drept naivitate dar, atunci când am ajuns să discutăm despre motivele pentru care doream să lucrez pentru ei, entuziasmul meu pentru organizaţie a fost sincer şi am simţit că, prin exprimarea lui, am făcut lucrul potrivit”, spune ea.

Iată cum şi-a transmis Emily interesul şi dorinţa de a lucra pentru International Rescue Committee:

„Mai adaug că am o sinceră apreciere pentru IRC. Mi-a făcut mare plăcere să aflu de programele voastre şi am vizitat personal sediul vostru central din New York, ferma San Diego New Roots, expoziţiile «We Can Be Heroes» şi «Half the Sky» din Los Angeles. IRC este în vârful listei organizaţiilor pentru care îmi doresc să lucrez şi cred că aş fi un nou membru valoros al echipei voastre care se ocupă cu strângerea de fonduri”.

Emily a aflat, pe parcursul procesului de recrutare, că organizaţia avea sute de aplicanţi pentru fiecare poziţie şi că procesul era extrem de competitiv. „Am conştientizat faptul că nu aş fi fost cel mai bun candidat pentru fiecare dintre poziţiile libere, dar am rămas fermă în convingerea mea că puteam, cu adevărat, să aduc o contribuţie semnificativă”, spune ea. În cele din urmă, stăruinţa de care a dat dovadă Emily a dat rezultate. Anul trecut, în iunie, ea a fost angajată temporar în poziţia de External Relations Coordinator, iar în octombrie a trecut într-un alt rol, dar de data aceasta ca angajat permanent.

Amy Gallo este editor colaborator la Harvard Business Review.