Echipele virtuale, echipele viitorului?
Lucrul în echipe virtuale a început să fie experimentat în IBM încă din anul 2006. În momentul de față, a face parte dintr-o echipă virtuală este un aspect firesc și des întâlnit în companie, după cum spune Radu Panait, Recruitment Leader CEE, IBM România.
Și compania Luxoft România lucrează cu echipe virtuale de la înființare, datorită, în primul rând, obiectului de activitate – dezvoltare software pentru client. Aceasta presupune lucrul în echipă cu clientul aflat la distanță, proiectele Luxoft fiind cu firme din Statele Unite ale Americii și Marea Britanie. Odatăcu expansiunea companiei, au apărut echipe virtuale care operează intern, iar pe măsura ce au atras clienți din tot mai multe țări, acestea s-au diversificat și au crescut. „În ultimii ani am început să lucrăm cu echipe virtuale și în proiecte globale din zona operațională (IT, HR, logistică)‟, spune Monica Mardare, Director de Resurse Umane, Luxoft România. Rațiunile care au stat la baza deciziei de a forma astfel de structuri de lucru țin, în principal, de capitalul de expertiză conferit de echipele virtuale. Practic o echipă virtuală adună sub aceeași umbrelă experiențe diferite, cu rezultate diferite, ceea ce crește valoarea unui proiect. Conceptul de “knowledge sharing” este central acestei abordări.
Ce este o echipă virtuală
Prin definiție, o echipă virtuală presupune un grup de oameni care interacționează pentru a atinge o serie de obiective în afara structurilor organizaționale tradiționale și, respectiv, facilitată de tehnologie.
Radu Panait crede că există doua modele principale pe care le vom vedea cel mai des puse în practică, și anume: echipele de proiect care se adună în jurul unui scop comun și care se construiesc pe baza necesităților de competențe ale respectivului proiect; și multiple comunități virtuale care sunt voluntare și asigura nivelul de colaborare necesar unei companii cu adevărat globale.
Cristina Barbu, Apps & Services Business Group Lead , Microsoft România, interacționează în mediu virtual cu echipe ce se află în diferite zone geografice de aproximativ 9 ani. Totul a devenit mult mai intens pentru ea în momentul în care s-a relocat în Munchen, având un rol regional în Europa Centrală și de Est. Astfel, aproximativ 90% din modul ei de lucru se întâmplă în mediul virtual: e-mailuri, videoconferințe, spații de colaborare online.
Modul în care se întâmplă acest lucru a evoluat în timp foarte mult și, cum era de așteptat, tehnologia a fost principalul catalizator și facilitator al acestui fapt.
Avantaje și riscuri
Dar, simplul fapt de a pune în contact niște oameni din locații diverse nu reprezintă o echipă virtuală sau, cel puțin, nu una de succes. Acesta depinde finalmente de scopul comun, înțelegerea competențelor individuale, a contribuției pe care fiecare membru al echipei o va aduce și, respectiv, de stabilirea regulilor de interacțiune: ce proces, ce frecvență, ce instrumente de colaborare se vor folosi etc. „A conduce o echipă virtuală este, în multe aspecte, similar, dacă nu mai dificil, decât o structură clasică în care toți membri se văd față în față‟, spune Radu Panait.
Echipele virtuale au particularitățile lor și ridică multe provocări pentru manageri, crede și Monica Mardare. Pe de-o parte nu poți fizic să fii lângă echipa ta, ceea ce înseamnă ca aceasta are nevoie de autonomie sporită. Pe de altă, în calitate de coordonator al unui anumit proiect, trebuie să te poți baza pe membrii echipei că vor duce la bun sfârșit ceea ce au de făcut. Procesul decizional, de exemplu, poate fi îngreunat din diferite motive. Atunci când în ecuație apar și diferențele de fus orar, vorbim inevitabil de întârzieri.
Un alt aspect foarte important este acela al diferențelor culturale, care pot îngreuna interacțiunea între membrii echipei. Accentul cade indirect pe comunicare, prin formele și canalele optime, pentru a compensa lipsa contactului fizic. „Personal, recomand folosirea cu preponderenţă a comunicării audio-video, cel puțin, în stadiile iniţiale ale proiectului, pentru a stabili încă de la început regulile de desfășurare a activității‟, adaugă Monica Mardare.
Există, însă, și multe avantaje, după cum notează Cristina Barbu. Ea spune că economia de timp este cel mai mare avantaj, fapt ce permite angrenarea echipelor în mai multe proiecte simultan, cu rezultate mai rapide. Urmează apoi reducerea costurilor cu deplasările. În plus, uitându-ne simultan și la echilibrul dintre viața personală și cea profesională, avantajul utilizării tehnologiei este absolut evident. „Am susținut acum ceva timp un proiect în Kazakhstan care, prin amplitudine, în lipsa mediului virtual bine definit și conturat, ar fi necesitat relocarea mea acolo. Am reușit să gestionez totuși activitatea mea de la distanță, permițându-mi astfel să fiu aproape de cei dragi și, în același timp, să nu renunț la acel proiect important pentru mine‟, explică Cristina Barbu.