Ce ascunde frica managerilor de a delega sarcini angajaţilor

Dacă ar fi să ghicești răspunsul, pe ce versiune ai paria? a) un subaltern care a primit prea multe sarcini, b) personalul care face curățenie sau c) un manager care nu deleagă. Deși primele două versiuni sunt mult mai logice, de cele mai multe ori răspunsul corect este c) un manager care nu deleagă. De unde știu?

Am observat acest fenomen în cei şapte ani de muncă în corporație și încă zece ani de experiență în training, coaching și consultanță: cei care stau până noaptea târziu la serviciu, muncesc în weekend (uneori de acasă) și chiar și în concedii (în slip, cu laptopul / tableta în brațe, cu telefonul mobil într-o mână și cu un ochi la copiii care se joacă în piscină) nu sunt niște operaționali supraîncărcați și nici niște tineri supraambițioși! Sunt, în 90% din cazuri, manageri care nu deleagă! De ce fac asta?

Atunci când îi întrebi direct pe ei, vei primi o serie de răspunsuri (justificări) care sună frumos și care au, ca rol principal, automințirea. În realitate, în spatele acestor răspunsuri frumoase se ascund motivele reale, iar dacă vrei să îl ajuți să își eficientizeze munca, trebuie să descoperi aceste motive și să îl faci conștient de ele.

Care sunt aceste motive reale? Hai să analizăm cele mai des întâlnite răspunsuri și ce se ascunde în spatele lor:

„Dacă vreau să iasă bine, trebuie să mă ocup personal!” – Este cel mai des întâlnit răspuns. Sună frumos, altruist și denotă responsabilitate, dar, în realitate, înseamnă cu totul altceva: „Nu am încredere în nimeni din echipa mea că ar putea să facă lucrurile la fel de bine ca mine!”… De unde vine această neîncredere? De cele mai multe ori, din lipsa de încredere în sine, nu în echipă. Managerul respectiv nu știe ce și cum trebuie făcut, îi este teamă să nu se observe acest lucru și încearcă să se protejeze.
Cum se protejează? Se așază „ca o cloșcă” pe toate proiectele în care este implicat și se ocupă singur de ele, aşa încât să nu știe niciunul dintre subordonați ce face el acolo. Ca să înţelegem mai bine, am să dau un exemplu simplu: ai văzut vreodată un copil care se chinuie să scrie sau să deseneze ceva, iar când vine un adult și îl întreabă ce face acolo, acoperă hârtia cu mâna? Ei bine, așa fac și managerii respectivi: acoperă toate proiectele și se chinuie să le facă singuri ca să nu se afle că nu știu nici ei ce fac! Rezultatul? Ei muncesc din greu pe mai multe proiecte, în timp ce subalternii lor ajung acasă devreme, se bucură de weekenduri și de concedii.

„Nu am timp! Durează prea mult să explic! Dacă fac singur, se rezolvă mai repede!” – Este al doilea răspuns ca frecvență. Sună și el foarte frumos; dă senzația de responsabilitate și implicare, dar, în realitate, înseamnă: „Îmi este frică să predau controlul din mână!” Acest răspuns este specific managerilor care au ajuns în funcție din poziția de „cel mai bun specialist”. Sunt ambițioși, învață rapid să își facă treaba și duc lucrurile la bun sfârșit, dar singuri, fără ajutor! De ce nu apelează la ajutor? Simplu: consideră că ceea ce știu este avantajul lor și cred că, dacă ar împărtăși ceea ce știu, ar pierde ascendentul moral asupra echipei și, implicit, controlul. Rezultatul? El este singurul care le știe și le face pe toate. Bineînțeles că nu pierde nicio ocazie să le spună şi să le arate acest lucru subalternilor săi și să își aroge toate meritele. Uneori o face chiar din poziția de „victimă – salvatoare”:

„Of!!! Eu trebuie să le fac pe toate! Dacă nu eram eu …”. În realitate, pe subalterni nu prea îi interesează eforturile lui. Sunt mulţumiți că el le face treaba și că ei pot să se ducă acasă devreme.

„Am încercat să deleg, dar nu funcționează! Subalternii nu…” – Este răspunsul de pe locul trei. Sună mai puțin frumos, fiindcă sugerează că el, managerul, ar fi ok (își face treaba bine) iar subalternii și/sau tehnica de delegare nu sunt ok (din cauza lor nu funcționează)! În realitate, acest răspuns înseamnă:

„Nu am învățat niciodată cum se deleagă corect, ca urmare, nu mi-a ieșit, iar acum îmi este frică să mai încerc!”

„Dacă deleg tot, eu ce fac în timpul rămas?” – Este al patrulea răspuns, în ordinea frecvenței, şi le este specific managerilor cu un grad înalt de lipsă de încredere în propria persoană. Provin, în general, dintre managerii avansaţi prin sistemul „nu am găsit altul mai bun”, nu și-au dorit poziția de conducere și, ca urmare, preferă muncile operaționale și implicarea în detalii. În realitate, răspunsul lor înseamnă:

„Îmi este teamă de sarcinile cu adevărat importante, așa că mă ascund în spatele sarcinilor simple și consumatoare de timp!”. Dacă încerci să discuți cu ei despre „viziune”, „misiune”, „strategie”, „motivare”, „plan de dezvoltare”, „bugete pe termen lung” etc., răspunsul este, invariabil, „Păi când să mă mai ocup și de astea când am atâta treabă de făcut?”

„Nu am cui să deleg! Sunt toți deja foarte ocupați!” – Pe locul cinci, dar cam la egalitate cu locul patru, este răspunsul specific „managerului prieten cu subordonații”. Este genul de manager căruia îi este rușine să conducă. Genul care, în ziua în care a fost numit manager, primul lucru pe care l-a transmis foștilor colegi a fost: „Să știți că eu vreau să rămân prietenul vostru! Nu o să se schimbe nimic în relația noastră!”. În realitate, „Nu am cui să deleg!” înseamnă: „Îmi este rușine să îmi exercit prerogativele de manager asupra prietenilor mei!” Rezultatul? Subalternii profită de „prietenia” lui și delegă ei sarcini:

„Auzi, asta cum se face?” … „Hai că o fac eu!”, „Șefu', ăla nu vrea să ne dea!…” … „Hai că mă ocup eu!”, „Șefaaaa, vine mama la mine mâine. Pot să plec și eu mai devreme azi?” … „Da! Lasă că termin eu!”. Dacă faci un audit în departamentul lui, constați că, într-adevăr, toți subalternii sunt foarte ocupați! Cu bârfa, cu povestitul, cu rețete culinare, cu joculețe… etc.

„Îmi place să mă implic personal!” – Pe locul șase în sondajul nostru, acest răspuns este specific managerilor care, din diverse motive, se tem pentru postul lor. În realitate, acest răspuns înseamnă:

„Vreau să mă fac de neînlocuit ca să nu îmi pierd postul!” Dacă faci o analiză atentă a muncii echipei din subordine, observi că „toate drumurile duc la el”. Orice decizie este luată numai de el, orice document trece pe la el, orice comunicare cu alte echipe sau departamente se face prin el (sau cu aprobarea lui). Numai el știe parolele importante. Numai el știe persoanele cheie din alte companii sau departamente. Numai el primește sarcini de sus, numai el face rapoarte către superiori! Uneori, izolarea este până la nivel fizic: nimeni nu are voie să vină în vizită în birourile controlate de el, iar apariția unui auditor sau consultant îl panichează, pur și simplu.

Ce nu știe un astfel de manager este că: „DE NEÎNLOCUIT = DE NEPROMOVAT!” Atunci când te faci „de neînlocuit”, implicit îți distrugi toate șansele la promovare: „Ce ați zice să îl promovăm pe X? Își face treaba foarte bine, rezultatele sunt excelente, muncește mult, este ambițios…!” … „Nu putem să îl promovăm pe X! Fără el, departamentul ăla nu ar mai funcționa la fel!”

Astea sunt primele șase cel mai des întâlnite justificări ale managerilor. Dar delegarea este „un dans în doi”: delegator și delegat! Ca urmare, pentru a forma obiceiuri corecte și eficiente de delegare, este absolut necesar să cunoaștem și psihologia subalternilor:„De ce fug subalternii de delegare?”

Urmăreşte partea a doua a acestui articol: ”De ce fug subalternii de delegare şi cum ar trebui să delegăm corect?” pe Cariereonline.ro