Cum luptăm cu asasinul numărul 1 al productivității?

„Din interacțiunile noastre anuale cu peste 35.000 de participanți la evenimente și cursuri, putem spune că subiectul «ședințe neproductive» e în topul nemulțumirilor oamenilor și reprezintă cea mai mare sursă de pierdere de timp și motivație ‟, spune Marius Opriș, Partener Ascendis.
Există, însă, și afirmații mai dure la adresa ședințelor: au devenit cancerul care afectează organizațiile etc. Marius Opriș precizează că această „boală‟afectează productivitatea și nivelul de implicare, dar atunci când ședințele sunt ineficiente. Din cauza lor apare și demotivarea, demobilizarea.

În plus, alte dezavantaje ale ședințelor sunt: interesul scăzut al angajaților pentru subiectele tratate sau scăderea productivității din cauza timpului prea mare dedicat acestor întâlniri. „Este important totuși să realizăm că aceste dezavantaje vin din înțelegerea greșită a conceptului, iar atât timp cât ne asigurăm că agenda nu este prea încărcată, iar obiectivul este clar stabilit, ședințele vor fi într-adevăr benefice pentru consolidarea echipei și eficientizarea muncii‟, spune Alecsandra Ioniță, CEO SmartExperience și Wellbeing Specialist, care crede că în funcție de cum este înțeles rolul lor, ședințele prezintă la fel de multe avantaje, cât și dezavantaje.

Există și avantaje

Mai exact, atunci când o ședință este organizată dintr-o nevoie concretă și este moderată corespunzător, avantajele care survin sunt evidente. Un exemplu concret este viitoarea ședință planificată în SmartExperience. Urmând o perioadă foarte încărcată, va fi organizată o ședință al cărei scop este planificarea concretă a resurselor pentru ultima lună din an. E vorba atât de resurse financiare, materiale și logistice, cât și la cea mai importantă resursă a unei organizații – resursa umană. Este vorba despre o ședință în care vor analiza de cât volum de muncă este nevoie din partea fiecăruia, dar în care vor discuta și despre nevoile concrete ale fiecărui angajat în această perioadă specială din an (zile libere, nevoi financiare, materiale, logistice etc.).

Jumătate de milion de ore pe an

Cu alte cuvinte, ședințele nu sunt doar o boală incurabilă, ci pot fi eficiente dacă sunt organizate cum trebuie. Marius Opriș spune că a făcut recent o scurtă simulare într-o companie din top 300 ca număr de angajați, pentru a vedea ce rezervă de productivitate am avea doar dacă învățăm și ne obișnuim să conducem bine ședințele. La un număr mediu de 75 de ședințe pe zi, cu minimum o oră risipită pe ședință și cu o medie de 6 participanți, rezultă 450 de ore pe zi pierdute și demne de o utilizare mai bună. Pe săptămână se strâng 2.250 de ore, pe lună 47.500 de ore, iar pe an … 567.000 de ore. „În acest caz, avem peste jumătate de milion de ore rezervă de productivitate, fără să iau în calcul pierderea de engagement și demotivarea pe care o simt oamenii după o ședință ineficientă. Aceasta poate avea impact negativ mai mare în productivitate decât jumătatea de milion de ore pe an‟, adaugă Marius Opriș.

Bune practici

Există însă și organizații unde ședințele se conduc bine. Sau, altfel spus, se poate vorbi de bune practici în conducerea ședințelor. Este vorba de lucruri ce funcționează și care nu sunt câtuși de puțin teoretice. „Consider că ședințele trebuie organizate înaintea demarării unor proiecte importante, atunci când brainstorming-ul la distanță nu se dovedește a fi eficient. De asemenea, un alt moment potrivit pentru organizarea unei ședințe este în momentul apariției unui actor important în firmă (indiferent dacă este un nou coleg – atunci le consider obligatorii, un nou colaborator, un nou client etc.)‟, spune Alecsandra Ioniță.
Mai mult, organizarea unei ședințe se poate dovedi importantă și atunci când echipa trece prin momente dificile. Indiferent de ce natură, comunicarea față în față se poate dovedi mai eficientă și mai potrivită pentru rezolvarea problemei, decât comunicarea scrisă sau prin telefon.
La fel de important, este indicat să se organizeze ședințe atunci când echipa atinge performanțe înalte, când are realizări notabile. Spiritul de echipă se va consolida și mai mult în cadrul unei ședințe în care îi sunt recunoscute fiecăruia meritele de față cu ceilalți colegi, în care este lăudată echipa ca întreg și este totodată recunoscut rolul important pe care l-a jucat fiecare membru în atingerea obiectivelor.
Sunt multe situații în care ședințele sunt importante, dar, cel mai important pentru asigurarea succesului acestora este să urmăm o serie de reguli (oferite de Ascendis):

1) Ședințele se conduc și au un obiectiv clar. O ședință ineficace e asemenea unui cal care zburdă pe câmpii către destinații neclare. Consumă mult efort, e istovit și, la sfârșit, nu îi e clar nimănui ce a vrut. Pentru întâlniri productive trebuie un obiectiv clar și o persoană care să modereze și să faciliteze ședința. Aceasta are multă treabă: să țină agenda și orarul, să readucă atenția participanților la subiectele importante când discuțiile deraiază, să-i implice pe participanți, să sumarizeze, să se asigure că s-au atins toate punctele și că a vorbit toată lumea.
2) Invită oamenii relevanți pentru obiectivul întâlnirii – nici prea mulți, nici prea puțini. Este important să puneți accent pe relevanță. Dacă oamenii simt că ce se discută nu e relevant pentru ei sau că nu pot să aducă nici o contribuție, vor vedea întâlnirea ca pe o pierdere de timp.
3) Pregătește întâlnirea. Agenda și obiectivul întâlnirii trebuie comunicate cu minimum 2 zile înainte. Oamenii au nevoie de timp pentru a se pregăti. Apoi, în întâlnire, este important să fie atinse obiectivul și subiectele trecute în agendă.
4) Durata optimă: o oră. Nu ne putem concentra cu adevărat mai mult de o oră. De aceea, pregătirea și punctualitatea sunt critice.
5) Începe la timp și termină la timp. Aici sunt mari provocări culturale la români. Dar se poate. Trebuie puțină practică și învățare din eșecuri. Dacă reușești să te încadrezi în timp, vei vedea angajament în întâlnirile tale și aflux de oameni motivați.
6) Nu permite luarea de ostatici. Când, din diverse motive, cineva începe “să bată câmpii cu grație”, cum zice maestrul Andrei Pleșu, trebuie să readuci rapid atenția la obiectivul întâlnirii și să nu permiți risipă de timp în afara acestuia. Asta chiar dacă trebuie să întrerupi CEO-ul. Poți face acest lucru cu tact, clarificând de la început rolul celui ce conduce și facilitează întâlnirea.
7) Sumarizează și formulează concluzii clare. Fă o sinteză a întâlnirii în 3 minute.
8) Închide sus. Încheie întâlnirea într-o atmosferă pozitivă și tonică. Inovează. Mulțumește-le oamenilor pentru timp, energie și devotament. Nu pune o placă, mulțumește-le cu adevărat.
9) Scade numărul de întâlniri. Prea multe întâlniri pe zi îți afectează semnificativ eficiența și moralul. Mai bine mai puține și mai bune, mai valoroase.