Când multitaskingul devine o frână pentru productivitate

Timpul este, parcă, tot mai puțin. Angajații sunt supuși, parcă mai mult ca niciodată, unui val tot mai puternic de task-uri, deadline-uri, informații și conținut de tot felul. Să poți răspunde la e-mailuri în timp ce participi la o ședință sau să știi cum să alternezi între proiecte pare să fie cheia eficienței. Este, însă?

Multitaskingul e adesea considerat o abilitate valoroasă, mai ales în mediile de lucru dinamice, unde angajații sunt nevoiți să gestioneze mai multe sarcini simultan. Totuși, dincolo de beneficiile evidente, are o limită: în loc să ne facă mai productivi, poate ajunge să ne epuizeze și să ne scadă performanța atunci când este folosit excesiv.

Iluzia eficienței

Există momente în care multitaskingul funcționează perfect. Spre exemplu, putem asculta un podcast în timp ce facem sport sau răspunde la mesaje rapide în timp ce așteptăm să înceapă o întâlnire. În aceste situații, combinația dintre sarcini complementare ne poate economisi timp.

Însă, atunci când încercăm să alternăm între activități complexe, care necesită concentrare profundă, multitaskingul începe să ne trădeze. Ajungem, rapid, să fragmentăm atenția și, în loc să câștigăm, pierdem la capitolul productivitate.

Când multitaskingul devine o capcană

Problema reală apare atunci când multitaskingul devine o rutină pentru sarcini care necesită concentrare și precizie. Studiile arată că schimbarea frecventă a atenției poate reduce eficiența cu până la 40%, ceea ce nu face decât să afecteze calitatea muncii și să crească rata erorilor.

„Deși costurile schimbării atenției pot fi relativ mici, uneori de doar câteva zecimi de secundă per comutare, acestea se pot acumula semnificativ atunci când oamenii trec repetat de la o sarcină la alta. Astfel, multitaskingul poate părea eficient la suprafață, dar, în realitate, poate dura mai mult și poate implica mai multe erori. (…) Blocajele mentale scurte cauzate de schimbarea între sarcini pot costa până la 40% din timpul productiv al unei persoane”, potrivit studiului citat de American Psychological Association.

Semne că ceva nu e bine

Dacă simți că te afli într-un continuu „foc automat” și că, în ciuda eforturilor, nu reușești să finalizezi nimic la timp, este posibil ca multitaskingul să îți afecteze productivitatea.

„Sub aparența eficienței la prima vedere, multitaskingul poate avea efecte negative asupra productivității și chiar sănătății. Printre semnele care arată că multitaskingul îți face mai mult rău decât bine regăsim:

• scăderea calității muncii;

• greșeșți, deși faci eforturi să-ți păstrezi focusul pe sarcina de care te ocupi sau observi că rezultatele tale nu sunt la nivelul dorit;

• senzația de oboseală mentală ;

• ți se pare că nu mai ai resurse pentru celelelalte activități;

• dificultăți în concentrare, menținerea atenției pe task-uri

• stres, anxietate și, în unele cazuri chiar depresie și toate complicațiile acestora (scăderea imunității, somatizari, etc)”, explică psihologul Graziella Dan, pentru Revista CARIERE.

Specialiștii avertizează, deci, că o persoană care nu gestionează corect multitaskingul poate ajunge să sufere de burnout.

CITEȘTE MAI MULTE AICI: Ce recomandă psihologii în cazul epuizării profesionale

Cum să folosești multitaskingul inteligent

Totuși, nu înseamnă că trebuie să renunțăm complet la multitasking. Folosit cu măsură și în contexte potrivite, acesta poate rămâne un aliat valoros.

Secretul este să îți separi sarcinile în funcție de nivelul de concentrare necesar. De exemplu, activitățile repetitive sau administrative pot fi îmbinate cu alte sarcini minore, dar atunci când ai nevoie de atenție deplină, cum ar fi redactarea unui raport sau analiza unor date complexe, este important să elimini orice întreruperi.

O alternativă: monotaskingul

O metodă mai eficientă decât multitaskingul continuu este monotaskingul, adică abordarea fiecărei sarcini pe rând, fără să schimbi atenția în mod constant.

O tehnică populară este metoda Pomodoro, care presupune lucrul concentrat timp de 25 de minute, urmat de o pauză scurtă. De asemenea, stabilirea clară a priorităților ajută la evitarea fragmentării atenției și la îmbunătățirea eficienței.

CITEȘTE ȘI: Fenomenul „Career Cushioning”: De ce angajații caută mereu alternative la jobul actual

Foto: ID 336978412 © Andrey Popov | Dreamstime.com