Care e soluția pentru „ne întoarcem iar la aceeași discuție”: o evidență scurtă, dar utilă a task-urilor
Oricine lucrează într-un context de echipă, fie în corporație, fie într-un start-up sau ONG, a auzit măcar o dată replica: „Ne întoarcem iar la aceeași discuție.” Este fraza care apare când o temă revine în ședințe, de parcă n-ar fi fost niciodată clarificată. Dincolo de iritare, această situație semnalează o problemă reală: lipsa unei evidențe clare a deciziilor.
De ce revenim la aceleași discuții?
De cele mai multe ori, nu e vorba de uitare sau neatenție, ci de faptul că ideile discutate nu au fost niciodată oficial închise. O decizie discutată, dar nerostită clar, rămâne deschisă.
O asumare care nu este trecută în scris e percepută ca incertă. Iar o responsabilitate care nu are nume și termen concret va rămâne suspendată în aer. Astfel, la următoarea întâlnire, toată lumea simte nevoia să „reia puțin contextul”, adică să repornească de la zero.
Soluția: evidență scrisă și scurtă
Nu e nevoie de procese complicate. Nu e nevoie de tool-uri digitale sofisticate. E suficient să existe, în orice echipă, o formă simplă de evidență: cine a decis ce, când și în ce condiții. Poate fi un e-mail de follow-up, un document partajat sau chiar o notiță într-un canal de chat. Important e să existe și să fie accesibil.
De asemenea, începutul fiecărei întâlniri ar trebui să includă un scurt rezumat al deciziilor anterioare: ce s-a agreat, ce s-a făcut și ce e încă deschis. În 2-3 minute, se setează contextul corect și se evită reluarea acelorași discuții.
Claritatea nu înseamnă control
Faptul că o idee a fost discutată nu înseamnă că a fost înțeleasă, asumată sau acceptată. Claritatea vine din verbalizare, scris și urmărire. Iar o echipă care își notează lucrurile este o echipă care poate construi pe ce a discutat deja, nu una care reconstruiește mereu aceeași conversație.
CITEȘTE ȘI: Structura simplă de 30 de minute: cum îți analizezi ultima săptămână ca să nu repeți aceleași greșeli
Foto: ID 137658477 © Tero Vesalainen | Dreamstime.com