Cum creezi un asistent AI personalizat pentru task-urile repetitive | Specialist: Scopul nu este înlocuirea omului, ci sprijinirea lui

Într-o zi obișnuită de lucru, multe dintre acțiunile pe care le facem nu țin de creativitate, strategie sau decizii importante, ci de sarcini repetitive care consumă timp și energie. Scrii același tip de e-mailuri, reformulezi aceleași explicații, verifici aceleași tipuri de documente sau reorganizezi informații deja cunoscute. Deși fiecare în parte pare un gest minor, toate adunate devin o sursă constantă de epuizare.

În acest context, ideea unui asistent AI personalizat nu mai este o fantezie tehnologică, ci o soluție practică. Un astfel de asistent poate fi configurat în funcție de stilul tău de lucru, de tipul de proiecte și chiar de preferințele tale de comunicare. Nu ai nevoie de cunoștințe de programare, dar e bine să ții cont de unele metode care îl vor face să te ajute cu adevărat.

„În primul rând, să nu-i dăm informații confidențiale – cum ar fi date despre clienți, proiecte interne sau documente sensibile – mai ales dacă nu e un IA gestionat de companie. Ideal ar fi să cerem acces la un asistent IA aprobat intern, care respectă regulile de securitate ale firmei. În al doilea rând, modul în care utilizăm un asistent IA este esențial: dacă formulăm cereri clare și analizăm critic răspunsurile primite, acesta poate deveni un sprijin concret, nu doar o promisiune teoretică”, explică, pentru Revista CARIERE, Gabriel Avramescu, Chief Product and Technology Officer, fondator Awakeness AI.

Ce poate face un asistent AI pentru tine

Devine cu adevărat util abia atunci când îl adaptezi la nevoile tale reale. Nu este un chatbot generic, ci un instrument care poate învăța cum scrii, cum formulezi cererile și ce tip de rezultate aștepți. Dacă îl folosești constant, poate prelua o parte semnificativă din munca de rutină. Îți poate genera drafturi de texte, îți poate structura informațiile în funcție de stilul tău și poate oferi răspunsuri rapide pe baza documentației deja existente.

În funcție de cum lucrezi, poți configura asistentul astfel încât să te ajute cu rezumate, planificări, redactări de e-mailuri, propuneri comerciale sau chiar conținut pentru rețelele sociale. Important este să îi transmiți clar ce aștepți și să-i oferi exemple, astfel încât să-și poată rafina comportamentul după nevoile tale.

„Pentru ca un asistent de IA să fie cu adevărat eficient, este recomandat să începem cu sarcini simple și consumatoare de timp, precum redactarea de emailuri standard, rezumarea documentelor, generarea de tabele sau extragerea de informații relevante. Cu cât oferim mai mult context și învățăm să formulăm cerințe clare, cu atât obținem rezultate mai bune. Exista multe ghiduri online care ne ajută cu formularea completă și corectă a unui prompt. Scopul nu este înlocuirea omului, ci sprijinirea lui cu un instrument digital care îi permită concentrarea pe activitățile cu adevărat importante”, mai spune Gabriel Avramescu.

De unde începi

Primul pas este să clarifici ce tip de sarcini vrei să automatizezi. Te poți întreba ce faci în mod repetat, unde pierzi timp cu lucruri simple și ce ți-ar plăcea să nu mai faci personal. Nu totul poate fi delegat, dar foarte multe lucruri pot fi ușurate sau accelerate.

Poți începe cu un AI de tip conversațional și să-l configurezi cu o descriere clară a rolului său: ce trebuie să știe, cum să răspundă, ce stil de comunicare să adopte și ce fel de task-uri să susțină. De exemplu, poți seta ca „asistentul” tău să aibă un ton prietenos, dar profesionist, să redacteze clar, să îți ofere sugestii pe scurt sau să respecte anumite formate în documente. Cu timpul, îi poți furniza exemple din ceea ce faci tu, iar el va începe să le reproducă și să se adapteze.

„Se poate trece ulterior la sarcini mai complexe: anumite versiuni de IA pot face cercetare de piață, accesa internetul pentru a crea rapoarte complexe pe anumite topituri sau face comparații între diverse soluții sau produse”, explică Avramescu.

Personalizarea face diferența

Un AI devine cu adevărat eficient în momentul în care îl personalizezi, așa cum, spuneam. Asta înseamnă să îi dai nu doar instrucțiuni generale, ci și contexte reale. Cu cât primește mai mult conținut scris de tine sau despre activitatea ta, cu atât îți va oferi răspunsuri mai apropiate de ce ai face tu însuți. Iar asta înseamnă nu doar economie de timp, ci și coerență în comunicare.

Este, totodată, la fel de important să îți stabilești așteptările corecte. AI-ul nu va lua decizii în locul tău și nu va înlocui procesele de ansamblu. În schimb, îți va crea spațiu mental și timp pentru ceea ce contează cu adevărat. Acolo unde erai nevoit să scrii același text de mai multe ori, acum vei avea un punct de plecare. Unde obișnuiai să treci prin zeci de fișiere pentru o concluzie, poți obține un rezumat în câteva secunde.

„Dacă mergem un pas mai departe, putem vorbi și despre agenți IA – adică sisteme care pot automatiza complet anumite procese, fără intervenție umană constantă. De exemplu, în departamentele de HR, un agent IA poate prelua CV-uri, analiza potrivirea cu o poziție, redacta o listă scurtă de potențiali candidați și chiar trimite automat e-mailuri de programare a interviurilor. Alt exemplu, pentru o agenție de turism, un agent de IA poate prelua întrebări frecvente legate de rezervări, check-in, bagaje, vize, vreme sau condiții de călătorie și poate răspunde în timp real, 24/7, în mai multe limbi. De asemenea poate primi cerințele unui client (buget, perioadă, preferințe) și construiește automat un pachet complet: zboruri, cazare, activități locale. În esență, vorbim despre un coleg virtual care știe exacte are de făcut. Folosiți corect, acești agenți pot optimiza fluxul de lucru al angajaților și pot transforma felul în care echipele lucrează, lăsând loc pentru creativitate, colaborare sau decizii strategice. Există deja agenți de IA precum AutoGPT sau AgentGPT care pot fi testați gratuit pentru sarcini simple, iar platforme comerciale precum SAP AI Assistant Joule, Microsoft Copilot, OpenAI GPTs, Zapier AI Agents sau Taskade AI Agents încep să fie adoptate în tot mai multe organizații. Alegerea unei soluții potrivite trebuie însă făcută cu grijă, în funcție de specificul fiecărei organizații și cu o atenție sporită la riscurile de securitate, mai ales în contextul utilizării datelor sensibile”, mai spune Gabriel Avramescu.

CITEȘTE ȘI: Mini-SOP pentru clienți noi: ce informații ceri din prima ca să nu pierzi timp pe parcurs

Foto: ID 120701428 @ Chainarong Boonsangiem | Dreamstime.com