Cum să documentezi pașii unui task recurent în mai puțin de 10 minute

De câte ori ai făcut același task și ți-ai spus: „Data viitoare chiar o să notez pașii, ca să nu mai pierd timp”? Și totuși, când apare din nou, îl refaci „din memorie”, te blochezi la un pas, mai cauți un link, întrebi un coleg… și timpul se duce. Dacă taskul e recurent, pierderea devine sistematică. Soluția? Documentează-l. Rapid. Clar. Fără pretenția de perfecțiune.

Nu ai nevoie de un manual detaliat. Ai nevoie de un ghid scurt, logic, la care să poți reveni sau pe care să-l poată urma altcineva în locul tău. Iar vestea bună e că îl poți crea în mai puțin de 10 minute, dacă știi ce trebuie să notezi și ce să ignori.

De ce merită să-ți documentezi taskurile

Răspunsul e ușor de intuit: câștigi timp pe termen lung. Nu mai cauți linkuri, parole, foldere. Nu mai stai să-ți amintești ordinea corectă. În plus, devine ușor să delegi, să înveți colegi noi sau să scalezi o activitate fără să fii implicat în fiecare etapă.

Documentarea e și un mod prin care poți să reduci greșelile, pentru că taskul devine repetabil, predictibil și mai ușor de verificat. În loc să corectezi după, construiești corect de la început.

Ce înseamnă documentare „de 10 minute”

Documentarea rapidă nu înseamnă perfecțiune. Înseamnă claritate. Gândește-te că scrii pentru „versiunea ta din viitor”, care nu va mai ține minte toți pașii.

Cel mai simplu format este o listă ordonată, cu 3-7 pași simpli. Poți folosi Google Docs, Notion, un fișier .txt sau chiar o notiță în telefon. Nu contează unde scrii, ci cum structurezi informația.

Deschide un fișier și, pe măsură ce parcurgi taskul, scrie fiecare pas exact cum îl faci. Nu edita în timp real, doar notează succesiunea logică: ce deschizi, unde intri, ce verifici, ce trimiți.

După ce ai terminat, editează sumar. Reformulează ușor fiecare pas pentru claritate. Dacă e nevoie, adaugă linkuri directe, foldere sau șabloane. Nu intra în detalii inutile, păstrează doar ce e chiar important pentru ca oricine să poată reproduce pașii.

În plus, dacă sunt pași unde e ușor să greșești (ex: „nu uita să setezi drepturi de acces” sau „verifică formatul datei”), adaugă o scurtă observație. Acestea sunt detaliile care fac un ghid cu adevărat util.

Și, foarte important, pune un titlu clar și alege un loc vizibil. Un task bine documentat, dar imposibil de găsit, nu ajută. Salvează-l cu un nume intuitiv (ex: „Checklist postare lunară Instagram” sau „Pași pentru raportarea KPI-urilor”) și pune-l într-un folder partajat sau în tool-ul unde se desfășoară taskul.

Ce tipuri de taskuri merită documentate

Nu toate. Doar ce e repetitiv și consumă mai mult de 5 minute atunci când îl refaci. Cele mai comune exemple sunt postările recurente în social media, actualizările de site/blog, trimiterea unui newsletter, extragerea unui raport, procesarea unui onboarding etc.

Dacă ai făcut același lucru de trei ori în ultimele două luni, e un semnal că merită să-l documentezi. Și dacă deja ai explicat colegilor acel task mai mult de o dată, e timpul să-l pui „pe hârtie”.

CITEȘTE ȘI: Care e structura unui comunicat de presă care chiar ajunge să fie preluat

Foto: ID 161978955 © Maximenko50 | Dreamstime.com