Cum să îți prioritizezi taskurile atunci când totul pare urgent?
În unele zile, munca pare un adevărat joc de Tetris: taskurile cad peste tine din toate părțile, fiecare cu eticheta „URGENT” lipită. Șeful vrea raportul „cât mai repede”, colegii au nevoie de feedback „imediat”, iar inboxul îți strigă să-l verifici la fiecare 10 minute. Când totul pare prioritar, cum alegi ce trebuie făcut mai întâi?
Clarifică ce înseamnă „urgent”
Nu tot ce pare urgent chiar este. Urgența reală se definește prin două criterii: impactul și termenul-limită. Dacă un task nu are o consecință majoră în cazul unei întârzieri, probabil că nu e chiar atât de presant pe cât pare. Folosește întrebări simple: „Ce se întâmplă dacă nu fac asta acum?” sau „Pentru cine este important acest task?” Aceste răspunsuri îți vor arăta ce merită într-adevăr atenția ta imediată.
Aplică metoda Eisenhower
Celebrul cadran Eisenhower împarte sarcinile în patru categorii:
- Urgent și important: Taskurile care trebuie făcute imediat.
- Important, dar nu urgent: Taskuri strategice, de lungă durată, care necesită planificare.
- Urgent, dar nu important: Sarcini delegabile sau administrative.
- Nici urgent, nici important: Pierderi de timp pe care ar trebui să le eviți.
Această metodă te ajută să scapi de falsa senzație că totul trebuie rezolvat pe loc.
În plus, e util ca, în loc să te pierzi într-o listă nesfârșită de sarcini, să te concentrezi pe trei lucruri cu adevărat relevante pentru ziua respectivă.
Acest exercițiu te obligă să alegi activitățile cu cel mai mare impact și să lași în plan secundar cele care nu aduc rezultate semnificative.
CITEȘTE ȘI: La câte e-mailuri ai răspuns cu ChatGPT în ultima săptămână?
Învață să spui „nu”
Multe dintre urgențele tale nu sunt ale tale, ci ale altora. Colegii pot cere ajutor, șefii pot delega taskuri pe ultima sută de metri, iar notificările te pot întrerupe constant.
Dacă accepți chiar totul, propriile obiective vor avea de suferit. Învață să refuzi elegant: „Nu pot acum, dar pot reveni la asta mai târziu” sau „Momentan sunt prins cu altceva, dar poate te pot ajuta mai târziu”.
Folosește tehnici de time management
Tehnici precum Pomodoro (lucru concentrat timp de 25 de minute, urmat de o pauză) sau time blocking (rezervarea unor intervale fixe pentru taskuri specifice) te ajută să rămâi organizat și să nu sari de la un task la altul fără un plan clar.
Totodată, să jonglezi cu mai multe taskuri simultan îți dă impresia că ești productiv, dar, de fapt, îți încetinește progresul și crește riscul de greșeli. Mai bine finalizezi un task important bine, decât trei superficiale.
CITEȘTE ȘI: Când multitaskingul devine o frână pentru productivitate
Fii realist cu timpul tău
Un calendar încărcat nu este un semn de productivitate, ci de suprasolicitare. Lasă mereu măcar puțin timp între sarcini, astfel încât să poți gestiona eventualele urgențe neprevăzute.
Când totul pare urgent, adevărata provocare nu este să faci mai mult, ci să faci ce contează.
Foto: ID 123195992 © Dragan Andrii | Dreamstime.com