Întâlnirile eficiente pot duce la decizii mai bune

În organizațiile moderne, întâlnirile devin adesea un instrument crucial pentru luarea deciziilor. Totuși, multe dintre aceste întâlniri nu duc la rezultate clare sau la o îmbunătățire a performanței echipelor. Conform unui studiu McKinsey, modul în care sunt planificate și desfășurate întâlnirile poate influența semnificativ calitatea deciziilor. Atunci când întâlnirile sunt organizate eficient, rezultatele obținute sunt mult mai relevante pentru organizație.

Planificarea întâlnirilor face diferența

Planificarea corectă a unei întâlniri începe cu identificarea clară a scopului acesteia. Un obiectiv bine definit ajută participanții să rămână concentrați și să contribuie cu idei relevante. Este important ca fiecare persoană să înțeleagă ce se așteaptă de la întâlnire. În plus, stabilirea unui plan clar pentru derularea întâlnirii asigură faptul că timpul nu va fi irosit. Studiile arată că echipele care alocă timp pentru a planifica întâlnirile obțin rezultate mult mai bune. Astfel, participanții nu vor ajunge la întâlniri fără o pregătire adecvată.

Concentrarea pe participare activă

Una dintre cele mai mari provocări în cadrul întâlnirilor este menținerea unei participări active. Fără implicarea tuturor celor prezenți, chiar și cele mai bune planuri pot eșua. Liderii întâlnirii trebuie să încurajeze o atmosferă în care fiecare membru al echipei să contribuie activ. Crearea unui mediu în care opiniile și ideile sunt valorizate va duce la decizii mai bine fundamentate. Studiul McKinsey subliniază faptul că întâlnirile în care toți participanții se simt implicați duc la o înțelegere mai profundă a subiectului și la soluții mai eficiente.

Stabilirea unui cadru de decizie clar

Fiecare întâlnire ar trebui să aibă un cadru de decizie bine stabilit. Acesta presupune nu doar discutarea diferitelor opțiuni, dar și un proces clar prin care să se ajungă la o decizie finală. În cazul în care nu se pune accent pe clarificarea pașilor necesari, întâlnirile pot deveni un proces inutil de lung, în care nimeni nu ajunge la concluzii concrete. Deciziile trebuie să fie luate în mod transparent, iar responsabilitățile pentru implementarea acestora să fie împărțite clar între membrii echipei.

Când angajezi pe cineva nou, acea persoană are multe de învățat dacă vrea să devină un jucător important în echipa ta, iar întâlnirile de onboarding sunt un loc solid pentru a facilita acest antrenament.

CITEȘTE ȘI: 6 tipuri de întâlniri cu echipa de care aveți nevoie. Cum să ai ședinte productive și eficiente

„Când un angajat vine la bord, el are multe de învățat despre companie și rolul lui în aceasta”, spune Erin Baker, psiholog, coach de conducere și fost lider corporativ pentru mărci precum Facebook. „Întâlnirile de onboarding pot fi grozave pentru a ajuta oamenii să înțeleagă structura organizației, ce proiecte urmează, modul în care rolul și munca lor se vor potrivi în imaginea generală și pentru a stabili așteptări pentru acea persoana, pentru a știi ce ar trebui să facă în primele săptămâni și luni de când a primit postul. Aceste întâlniri îi semnalează noului angajat că organizației îi pasă de el și este investit în a se asigura că au o tranziție fără probleme la locul de muncă”, spune Erin Baker. „Este, de asemenea, un loc grozav pentru un manager de a împărtăși lucruri, ceea ce va face relația lor eficientă pe termen lung.”

Evaluarea eficienței întâlnirilor

Evaluarea post-întâlnire este un pas esențial pentru a îmbunătăți continuu procesul decizional. După fiecare întâlnire, este important ca echipele să reflecteze asupra modului în care s-au desfășurat lucrurile. Ce a mers bine și ce ar trebui îmbunătățit? Specialiștii studiului McKinsey sugerează că o analiză periodică poate ajuta organizațiile să identifice modelele de succes. Echipele care fac acest lucru pot învăța constant din experiențele lor și pot îmbunătăți semnificativ productivitatea și eficiența deciziilor.

Întâlnirile bine gestionate duc la rezultate mai bune

Planificarea și gestionarea eficientă a întâlnirilor joacă un rol vital în procesul decizional al oricărei organizații. O întâlnire bine structurată nu doar că economisește timp, dar contribuie și la luarea unor decizii mai informate și mai eficiente. Atunci când liderii și echipele își alocă timpul necesar pentru a organiza întâlniri care sunt clare și bine planificate, rezultatele obținute sunt mult mai valoroase pentru întreaga organizație.

Foto: ID 19901619 © Monkey Business Images | Dreamstime.com