Ești distras la serviciu? Consultă 7 modalități care te pot ajuta zilnic
Fie că lucrezi într-un centru de recrutare, într-o multinațională sau chiar într-o companie mică cu birouri deschise, uneori ai impresia că lucrezi 8 ore pe zi sau chiar suplimentar dar tot nu îți îndeplinești integral obiectivele. Anumite activități pe care, în mod obișnuit, ar trebui să le efectuezi în 30-40 de minute, le termini în 80-90 de minute pentru că, spre exemplu, apar solicitări din partea colegilor la care nu te așteptai și pe care, de multe ori, ai tendința să te apuci să le rezolvi imediat. Ce poți face? Cum te poți concentra când alte persoane vorbesc la telefon în paralel cu tine? Cum poți schimba în bine situațiile neprevăzute care tot apar? Să vedem împreuna!
Cele 7 modalități care te pot ajuta zilnic:
1. Comunică colegilor tăi faptul că, spre exemplu, în săptămâna X nu vei putea răspunde niciunei solicitări majore deoarece ai de alcătuit 45 de oferte comerciale pentru 45 de prospecți (potențiali clienți). Poți transmite acest comunicat pe e-mail sau verbal. Preferabil însă să transmiți un e-mail astfel încât mesajul tău va fi citit cu atenție și în cazul în care cineva spune că nu știe despre urgențele taleori a uitat, îi arăți dovada… și anume e-mailul transmis.
Imaginează-ți că dacă nu procedezi astfel, vei pierde timp doar prin simplul fapt că vei sta să explici fiecărei persoane în parte, verbal, de ce nu poți să o ajuți. Preia inițiativa și comunică urgențele pe care le ai de rezolvat.
2. În cadrul unei adunări, ședințe săptămânale etc. poți transmite colegilor verbal un mesaj prin care să sugerezi că în momentul în care vei primi anumite solicitări este posibil să nu le poți onora imediat deoarece ai diverse activități în curs, în desfășurare, dar îți vei nota fiecare solicitare în parte astfel încât să ai o structură pe care o poți urmări. Colegii tăi vor aprecia acest lucru și asupra ta nu se vor mai naște prejudecăți sau opinii subiective – cel puțin nu foarte des.
3. Folosește instrumentele de interactivitate – Mesajul Out of Office sau Do Not Disturb (pe telefonul mobil în special) reprezintă statusuri care transmit contactelor tale că ești indisponibil dar că vei reveni în curând (mâine, peste două săptămâni etc.). Dacă nu cunoști cum să setezi astfel de statusuri, încearcă să abordezi colegii care te pot ajuta, poate chiar departamentul de IT și Comunicare.
4. Organizează-ți responsabilitățile pentru fiecare zi în parte. Dimineață, când ajungi la birou, primul lucru important este să-și scrii activitățile/obiectivele pe care le ai de îndeplinit în acea zi. Astfel vei observa că indiferent dacă ești întrerupt sau nu de alți colegi, mereu te poți uita pe acele activități pe care ți le-ai scris dimineața când erai în formă și aveai o energie considerabilă. O să vezi că periodic consultându-ți activitățile (o dată la 90 de minute spre exemplu, îți vei aduce aminte ce ai de făcut).
5. Dacă ești de părere că a gestiona o anumită ocupație, responsabilitate îți va lua 30 de minute drept exemplu, mai adaugă alte 10 minute – mai mereu apar situații neprevăzute care îți pot decala timpul stabilit. Așadar, gândește în perspectivă!
6. Încearcă să îmbini munca de teren cu cea de la birou. Chiar dacă lucrezi foarte mult la birou și nu prea ai parte de muncă de teren, asta nu înseamnă că nu te poți plimba cel puțin 15-20 de minute pe zi, în jurul sediului spre exemplu. O astfel de metodă pe lângă că te scoate din birou și te deconectează de la activitățile tale, te face și indisponibil. Uneori, în viață, și în special în viața de la birou, merită să fii indisponibil ocazional sau cel puțin câteva minute pe zi – te ajută să fii mai eficient, mai sănătos, mai calm.
7. Învață să spui Nu! Exemple: Nu te pot ajuta acum, revin eu la tine mai târziu; Nu am cum să te ajut, dacă vrei discutăm mâine.
Nu este nevoie să fii un Yes Man 24 de ore din 24 de ore. Chiar dacă vrei să ajuți, poți să-ți aloci un timp specific pentru asta și nu toată ziua.
Atâta timp cât îți stabilești un program și încerci să-l respecți, vei reuși să-ți îmbunătățești performanțele profesionale, chiar dacă la început nu va fi așa ușor.