Ghid scurt de creare rapidă a unui document de tip „cum funcționează X la noi”, util pentru echipă

Nu e un secret: în multe echipe, informațiile circulă prin zvonuri, mesaje pe fugă și fraze vagi de tipul „cred că se ocupă Andrei, întreabă-l pe el”. Așa se naște haosul și tot așa apare și frustrarea. De cele mai multe ori, nu lipsesc bunele intenții, ci lipsesc explicațiile clare, scrise, la care toată lumea să aibă acces.

Nu ai nevoie de un manual stufos sau de un sistem digital complicat. E suficient un document scurt, bine gândit, de tipul „Cum facem X la noi în firmă”. Poate fi vorba de cum se aprobă un concediu, cum se trimite un brief, cum se cere o factură sau cum se organizează un eveniment intern. Ceva ce pare banal, dar care consumă ore când nu e documentat.

De ce merită să-ți iei 30 de minute pentru asta

Pentru că un astfel de document scutește explicații repetate, reduce erorile și ajută orice coleg nou. În plus, dă senzația de echipă organizată, chiar dacă lucrurile nu sunt perfecte.

În orice firmă care vrea să crească, sau măcar să funcționeze bine, claritatea e aur curat.

Ce trebuie să conțină, fără să devină complicat

Documentul „Cum funcționează X la noi” nu e o poveste, ci o hartă de orientare. Gândește-l ca pe un răspuns bine scris la întrebarea: „Ce trebuie să știu dacă nu am habar cum se face treaba asta?”

Include în el:

• Ce e X-ul (concediul, trainingul, solicitarea etc.) și de ce contează.
• Cine se ocupă (cu nume, nu funcții vagi).
• Pașii, în ordine logică, fără jargon inutil.
• Instrumente folosite (un link, un format, un email).
• Ce greșeli apar des și cum pot fi evitate.
• La cine pot apela dacă mă blochez.

Și, foarte important, nu-l face cu bullet points sterile. Scrie-l cu un ton uman, ca și cum ai povesti colegului de pe scaunul alăturat, într-un moment în care chiar ai timp de explicații.

Cum îl creezi fără să-ți ocupi o zi întreagă

1. Alege procesul care e cel mai confuz sau cel mai frecvent întrebat.
2. Stai 10 minute și notează cum funcționează, exact așa cum l-ai explica verbal.
3. Mai adaugă 5 minute să-l structurezi pe scurt, logic.
4. Pune-i un titlu clar și postează-l într-un loc vizibil.
5. Când cineva te mai întreabă ceva despre subiectul respectiv, trimite linkul. Ai câștigat timp.

Scopul acestui tip de document nu e să bifeze o cerință corporatistă, ci să ajute oamenii, în timp real.

CITEȘTE ȘI: Cum arată o structură de prioritizare pentru echipe fără project manager: impact, efort și cine are ultimul cuvânt

Foto: ID 35693488 © Ammentorp | Dreamstime.com