Când excepțiile devin reguli: Semnalul că ai nevoie de un SOP

În orice echipă sau organizație, apar și situații neprevăzute. Se face o mică abatere de la procesul standard „doar de data asta”. Se ia o decizie rapidă „pentru că e urgență”. Se rezolvă ceva „altfel decât de obicei”, fiindcă cineva nu e disponibil.

Problema apare când aceste excepții nu mai sunt rare. Când improvizația devine normă. Când fiecare coleg are altă versiune despre cum „ar trebui făcut” un lucru. Acela este momentul în care echipa are nevoie de un SOP, adică un Standard Operating Procedure, sau, mai simplu, o procedură clară de lucru.

Cum îți dai seama că ai nevoie de un SOP?

• Întrebările repetitive se înmulțesc. Dacă oamenii întreabă mereu același lucru („Cum facem aici?”, „Pe cine întreb pentru asta?”), nu există un proces clar scris.
• Rezultatele sunt inegale. Când același task produce rezultate diferite în funcție de cine îl face, lipsa unei proceduri duce la inconsistență.
• Timpul se pierde pe reluări. Fără pași clari, proiectele devin greoaie, apar întârzieri și confuzii inutile.
• Greșelile se repetă. Lipsa de documentare înseamnă că echipa nu învață din propriile greșeli și reapar aceleași probleme.

Ce trebuie să conțină un SOP bun?

Important e, înainte de toate, ca un SOP să nu devină încă un document birocratic și lung. Dimpotrivă, cele mai utile proceduri sunt:

• Clare și concise. Scrise într-un limbaj simplu, orientat pe acțiuni concrete.

• Exprimate pas cu pas. Precizează cine face ce, în ce ordine, cu ce instrumente.

• Flexibile. Lasă loc pentru mici ajustări, dar stabilește clar „cum se face în mod normal”.

• Ușor de găsit. Nu ajută cu nimic dacă SOP-ul stă uitat într-un folder sau doar în capul unui coleg.

Indiferent că e vorba de un startup, un ONG, o echipă de creație sau un birou mic, un SOP este o formă de igienă operațională. Te scapă de micro-haosul zilnic și oferă autonomie echipei.

Începe cu ce doare cel mai tare

Nu trebuie să documentezi totul din prima. Alege un singur proces care creează cel mai mult haos acum, fie că e vorba de aprobarea facturilor, publicarea conținutului, recrutarea sau onboardingul, de exemplu. Scrie cum ar trebui să decurgă „normal” și implică oamenii direct afectați în acest demers.

CITEȘTE ȘI: Cum redactezi o ofertă de angajare care reduce riscul de refuz

Foto: ID 56298931 © Rawpixelimages | Dreamstime.com