A tăia sau a nu tăia costurile? Asta e întrebarea!

Deși promovată ca un ultim resort de optimizare, este apelată deseori ca o primă soluție cel puțin din două motive: e o metodă „ieftină” din punctul de vedere al cheltuielilor de investiții și executivii inițiatori ai acestor soluții sunt „motivați” să gândească pe termen scurt. Este adevărat că realele costuri ale unor astfel de inițiative apar după implementarea lor și uneori se întind pe termen lung, dar este la fel de adevărat că uneori, pentru supraviețuirea imediată, este singura soluție.

Pentru a minimiza probabilitatea necesității apelării la astfel de soluții, multe organizații și-au pus problema optimizării într-un mod proactiv, apelând pentru atingerea acestui țel la inițiative extrem de diferite. Regăsim prin urmare, de la implementări de genul Six Sigma, Just In Time sau alte abordări quality oriented până la abordări concentrate pe maximizarea randamentului resurselor umane, de la implementări având la bază Balanced Score Card-ul până la focusarea organizației pe retenția clienților prin menținerea unui grad ridicat de satisfacție al acestora și prin dezvoltarea unor strategii complementare de vânzări cum ar fi upsell și cross-sell, de la abordarea optimizării prin construcția bugetului până la un sistem de compensare variabil.

Sunt multe opțiuni aparent disponibile, „aparent” pentru că sunt și câteva limitări de care ar trebui să se țină cont, cum ar fi cultura organizațională, capabilitățile organizaționale de a implementa aceste opțiuni și costurile unor astfel de opțiuni. Cu toate aceste limitări, în multe organizații se regăsesc chiar mai multe astfel de inițiative simultan.

Puține sunt însă organizațiile care tratează acest management al performanței ca pe o strategie integrată, sincronizând inițiativele de optimizare care apar în diferite nuclee sau departamente ale companiei și măsurând atât costurile, cât și câștigurile acestora. Situația este similară cu existența unor proiecte care se pretează la a fi tratate ca un program pentru a maximiza outcome-ul și a share-ui resurse, însă din lipsa de viziune și/sau comunicare rămân să fie tratate ca niște proiecte independente.

Pentru a se întampla această integrare este nevoie, printre altele, ca:

• Strategia organizațională să includă aceste inițiative și să fie comunicată și cascadată la toate nivelurile organizației;
• Organizația să le susțină din punctul de vedere al infrastructurii și organigramei;
• Costurile să fie estimate și bugetate ca procent din câștigurile estimate rezultate din optimizări care devin core KPI-uri pentru fracțiunea organigramei responsabilă de acest program de performance management și KPI-uri derivate pentru celelalte departamente.

Deseori se aud comentarii de genul: „Nu știu nimic de strategia organizației, top-managementul nu o comunică. Nu sunt destul de sus în ierarhie sau important ca să am acces la așa ceva.”, „Facem o strategie în fiecare an însă după ce o agreăm, mai auzim de ea anul următor în noiembrie când ne punem problema actualizării ei”, „Nu avem timp de strategie, suntem prea ocupați să stingem incendiile.” Astfel de comentarii nu înseamnă decât simptomatologia verbală a lipsei de performanță, deoarece comunicarea strategiei organizației și cascadarea ei reprezintă primul pas spre o abordare integrată a managementului performanței, două instrumente cunoscute care se pot folosi în această direcție fiind Balance Scorecard-ul și managementul prin obiective.

Susținerea organizațională se poate întâmpla similar cu ceea ce se întamplă din punct de vedere financiar, al achizițiilor, operațional etc: proiectarea unui department a cărui responsabilitate să fie managementul performanței în organizație. Dacă din punct de vedere financiar are sens existența unui department care să sincronizeze diferite cashflow-uri și care să gestioneze fluxurile financiare organizaționale și dacă din punct de vedere operațional există o rațiune a existenței unui department de tipul PMO-ului (Project Management Office) care să asigure o trasabilitate informațională, omogenizare procesuală și care să gestioneze fluxurile operaționale, de ce nu ar avea sens și existența unui department care să gestioneze integrat și sincronizat managementul performanței în organizație și care să se bucure de o importanță cel puțin egală din punctul de vedere al organigramei cu cea a departamentului financiar sau a unui PMO matur? Un CPMO (Corporate Performance Management Office) care să fie interfața zilnică dintre CEO și toate departementele care rulează diferite inițiative de optimizare și performance management reprezintă deja o realitate în unele organizații.

Dacă vorbim de câstigurile și costurile unui astfel de program, simplificând puțin ecuația, se poate gândi în felul următor: dacă la o cifră de afaceri de 10 milioane de euro, un program de optimizare și management al performanței coerent ar putea să producă un saving de 10% în al doilea an de la demarare, cu un grad de acuratețe de +/-50%, adică între 500.000 și 1.500.000 euro, atunci costurile nu ar trebui să depășească 250.000 euro pe an. Două note ar mai trebui adăugate aici:

• În principiu, un astfel de exercițiu integrat (cu cel puțin două componente) trebuie gândit pe cel puțin doi ani.
• Gradul de acuratețe în ceea ce privește estimarea costurilor este mult mai mare decât al câștigurilor. (exemplu: 1/5 sau ±10% /±50%)

Așadar, când aceste 3 prerequisities (comunicarea și cascadarea strategiei, susținerea organizațională și planificarea financiară a unui program integrat de performance management) nu sunt îndeplinite nu ar trebui să ne mirăm că auzim cu o recurență agasantă:„Tăiați costurile!”

Articol preluat de pe pmcommunity.ro

Dincolo de faptul ca imbina intr-un mod natural umorul cu know-how-ul acumulat in cei peste 10 ani de experienta in management de proiect, management si dezvoltare organizationala, Narciss este in prezent Managing Partner si Trainer la firma de training si consultanta PM Access. Pasiunea sa pentru oameni si pentru ceea ce face in momentul de fata se vede de altfel si in comunitatea online pe care a creat-o de ceva timp (pmcommunity.ro) alaturi de partenerii sai.