Cum să vezi dacă un proces nou din firmă chiar funcționează, sau doar pare ordonat

Implementarea unui nou proces într-o companie aduce, la început, senzația de claritate și control. Există documente bine structurate, reguli stabilite și poate chiar un nou tool care afișează totul colorat și ordonat. Dar ordinea la suprafață nu înseamnă neapărat eficiență. Uneori, procesele noi doar ascund problemele sub un strat de formalism.

Măsoară timpul, nu doar pașii

Un proces poate arăta impecabil pe hârtie, dar adevărata întrebare este: cât durează să ajungi la rezultat?

Dacă, de exemplu, aprobările durează mai mult decât înainte, chiar dacă sunt mai clare, atunci ordinea a fost cumpărată cu prețul agilității.

Uită-te la rezultate

Un semnal de alarmă este atunci când oamenii bifează pașii procesului fără să vadă valoarea lor.

Dacă „se face pentru că așa scrie procedura” este explicația dominantă, procesul doar pare să funcționeze. Rezultatul contează: îmbunătățește calitatea, reduce erorile, accelerează livrarea?

Ascultă oamenii care îl folosesc

Un proces sănătos este recunoscut de cei care îl aplică zi de zi. Dacă angajații spun că îi ajută să-și facă treaba mai bine, e un semn bun.

Dacă, în schimb, îl consideră o piedică, ai un nou semnal de alarmă.

Verifică adaptabilitatea

Procesele bune nu sunt rigide. Ele au spațiu pentru excepții și pot fi ajustate ușor atunci când contextul se schimbă.

Dacă un proces nou devine de neclintit și orice mică schimbare este tratată ca o greșeală, atunci riscul e să creeze blocaje în loc să aducă eficiență.

Compară costurile cu beneficiile

Un proces funcțional îți oferă mai mult decât consumă. Dacă pentru menținerea ordinii e nevoie de prea multe resurse, rapoarte, întâlniri sau timp administrativ, atunci doar pare că aduce claritate. O evaluare sinceră a raportului cost-beneficiu este foarte importantă.

CITEȘTE ȘI: Cum să scrii un raport de 5 rânduri care clarifică o lună întreagă de muncă

Foto: ID 2191178 @ Vicnt | Dreamstime.com