Cum scrii un mesaj despre o schimbare majoră în companie, fără să sune defensiv

În orice companie vine un moment în care trebuie comunicată o schimbare majoră: restructurări, repoziționări, fuziuni, noi direcții strategice sau modificări operaționale. Este un moment de presiune maximă pentru cei care semnează comunicarea. Nu doar pentru că miza este mare, ci pentru că tonul greșit poate crea rezistență, neîncredere sau, mai grav, tăcere ostilă.

Una dintre cele mai comune greșeli este adoptarea unui ton defensiv: acel stil de mesaj care încearcă prea mult să explice, să justifice, să preîntâmpine critici. Rezultatul? O comunicare încărcată, tensionată și adesea neconvingătoare.

De ce apare tonul defensiv?

Defensivitatea apare adesea dintr-o intenție bună, care ne facem să încercăm să calmăm, să protejăm imaginea companiei sau să anticipăm reacțiile negative. În realitate, însă, defensivitatea transmite teamă, lipsă de claritate și, paradoxal, poate ridica mai multe semne de întrebare decât răspunsuri.

„Tonul defensiv apare din cauza unui alt concept și anume rezistența la schimbare. Pentru fiecare om, schimbarea vine cu necunoscut. Deși paradoxal pentru cineva, schimbarea poate aduce și bine, de exemplu pentru cineva care deja se află într-un loc de muncă și știe totul despre acel loc, unde poate că deja s-a plafonat, totuși poate intra într-o zonă defensivă, pentru că intervine această teamă de schimbare. Până la urmă, rezistența la schimbare este un concept foarte general. Pe undeva, este și sursa anxietății. De aceea apare această atitudine de apărare, ca un mecanism de coping. Problema comunicării este, de fapt, cea mai importantă. Este vorba despre modalitatea în care angajatorul propune schimbarea, astfel încât acest lucru să fie clar perceput de angajați. Atât în ceea ce privește lucrurile bune, cât și cele pe care angajatul le-ar putea vedea ca fiind minusuri și care ar putea fi discutate de comun acord de ambele părți. Până la urmă, interesul este ca atât angajatul cât și angajatorul să fie într-o zonă de echilibru”, explică, pentru Revista CARIERE, psihologul Graziella Dan.

Un mesaj defensiv poate sună ca:

• „Înțelegem că poate părea brusc…”
• „Am analizat toate opțiunile și nu a fost o decizie ușoară…”
• „Această decizie a fost luată în interesul tuturor…”

Toate aceste formulări, deși bine intenționate, sugerează că ești mai preocupat să te scuzi decât să clarifici.

Cum construiești un mesaj empatic

Pornește cu faptele, nu cu justificarea. Spune direct ce se schimbă și evită introducerile lungi care par să ceară iertare pentru decizie.

Exemplu: „Începând cu luna iulie, compania va trece la un model de lucru hibrid, cu prezență fizică 3 zile pe săptămână.”

Dă context, nu scuze. Oferă explicații relevante despre de ce se face schimbarea, dar fără să cauți aprobarea tuturor. Explicarea e un semn de respect, nu de apărare.

Exemplu: „Această decizie vine ca urmare a analizelor interne privind colaborarea și eficiența în echipă.”

Recunoaște impactul uman, nu minimaliza dificultățile. Arată că înțelegi că e o schimbare reală, dar fără să dramatizezi.

Exemplu: „Știm că acest lucru va presupune ajustări pentru unii colegi și suntem pregătiți să oferim sprijin.”

Arată ce urmează, pentru că oamenii nu vor doar să știe ce se schimbă, ci și cum vor fi sprijiniți să se adapteze.

Exemplu: „Vom organiza sesiuni de Q&A și vom oferi sprijin logistic pentru colegii care au nevoie de flexibilitate.”

Și, nu în ultimul rând, închide pe un ton de încredere, nu de speranță. Evită expresii de tipul „sperăm că ne veți înțelege” sau „ne dorim să fie bine pentru toți”. Înlocuiește-le cu mesaje de stabilitate și responsabilitate.

Exemplu: „Avem încredere că această schimbare va întări echipa și ne va ajuta să construim pe termen lung.”

CITEȘTE ȘI: Micro-PR intern: cum să folosești mesaje scurte ca să întărești cultura organizațională

Foto: ID 139754388 © Kawee Wateesatogkij | Dreamstime.com