Adina Andrei, Infinite IT Solutions: HR-ul intră în era digitală. Procesul de semnare a documentelor de muncă poate fi redus de la câteva săptămâni la câteva minute
O lege adoptată încă din perioada pandemiei permite angajatorilor și angajaților să semneze digital documentele de muncă, de la contracte de muncă la fișe de protecție a muncii, iar companiile de software și-au adaptat produsele pentru a veni în întâmpinarea acestor nevoi din companii.
„Cel mai mare beneficiu îl obțin lanțurile cu mulți angajați, care au multiple magazine (deci multiple puncte de angajare). Deciziile se iau întotdeauna la sediul central, iar angajările se fac în magazine, însă aprobările și semnăturile se obțin de la sediu. Astfel, semnarea contractelor de muncă la distanță implică un proces lung (chiar de săptămâni) de aprobare, semnare, transport, retur exemplar semnat către angajat”, a declarat Adina Andrei, country manager, Infinite IT Solutions, subsidiara locală a unei companii poloneze care produce soluții software pentru optimizarea proceselor din companii, inclusiv a celor din departamentele de resurse umane.
Recuperarea sutelor de dosare de angajare din teritoriu și stocarea acestora este simplificată prin aceste semnături electronice.
„Deciziile rămân centralizate la sediu, însă angajatul semnează în câteva secunde (primind pe e-mail un link pentru logare în aplicația eSign unde vede, verifică, aprobă documentele de semnare și un cod SMS pe care îl introduce în aplicație pentru atașarea semnăturii electronice avansate). La finalul procesului, ambii semnatari primesc în timp real (câteva secunde) documentele semnate cu certificat electronic Infinite, conform normelor eIDAS. De asemenea, documentul semnat se poate transfera către arhiva electronică securizată, de lungă durată. Întregul proces de semnare se simplifică astfel de la câteva săptămâni la câteva minute”, a mai spus Adina Andrei.
Semnarea și aprobarea documentelor de muncă, digitalizate integral
Angajatorii pot astfel să digitalizeze întregul dosar al unui angajat: de la actele necesare angajării, inclusiv contractul individual de muncă, până la documentele ulterioare angajării, cum ar fi cereri de concedii, deconturi, demisii sau evaluări de personal.
Infinite IT Solutions a dezvoltat eSign Infinite, o soluție software de semnătură electronică avansată, conform normelor eIDAS, o aplicație ce are încorporat workflow de aprobare a documentului și de semnare electronică.
„Dacă vorbim despre un document intern care necesită 2-3 aprobări, soluția se configurează în acest sens, dacă vorbim doar despre aplicarea semnăturii de către angajat pe contractul de muncă, vorbim de un flux simplu de semnare. Orice proces de semnare și/sau aprobare este posibil, iar soluția este personalizabilă și configurabilă conform cerinței clientului.”
Astfel, angajatorul va achiziționa soluția în companie, iar semnatarul extern (viitorul angajat, spre exemplu) va folosi aplicația angajatorului. Prin urmare, nu este necesară achiziția unei semnături certificate individuale de către fiecare angajat.
„Acest aspect reduce considerabil costurile semnăturii electronice (mai ales pentru companiile care angajează sau rulează anual 200-300 de angajați).”
Până la definitivarea cadrului legal în România, aceste semnături electronice avansate au fost implementate doar pentru fluxuri de business agreate reciproc de către clienți și furnizori sau pentru fluxuri interne de aprobare/semnare. În relație cu autoritățile, până în iulie 2024, erau valide și opozabile juridic doar semnăturile calificate (cu certificat calificat). După adoptarea legii semnăturii electronice și în România (Legea nr. 214/2024), s-a eliberat calea implementării acestor soluții de digitalizare care implică și semnătura electronică, au mai spus reprezentanții Infinite IT Solutions.
„Primul use case de succes implementat de Infinite este cazul clientului Deichmann România. Infinite a implementat «semnătura electronică la distanță» (prin SMS) pentru contractele de muncă, formularele de angajare, cererile de concediu etc. Soluția eSign Infinite este folosită de către acest client pentru aprobarea sau semnarea oricărui document de resurse umane. Departamentul HR a simplificat considerabil procesele de aprobare și semnare, a economisit timp și costuri suplimentare constante aferente imprimării documentelor, transportului, costuri de curierat și depozitare/arhivare fizică”.
Angajații din HR se pot ocupa de activități care aduc valoare adăugată mai mare
Angajații din departamentele de HR au o multitudine de sarcini, pe lângă cele de semnare sau revizuirea și obținerea semnăturilor, iar prin reducerea birocrației aferente semnării și workflowurilor de aprobare și digitalizarea proceselor interne, se obține timp pentru sarcinile cu mai multă valoare adăugată.
„Un angajat în departamentul de resurse umane joacă un rol esențial în gestionarea capitalului uman al unei organizații. Responsabilitățile variază în funcție de dimensiunea și structura organizației, dar, în general, un specialist HR se ocupă de o gamă largă de activități care vizează recrutarea, dezvoltarea, motivația și administrarea personalului. Crearea și gestionarea dosarelor de personal rămân o sarcină-cheie, indiferent de metoda de semnare a documentelor: asigurarea că toate documentele, cum ar fi contractele de muncă, fișele de post, actele adiționale etc., sunt completate corect.”
Dezvoltarea planurilor de carieră, trainingurile interne, evaluările periodice – toate sarcinile care presupun intervenție și analiză umană – rămân în sarcina permanentă a departamentului HR.
„Digitalizarea proceselor de semnare prin eSign ajută departamentele să obțină timp prețios pentru aceste sarcini cu valoare adăugată.”
Cine este Adina Andrei, country manager, Infinite IT Solutions
După 10 ani de experiență în promovarea investițiilor străine în România, în calitate de Responsabil Comercial al Camerei de Comerț și Industrie a Franței (unde a consiliat peste 100 de companii franceze), a intrat în domeniul IT. De peste 7 ani, conduce sucursala Infinite în România, unde coordonează proiecte de transformare digitală pentru clienți.
A contribuit la implementarea soluțiilor Infinite de semnătură electronică (eSign), EDI, arhivare electronică și MDM (master data management) în marile lanțuri de retail, DIY și FMCG. În 2022, a fost consilier în cadrul Consiliului Național pentru Transformare Digitală, grup consultativ al Autorității pentru Digitalizarea României, implicat în procesul de pregătire a proiectului pentru facturarea electronică în România.
Pentru 2025, Adina Andrei estimează o cifră de afaceri de circa 2 milioane de euro, cu o creștere de 10%-15% față de nivelul din 2024 (din care digitalizarea documentelor de muncă ar putea genera 200.000 de euro în al doilea trimestru al anului, în funcție de deciziile interne din companii).
Ce este semnătura electronică avansată:
Semnătura electronică avansată este un tip de semnătură digitală care oferă un nivel mediu de securitate și este reglementată la nivel european prin Regulamentul eIDAS (UE) nr. 910/2014. Pentru a fi considerată avansată, semnătura trebuie să îndeplinească patru criterii esențiale:
1. Legătura exclusivă cu semnatarul: semnătura trebuie să fie asociată în mod unic cu semnatarul.
2. Permite identificarea semnatarului: trebuie să fie posibilă identificarea semnatarului.
3. Control exclusiv al semnatarului: semnătura trebuie să fie creată folosind date de creare a semnăturilor electronice pe care semnatarul le poate utiliza, cu un nivel ridicat de încredere, exclusiv sub controlul său.
4. Asigură integritatea documentului: semnătura trebuie să fie legată de datele utilizate la semnare, astfel încât orice modificare ulterioară a datelor să poată fi detectată.
Această semnătură electronică poate fi folosită pentru orice tip de document de business sau HR.
Ce tipuri de semnături electronice avansate pot folosi angajatorii:
Soluția eSign Infinite propune două tipuri de semnătură electronică avansată:
1. Semnătura biometrică (pe tabletă): cei doi semnatari semnează cu un ePen pe o tabletă electronică, în aceeași sesiune de semnare (cei doi semnatari sunt față în față). După semnare, documentul semnat nu se mai printează, ci trece într-un workflow intern sau se trimite pe e-mail ori în arhiva electronică.
2. Semnătura electronică la distanță, cu dublă autentificare, prin cod SMS: documentul spre semnare se transmite pe rând semnatarilor, într-un workflow specific eSign (aplicație eSign Infinite, care urmărește pașii de semnare, cine este următorul semnatar, unde a rămas documentul spre semnare etc.). Angajatul (semnatar) primește un e-mail cu documentul și un cod SMS pentru semnarea documentului. După inserarea codului, documentul se consideră semnat cu eSign Infinite, semnătură avansată conform normelor eIDAS (identificare a semnatarului în doi pași – în cazul nostru, prin e-mail și telefon). Documentul semnat primește Certificat de Semnătură Electronică emis de Infinite, în conformitate cu normele europene ale semnăturii electronice avansate.
Foto: ID 238003392 © Stevanovicigor | Dreamstime.com
Acest articol este preluat din ediția print a Revistei CARIERE nr. 298 | Iunie 2025