Cum documentezi o schimbare de proces în companie fără să scrii un manual

Când schimbi un proces în companie, prima tentație este să deschizi un document Word și să începi să scrii pagini întregi, ca într-un manual de utilizare. Problema este că nimeni nu citește manuale, mai ales când oamenii sunt presați de timp. Documentarea eficientă a unei schimbări nu înseamnă volum.

Primul pas este să definești ce se schimbă, în maximum două fraze. Angajații nu au nevoie de context istoric sau justificări detaliate, ci de un răspuns simplu la întrebarea „ce fac diferit de mâine?”. Dacă procesul implică mai mulți pași, creează o listă scurtă, în bullets, pe un canal vizibil: intranet, chatul de echipă sau chiar un afiș vizual în birou.

Exemple concrete

E al doilea pas și e la fel de important. În loc de explicații abstracte, explică cum arată „varianta veche” versus „varianta nouă”.

Poți face asta cu două screenshot-uri, un flux grafic de o pagină sau chiar un clip video de 2 minute. Simplitatea vizuală înlocuiește 10 pagini de text.

Testează comunicarea

Alege câțiva colegi care vor aplica schimbarea și roagă-i să îți explice înapoi procesul. Dacă au înțeles repede, documentarea funcționează. Dacă au întrebări, ajustează și clarifică până mesajul devine de la sine înțeles.

În final, tratează documentarea ca pe un material viu, nu ca pe un manual finalizat. Procesul se poate rafina, iar oamenii vor semnala unde apar blocaje. O notă scurtă poate să valoreze mai mult decât un PDF uitat într-un folder.

CITEȘTE ȘI: Beneficii fără beneficiari? De ce mulți angajați trebuie să ceară singuri ceea ce li se oferă – STUDIU

Foto: ID 130677124 | Company © Fizkes | Dreamstime.com