Cum folosești AI-ul pentru generarea unor drafturi de SOP-uri sau briefuri

Nimeni nu se trezește dimineața cu poftă să scrie un SOP (Standard Operating Procedure), sau un brief. Sunt documente importante, dar rareori urgente, până în momentul în care lipsa lor generează haos, întârzieri sau întrebări care revin obsesiv. Problema e că, în multe echipe, aceste documente nu sunt create din lipsă de timp sau pentru că „nu știm de unde să începem”.

Aici intervine AI-ul, nu ca înlocuitor al muncii tale, ci ca un punct de plecare. Cu ajutorul unui instrument AI bine configurat, poți trece de blocajul paginii albe în câteva minute și poți avea un prim draft funcțional, pe care să-l adaptezi și să-l finalizezi rapid.

Ce poți obține, realist, de la un AI

AI-ul nu îți va scrie SOP-uri perfecte. Nu va înțelege cultura echipei tale și nici nu va ghici toate detaliile operaționale. Dar ce poate face este să genereze o structură coerentă și un limbaj profesionist, care îți oferă un cadru pe care îl poți valida sau corecta, în loc să-l creezi de la zero.

Pentru SOP-uri, AI-ul te poate ajuta să formulezi pașii operaționali, să structurezi clar un proces și să identifici ce informații lipsesc. Pentru briefuri, poate genera o schemă logică: scopul, audiența, canalele, mesajele-cheie, deadline-urile, tonul de comunicare, toate în format clar, lizibil.

Cum îi dai AI-ului contextul potrivit

Rezultatul depinde 100% de input. Dacă îi spui doar „scrie-mi un SOP pentru onboarding”, o să primești o listă generică, lipsită de detalii. Dar dacă îi oferi context (cine sunt utilizatorii, care sunt pașii pe care îi urmezi deja informal, ce instrumente folosești), AI-ul poate transforma acele informații într-un draft cu logică și ritm.

Un prompt bun ar putea fi ceva de genul: „Scrie un draft de SOP pentru procesul de onboarding al unui nou coleg într-o agenție de digital marketing remote. Include pașii de integrare în echipă, accesul la tool-uri, clarificarea rolului și prima săptămână de lucru. Folosește un ton prietenos, dar clar.”

În mai puțin de un minut, ai o bază pe care poți începe să construiești.

Ce faci cu draftul generat

Un draft generat de AI nu se trimite imediat echipei. Se revizuiește. Vezi ce se potrivește, ce lipsește, ce trebuie adaptat la realitatea ta. Dar avantajul este enorm: ai deja o schemă scrisă, nu mai pierzi timp să gândești întregul format și nu mai pleci de la zero.

Poți revizui drafturile împreună cu echipa. Astfel, SOP-ul sau brieful devine un document viu, provenit dintr-un draft AI și rafinat de oameni care cunosc contextul real.

De ce funcționează metoda

Pentru că ceea ce consumă timp nu este scrisul în sine, ci începutul. Găsirea structurii, alegerea formulărilor, organizarea logică a ideilor. AI-ul scurtează exact acea parte, cea care ține pe loc proiectele pentru că „nu e clar cine începe”. În loc să ceri de la echipă un document finalizat, poți cere un input pe un draft AI. Răspunsul va fi mai rapid, iar colaborarea mai clară.

În plus, documentele generate așa au o șansă mai mare să fie finalizate. Pentru că nu mai par un efort uriaș, ci o piesă aproape gata care trebuie doar ajustată.

CITEȘTE ȘI: Feedback de la client: cum îl ceri, cum îl folosești, cum să nu-l iei personal, ca freelancer

Foto: ID 41076287 @ Rawpixelimages | Dreamstime.com