Adrian Dinu, Creasoft: Procesarea documentelor cu ajutorul AI elimină birocrația inutilă din procesul de angajare | Best Employer Fest
Între recrutare, onboarding, dezvoltare și retenție, departamentele de HR se confruntă adesea cu un inamic tăcut, dar redutabil: birocrația. Generarea de documente, colectarea de semnături și gestionarea dosarelor fizice consumă ore nenumărate care ar putea fi investite în oameni.
„Gândiți-vă ce înseamnă să plimbi fizic hârtiile între București și 10 sucursale din țară, unde nu ai neapărat un angajat din HR dedicat. Este un coșmar logistic”, spune Adrian Dinu, fondator și CEO al Creasoft, producător de software pentru HR.
Răspunsul constă în digitalizare, însă simpla scanare a documentelor nu este suficientă. Aici intervine tehnologia avansată, iar utilizarea Inteligenței Artificiale, în special în faza de colectare și verificare a documentelor, este cu adevărat un game-changer.
Concret, în cazul unui proces de angajare, fluxul de colectare a documentelor este inițiat printr-o singură acțiune a specialistului HR. Candidatul accesează un portal securizat, unde încarcă actele necesare (buletin, diplome, etc.), moment în care tehnologia OCR (Optical Character Recognition) preia automat procesarea acestora.
„În loc ca un specialist HR să introducă manual CNP-ul, seria și numărul buletinului sau adresa, riscând să greșească, sistemul OCR extrage informațiile corect și le populează automat în câmpurile corespunzătoare din dosarul electronic al angajatului.”, a explicat Adrian Dinu.
Adrian Dinu a fost unul dintre speakerii evenimentului Best Employer Fest, organizat la finalul lunii mai în București de Revista CARIERE în parteneriat cu Macromex, Bucharest Business School, Optical Investment Group, SIAD și Creasoft.
Pentru a atinge un nivel de digitalizare completă, integrarea semnăturii electronice devine cu adevărat o necesitate. Deși adoptarea în piață este încă timidă, cadrul legislativ este nu doar favorabil, ci a și fost consolidat progresiv: legislația din 2021 a fost urmată de norme clare în 2022, iar clarificările din 2023 arată că inclusiv fișele de instructaj SSM și PSI pot fi semnate electronic. La acest progres se adaugă obligația de a arhiva documentele digital la un furnizor certificat.
Un departament de HR care integrează acest ecosistem complet – de la generare de documente la semnare și arhivare – transformă întregul proces într-o operațiune fluidă, redusă la câteva acțiuni simple în platformă, iar rolul său se poate concentra cu adevărat pe dezvoltarea capitalului uman, a culturii organizaționale și a strategiilor de retenție a talentelor.
„Eliberat de povara hârtiilor, specialistul HR poate investi timp în dezvoltarea culturii organizaționale, în programe de engagement și well-being, în planuri de carieră și în managementul talentelor. Tehnologia devine astfel un partener strategic, nu un înlocuitor”, a concluzionat Adrian Dinu.
Foto: Adrian Dinu