Conduci un proiect intern? Cinci lucruri de făcut ca să miști lucrurile mai repede!

Când lucrurile sunt blocate, toate părțile implicate au o responsabilitate și nu e deloc matur și nici profesionist să dai vina pe managerii tăi care te tot amână, pe birocrația din organizație care te încurcă, pe tine că nu știi să profiți de oportunități, pe colegii din alte departamente care nu te sprijină când ai nevoie sau pe partenerii externi cu care lucrezi, despre care zici că livrează prost. Când ieși din atitudinea defensivă, îți asumi partea ta de responsabilitate, începi să te gândești mai limpede cum ai putea face să miști lucrurile. Iată mai jos câteva idei:

1. Învață în detaliu cum funcționează sistemul organizației tale. Așa cum parlamentul unei țări are protocoalele lui prin care este făcută ordinea de zi, și în organizația ta există un mod în care se face agenda unei întâlniri pentru luarea deciziilor. Învață cum funcționează sistemul și cum se face ordinea de zi: cu cine și când trebuie să vorbești, cine concepe lista deciziilor de luat, cu cine din organizație te mai poți asocia pentru a construi un subiect cu miză care nu poate fi exclus de pe ordinea de zi. Competențele de cooperare și sprijin reciproc, capacitatea de a construi alianțe, competențele care îți dau credibilitate sunt cruciale în acest pas.

2. Întărește-ți „de ce”-ul personal pentru care vrei să reușești cu proiectul pe care îl conduci. Pentru că vrei glorie și faimă? Cu acest motiv s-ar putea să activezi mulți oponenți și să te trezești cu mult mai puțină susținere decât te aștepți. Pentru că n-ai avut încotro și a trebuit să preiei proiectul? Te asigur că vei avea puțină energie și puțină creativitate că să faci proiectul să înainteze, când va fi nevoie de disponibilitate la efort suplimentar. Învață să-ți schimbi aceste perspective într-unele care să îți folosească mai mult, pentru a te încărca cu motivația optimă de care ai nevoie.

3. Acceptă că valoarea proiectului în ochii decidenților se construiește constant, nu rămâne la cotele înalte inițiale. Chiar dacă nivelul de entuziasm debordează în fază inițială și întreg nivelul managementului superior declară totală susținere, nu înseamnă că automat se va și întâmpla asta de-a lungul proiectului. Fii mereu pregătit să interacționezi cu oamenii-cheie din companie, ori de câte ori ai ocazia: competențele de folosire a întrebărilor, competențele de ascultare, felul în care îți arăți optimismul și încrederea, competențele de a purta conversații în care împletești interesele celor de față sunt mult mai importante ca să întărești brandul proiectului tău decât prezentările formale la care ești invitat să prezinți status-ul acestuia.

4. Transmite-le celor din echipa de proiect așteptările tale, asftel încât să se implice activ și ei în promovarea proiectului către oamenii cheie cu care aceștia intră în contact. Managementul superior acordă mai multă atenție acelor proiecte care întrunesc o susținere cât mai mare în organizație și se vor uita cu mai multă seriozitate la proiectul tău dacă oamenii cheie îl aduc firesc în discuții ce țin de teme indirecte. Știm cu toții că atunci când faci prea multă reclamă unui produs acesta devine suspect, dar poți găsi nenumărate mijloace elegante de a atrage atenția organizației asupra relevanței muncii echipei tale.

5. Pilotează constant și cât mai rapid procesele desenate, împărtășește lecțiile și reușitele cu decidenții pe care îi vrei aproape de tine. Pregătește-te bine când propui un pas-pilot, fundamentează bine maximum 3-5 opțiuni pe care le-ai avut în vedere și arată cum ai ales-o pe cea pe care o pilotezi, arată care sunt riscurile, implicațiile și planurile tale de rezervă, inclusiv ce alți oameni-cheie din companie te sprijină activ. Pune-te în locul decidenților și răspunde la întrebarea: „eu ce aș vrea să știu dacă ar fi să investesc din banii mei și din reputația mea în acest proiect-pilot?”
Șansele de progres ale proiectelor cresc direct proporțional cu calitatea leadershipului cu care le conducem. Sigur, nicio rețetă nu garantează reușita. Însă o abordare matură, echilibrată și înțeleaptă solicită disciplină, cooperare, imaginație și efort suplimentar, adică aceleași lucruri de care ai nevoie să crești, atât în plan profesional, cât și personal.

Viorel Panaite,

Managing Partner Human Invest şi Ken Blanchard România

Viorel Panaite conduce Human Invest din 1999, una dintre cele mai cunoscute companii din România care oferă soluţii şi programe de „leadership development” şi dezvoltare organizaţională. Human Invest reprezintă în România companiile globale Ken Blanchard Companies (din 2004), Wiley/EverythingDiSC (din 2006), iar proiectele locale curente se dezvoltă prin intermediul unei comunităţi largi şi profesioniste de facilitatori, coachi, traineri şi consultanți.