Cei mai buni negociatori sunt capabili să gândească şi să reacţioneze rapid
La urma urmei, negocierea este o stradă cu dublu sens. Indiferent cu cine ai de-a face „de cealaltă parte”, s-ar putea ca omologul tău să fie la fel de deştept şi de hotărât (sau la fel de supus greşelii) ca şi tine, şi nu-i poţi dicta ce interese, percepţii sau comportamente ţi-ai dori tu să aibă. Aşa că trebuie să fiţi amândoi proactivi şi receptivi – în sensul de a fi capabili să reacţionaţi rapid şi pozitiv – în funcţie de modul în care decurge interacţiunea dintre voi. De exemplu, hai să presupunem că vrei să închei un contract în baza căruia ar urma să îi furnizaţi serviciile voastre unui nou client care, întâmplător, este o femeie. Care este primul lucru pe care l-ai spune după ce clienta potenţială îţi spune „bun venit” şi te invită în biroul ei (lăsând deoparte cel de-al doilea sau de-al treilea lucru pe care l-ai spune) ? Totul depinde de modul în care ea începe conversaţia.
Şi s-ar putea să deschidă conversaţia în moduri diferite:
Versiunea 1: „Bună Chris! De-abia aşteptăm să încheiem un parteneriat cu voi. Hai să ne dăm seama cum putem să stabilim în contract nişte termeni care să îl facă avantajos pentru amândoi”.
Versiunea 2: „Mă bucur că ai putut să vii, Chris. Colegii mei te-au pus pe lista scurtă a furnizorilor posibili pentru acest contract”.
Versiunea 3: „E vremea să iei rapid o decizie sau să te dai deoparte, Chris. Nouă ne place propunerea ta, dar trebuie să mai reduci mult din preţ dacă vrei să-ţi învingi competitorii”.
Aceste trei afirmaţii exprimă diverse grade de entuziasm cu privire la perspectiva de a colabora cu tine. Şi, lucru mai important, s-ar putea să reflecte nişte stiluri de negociere diferite. Fiecare dintre ele va impune din partea ta un răspuns adaptat la acea afirmaţie.
Chiar dacă eşti bine pregătit, fiindcă ai anticipat multiple scenarii potenţiale şi răspunsurile pe care le-ai putea da, tot îţi doreşti să asculţi cuvintele exacte rostite de client şi să cântăreşti semnificaţia lor reală înainte de a-i răspunde. De exemplu, s-ar putea ca pretenţia celuilalt ca tu să mai scazi din preţul cerut să îţi sune drept o cacealma evidentă. Sau s-ar putea ca menţiunea de „parteneriat” să sune cam fals. Şi nu vei şti cu adevărat cum te vei simţi în acel moment – precaut sau încrezător – până când nu eşti acolo. Numai atunci îţi vei da seama mai bine dacă e cazul să te mulţumeşti cu ceea ce ai obţinut sau dacă ar trebui să presezi ca să obţii un preţ mai bun pentru tine.
Oamenii care sunt nişte veritabili maeştri ai negocierii înţeleg cât de importantă este agilitatea. Regretatul Richard Holbrooke, diplomatul american care a intermediat negocierile de pace în fosta Iugoslavie, a asemănat negocierea cu jazz-ul. „Este o improvizaţie pe o anumită temă”, a spus el, adăugând: „ştii unde vrei să mergi, dar nu ştii cum să ajungi acolo; este ceva non-liniar”.
Dar a improviza nu înseamnă să mizezi pe faptul că vei inventa ceva pe loc sau că-ţi va veni cumva vreo idee pe parcursul negocierii. Dimpotrivă. Improvizaţia îţi impune ca, pe măsură ce negociezi, să urmăreşti în mod deliberat să afli mai multe informaţii de la celălalt, să te adaptezi şi să-l influenţezi. Vrei să ştii care este „lărgimea” domeniului de negociere – încercând să afli care este preţul minim şi cel maxim pe care este dispus să-l ofere clientul şi, în acest fel, să afli atât dacă există o porţiune pe care intervalele de preţ maxim şi minim ale ambelor părţi se suprapun, cât şi lărgimea acestei porţiuni pe care puteţi negocia, iar în cazul în care această porţiune nu există, să ieşi din negociere. Mai vrei să afli dacă puteţi – sau nu – să creaţi oportunităţi din care ambele părţi să aibă de câştigat. De asemenea, vrei să explorezi pentru a afla care este cea mai bună cale de a-l angaja în discuţie pe partenerul de negociere: oare ar trebui „să îi oferi morcovul” – fiind dispus să faci unele concesii, fiindcă vrei să cultivi relaţia cu acel client sau să pui bazele unei relaţii de afaceri pe termen lung – sau este cazul „să fluturi băţul” – simţind că poţi să faci presiuni asupra lui pentru a obţine maximul posibil pentru tine?
Este important să te pregăteşti, înainte de a începe negocierea, cu nişte răspunsuri preliminare la asemenea întrebări. Totuşi, este la fel de important să tratezi acele întrebări doar ca pe nişte presupuneri care trebuie testate, rafinate sau la care trebuie să renunţi cu totul. Şi, cu cât ştii mai puţin, cu atât trebuie să ai o strategie provizorie sau prin care să prevezi cât mai multe. Ar trebui să ai un plan de rezervă, aşa-numitul „plan B”, pentru cazul în care situaţia nu iese aşa cum ai sperat tu că va ieşi.
Generalul Dwight D. Eisenhower, arhitectul masivei invazii din ziua „Z” a celui de-al doilea Război Mondial, a folosit o expresie devenită faimoasă: „planurile nu au nicio valoare”. Ceea ce se uită adesea este faptul că el a adăugat: „dar planificarea este totul”. O planificare riguroasă implică evaluarea scenariilor privitoare la ceea ce s-ar putea întâmpla atât în cel mai bun caz, cât şi în cel mai rău caz – aşa-numitele „scenariu optimist” şi „scenariu pesimist”. Faptul că faci acest lucru îţi va ascuţi capacitatea de care vei dispune ulterior pentru a detecta semnele care-ţi spun că lucrurile merg bine sau merg prost, astfel încât să îţi dai seama că poţi menţine cursul pe care ai pornit sau că trebuie să îţi ajustezi abordarea.
Acelaşi lucru este valabil în negociere. Un plan bine întocmit îţi va arăta ce anume nu ştii sau îti va indica informaţia pe care trebuie să o descoperi în decursul tratativelor cu cealaltă parte. Dar, odată ce negociaţi deja, există o capcană acunsă: paşii pe care îi urmezi pentru a descoperi nişte informaţii esenţiale – întrebările pe care le pui, cerinţele pe care le formulezi, ofertele pe care le avansezi sau le extinzi – pot avea nişte consecinţe imprevizibile. De exemplu, s-ar putea să faci o concesie, într-un gest de bunăvoinţă, în speranţa că partenerul tău de negociere va răspunde în mod similat, într-un gest de reciprocitate. Dacă ai dreptate, negocierea va evolua într-o anumită direcţie. Dar dacă el va vedea gestul tău drept un semn de slăbiciune, o să vă îndreptaţi într-o cu totul altă direcţie. Va trebui să fii pregătit pentru ambele posibilităţi şi să fii în stare să recunoşti semnele care îţi spun care anume dintre ele se manifestă.
Expertul în teoria deciziilor Gary Klein subliniază cât de important este să ai ceea ce el numeşte „idei puternice, dar susţinute fără forţă” în cartea sa „Streetlights and Shadows: Searching for the Keys to Adaptive Decision Making”. Dacă nu ai habar în ce direcţie te îndrepţi, o să te aventurezi orbeşte. Prin contrast, cu cât sunt mai specifice presupunerile tale, cu atât îți va fi mai uşor să zăreşti dovezile care îţi confirmă că presupunerile pe care le-ai făcut sunt corecte sau îţi arată că că presupunerile tale au fost greşite.
Pentru negociatori, pericolul constă în a întoarce pe dos sfatul lui Klein. Lakhdar Brahimi, un diplomat al ONU care a fost mediator în multe conflicte sângeroase purtate în toată lumea, evidenţiază cât de important este să ai mereu o minte deschisă şi să te adaptezi la situaţia pe care o ai în faţă. „Nu-i cere realităţii să se conformeze la tiparul tău prestabilit, ci transformă-ţi tiparul, ca să te adaptezi tu la realitate”, mi-a spus el.
Michael Wheeler este profesor la Harvard Business School şi autorul cărţii “The Art of Negotiation: How to Improvise Agreement in a Chaotic World”.