Cum să ai succes atunci când lucrezi în regim de job-sharing

Ce spun experţii

„Există o varietate de motive pentru care vrei să alegi un aranjament de job-sharing – s-ar putea să ai nevoie de timp pentru a avea grijă de cineva, pentru a lucra în alt job sau ca să îţi continui educaţia”, spune Stew Friedman, profesor de management la Wharton School şi autorul cărţii Total Leadership: Be a Better Leader, Have a Richer Life.

Lotte Bailyn, profesoară de management la Sloan School of Management – Massachusetts Institute of Technology şi autoarea cărţii Breaking the Mold: Redesigning Work for Productive and Satisfying Lives, este de aceeaşi părere, adăugând că oamenii aleg adesea opţiunea de job-sharing, în care îndeplinesc responsabilităţile unui job împreună cu altcineva, fiindcă vor să aibă parte de mai puţin stres în viaţa lor.

Indiferent care este motivul tău, depinde de tine (şi de partenerul/partenera ta de job-sharing) să faci în aşa fel încât situaţia să fie funcţională şi să obţineţi rezultate bune. Joan Williams, profesoară de ştiinţe juridice şi directorul fondator al Center for WorkLife Law din Hastings College of the Law – University of California, crede că orice job poate fi împărţit între două persoane, dacă aceste persoane se asigură că fac totul în mod inteligent şi prevăzător.

Iată cum trebuie să procedaţi:

Alege partenerul potrivit

Dacă ai un cuvânt de spus în chestiunea job-sharing-ului, asigură-te că selectezi pe cineva cu care ştii că poţi să comunici, să colaborezi şi să rezolvi dezacordurile cu uşurinţă. Aceste aranjamente de lucru impun adesea purtarea unor discuţii dificile între cei doi parteneri despre stabilirea priorităţilor în privinţa activităţilor, despre interesele de culise din birou şi despre chestiuni personale, aşa că îţi doreşti să te asiguri că alegi pe cineva cu care eşti compatibil. Dar nici nu căuta pe cineva care să fie clona ta perfectă. Cel mai bine pentru tine şi pentru companie, spune Bailyn, funcţionează acele situaţii în care persoanele care îndeplinesc împreună sarcinile jobului au abilităţi, experienţe şi perspective complementare.

Împărţiţi-vă munca

„Există mai multe moduri în care poţi împărţi pe bucăţi un job dat”, spune Williams, adăugând: „Este important să conceptualizezi toate părţile diferite şi apoi să le împarţi în modul cel mai eficient”. Unii fac această împărţire asumându-şi fiecare responsabilitatea pentru anumite sarcini. Această metodă este numită „modelul insulelor” sau „job split”. Alţii aleg să se ocupe de toate sarcinile jobului şi, pur şi simplu, îşi împart între ei zilele de lucru (de regulă, cu o mică suprapunere). Acesta este numit „modelul gemenilor” şi este, adesea, cel mai simplu dintre cele două.

Comunicaţi x 3

„Pentru ca practica job-sharing-ului să funcţioneze, ambele părţi trebuie să transmită şi să solicite, cu multă conştiinciozitate, informaţii de la cealaltă parte”, spune Friedman, adăugând: „Gândiţi-vă la modul de lucru «fuziune dintre două minţi»”. La modul ideal, această comunicare ar trebui să aibă loc faţă în faţă, spune Bailyn, dar multe persoane care lucrează în regim de job-sharing folosesc alte moduri pentru a se conecta, inclusiv e-mailul, telefonul şi conversaţiile prin Skype. Folosiţi acest timp pentru a stabili, în acord, care sunt sarcinile prioritare, pentru a discuta problemele, pentru a transmite celeilalte persoane unele sarcini atunci când este necesar şi pentru a vă ţine la curent cu modul în care decurg lucrurile. „Nu lăsaţi nimic nespus. Totul trebuie să fie foarte explicit”, spune Williams.

Asiguraţi-vă sprijinul şefului vostru

În cazul în care voi aţi propus aranjamentul de job-sharing, asiguraţi- vă că obţineţi sprijinul şefului. „Este posibil să aveţi succes în practicarea unui aranjament de job-sharing chiar şi într-o organizaţie care nu sprijină în general acest regim de lucru, dar nu şi dacă managerul vostru este împotrivă”, arată Williams. „Dacă şeful vostru direct nu îl sprijină, probabil că nu va merge”. Solicitaţi în mod regulat feedback de la superiorul vostru. Fiţi vigilenţi când comunicaţi cu el. În perioada în care Friedman a avut funcţia de director executiv la Ford Motor Company, doi dintre subordonaţii săi direcţi au împărţit un job între ei. „Ceea ce a făcut ca acest aranjament să funcţioneze atât de bine a fost faptul că ei au fost dispuşi să depună efortul suplimentar de a ne ţine la curent pe mine şi pe ceilalţi cu modul în care îşi coordonau activităţile; acest fapt le-a dat tuturor celor implicaţi încrederea că job-sharing-ul lor era un lucru bun nu doar pentru ei doi, ci şi pentru compania noastră”, spune el.

Gestionaţi aşteptările şi percepţiile celorlalţi

Nu doar şeful vostru are nevoie să fie informat. Orice persoană cu care lucraţi – coleg, client, furnizor – are nevoie să ştie cum să dea de fiecare dintre voi, precum şi de la care dintre voi şi când anume se pot aştepta să primească răspuns. Unii dintre cei care practică job-sharing-ul au aceeaşi adresă de e-mail şi acelaşi număr de telefon la care pot fi contactaţi. Alţii trec în mod automat partenerul de job-sharing în CC atunci când răspund la orice e-mail. Secretul este să vă asiguraţi că le oferiţi tuturor celor din jurul vostru o experienţă de colaborare cu voi impecabilă, fără „rupturi” sau confuzii. „Toţi cei care interacţionează cu voi ar trebui să simtă că există o unitate în privinţa modului de înţelegere şi al scopului urmărit”, spune Friedman. Şi, de fiecare dată când vorbiţi despre aranjament, concentraţi-vă pe modurile în care se dovedeşte a fi în beneficiul organizaţiei.

„Principalul punct forte al comunicării cu colegii şi clienţii ar trebui să se concentreze pe beneficiile aduse celorlalţi, în special cele bazate pe argumentul «două capete sunt mai bune decât unul singur»”, spune Friedman, adăugând: „Ceilalţi vor să ştie în ce mod este acest aranjament avantajos pentru ei, nu pentru voi”.

Contraziceţi prejudecăţile

Bailyn spune că una dintre cele mai mari bariere ce apar în calea succesului acestor situaţii este atitudinea celorlalţi. De fapt, unii oameni percep orice aranjament de lucru flexibil drept un semn că nu aţi fi dedicaţi muncii voastre. Williams a remarcat această stigmatizare în urma studiilor pe care le-a făcut la Center for WorkLifeLaw.

„În majoritatea organizaţiilor, job-sharing-ul este văzut drept un aranjament de lucru al unor indivizi mai ciudaţi sau chiar excentrici”, spune ea. Cel mai bun mod în care puteţi contrazice această prejudecată este să excelaţi în ceea ce faceţi. „Asiguraţi- vă că este foarte clar că şi voi vă ridicaţi la înălţimea normelor pe care organizaţia se aşteaptă să le îndeplinească angajaţii care sunt dedicaţi jobului lor”, spune Williams.

Acordaţi răgaz job-sharing-ului

Odată ce aţi convenit asupra unui aranjament despre care tu, partenerul tău şi şeful vostru credeţi că va funcţiona bine, testaţi-l. Stabiliţi o perioadă de testare în care va funcţiona ca un proiect în faza pilot şi experimentaţi diverse moduri de împărţire a sarcinilor şi de comunicare între voi. Apoi, dacă e cazul, faceţi ajustări. „Indiferent de cât timp aţi lucrat împreună în regim de job-sharing, este o idee bună să reevaluaţi modul de lucru în mod continuu şi să faceţi ajustări, pe baza a ceea ce s-a dovedit că funcţionează şi dă rezultate bune pentru fiecare dintre voi, pentru şeful vostru şi pentru organizaţie.”

Principii de ţinut minte

Faceţi asta:

• Atunci când îţi selectezi partenerul de job-sharing, alege pe cineva cu care poţi, cu uşurinţă, să comunici, să colaborezi şi să rezolvi diferenţele de opinie.
• Cereţi regulat feedback de la şeful vostru; fiţi vigilenţi când comunicaţi cu el sau ea despre acest aranjament de lucru.
• Asiguraţi-vă că toţi cei care colaborează cu voi, colegi sau oricine altcineva din afara organizaţiei, au parte de o experienţă impecabilă.

Nu faceţi asta:

• Nu lăsaţi nimic nespus; discută regulat cu partenerul tău de job-sharing.
• Nu presupuneţi că toată lumea va agrea aranjamentul. Combateţi prejudecăţile excelând în împărţirea sarcinilor şi în ceea ce faceţi.
• Nu „bateţi în cuie” detaliile; e mai bine să experimentaţi şi, acolo unde simţiţi că este necesar, să faceţi ajustări.

Amy Gallo este editor colaborator al Harvard Business Review