Cum să lucrezi fără probleme cu un şef „virtual”

Dar iată şi veştile bune: atâta timp cât tu şi şeful tău puteţi să construiţi o relaţie de încredere reciprocă, menţineţi canalele de comunicare deschise şi stabiliţi nişte linii clare de „unire” a persoanelor cu responsabilităţile lor, există o probabilitate destul de mare să puteţi lucra împreună „fără asperităţi şi rateuri”. Următoarele „cele mai bune practici” în domeniu te vor ajuta să-ţi gestionezi cu succes relaţia cu şeful tău:

Creează un contract.

Mai întâi, recunoaşte faptul că, pentru a vă face interacţiunile reciproce cât mai productive şi mai eficiente posibil, va fi necesară o abordare proactivă. Trebuie să stabiliţi nişte reguli de bază. Cum ? Începe cu un email pe care-l trimiţi şefului tău. Încearcă să-i scrii ceva de genul acesta: „am ataşat un articol care descrie cum pot echipele virtuale să lucreze cel mai bine împreună. Putem să-l discutăm în următoarea convorbire telefonică, ca să vedem dacă acesta este modul în care vrem să lucrăm împreună?”. Ceea ce faci este, de fapt, să stabileşti un contract virtual asupra căruia să puteţi cădea amândoi de acord.

Stabileşte nişte reguli de comunicare.

Oamenii din echipele virtuale presupun în mod greşit că principiul conectării cât mai dese – prin mai multe teleconferinţe, şedinţe ţinute prin aplicaţiile Cisco WebEx (liderul global în aplicaţii pentru conferinţe ţinute prin Internet, videoconferinţe şi webinar-uri) – este răspunsul la problema distanţei.

Numai că rezultatul aplicării acestui principiu este un caz grav de supraîncărcare cu informaţii. Adevărata cheie pentru gestionarea relaţiei cu şeful tău stă în stabilirea unei cadenţe a comunicărilor care să fie potrivită, astfel încât să fiţi „aliniaţi” în privinţa rezultatelor pe care vreţi să le obţineţi. Oare e mai bine să sunaţi zilnic sau să vă sunaţi săptămânal? Stabileşte frecvenţa care este cea mai uşor de menţinut în practică şi dă cele mai bune rezultate pentru tine şi şeful tău şi roagă-l pe şeful tău să confirme cadenţa, ţinând cont de aceste două reguli:

• Specificaţi cât de repede aveţi nevoie amândoi să răspundeţi la emailuri şi telefoane.
• Stabiliţi ce măsuri de verificare şi monitorizare pe parcurs – aşa numita practică de „follow-up” – trebuie luate, astfel încât să nu lăsaţi ca nişte chestiuni importante să fie scăpate din vedere sau ca nişte treburi importante să fie uitate şi să rămână nefăcute.

Citește și 5 trucuri care te vor ține în priză la job în perioada sărbătorilor

Mai există şi alte reguli de luat în considerare. Michael Watkins – profesor, autor şi co-fondator al firmei de consultanţă în dezvoltarea abilităţilor de leadership Genesis Advisers – a făcut un studiu din care a rezultat că simplul fapt că a avut nişte şedinţe online regulate l-a ajutat să stabilească un anumit ritm într-o echipă virtuală. Iată ce alte obiceiuri au dat rezultate bune în cazul lui:

• Anunţarea, de timpuriu, a subiectelor de pe ordinea de zi a următoarei şedinţe virtuale.

• Rotaţia orelor la care sunt programate şedinţele, astfel încât povara „orelor neobişnuite” să fie împărţită corect între toate grupele de angajaţi aflate în zone corespondente unor fuse orare diferite.

Stabileşte nişte obiective şi nişte aşteptări clare. Gândeşte-te până la capăt la obiectivele personale pe care le ai pentru munca ta şi la ceea ce ar putea să însemne ele peste o lună, peste şase luni sau după un an. Petrece ceva timp reflectând şi apoi transcrie-ţi obiectivele de performanţă şi ţintele pe care urmăreşti să le atingi. Apoi trimite ceea ce ai scris şefului tău şi roagă-l să le aprobe.

Apoi, „mergând” în cadenţa şedinţelor pe care ai stabilit-o la ultimul pas, ai grijă să porţi discuţii frecvente cu şeful tău, ca să vă asiguraţi că verificaţi amândoi progresul tău în mod regulat. E important să stabileşti nişte linii clare de responsabilizare, încă de la început. Asta înseamnă să te ţii pe tine însuţi responsabil de ceea ce ai spus că vei face şi până când vei face, precum şi să primeşti pentru asta confirmarea şefului tău, încă de la început. Asigură-te că îi comunici şefului tău că tu consideri că feedback-ul acordat pe parcurs este un dar.

Devino „personal”. Pasul următor este să construieşti încrederea dintre voi. Partea care uneşte echipele virtuale, de orice dimensiune, dându-le oamenilor din aceste echipe sentimentul că „suntem împreună”, este legată de detaliile personale – similarităţile care ne fac să avem încredere în oamenii din jurul nostru – chiar şi atunci când oamenii sunt foarte departe unii de alţii. Poţi să faci două lucruri pentru a deveni „personal”:

• Trimite-i şefului tău un email în care îi dezvălui mai multe despre cine eşti tu, ca persoană individuală. Fiinţele umane sunt, prin natura lor, sociale – iar acesta este un aspect ce nu poate fi ignorat în relaţia voastră virtuală. Foloseşte emailul pentru a-i povesti despre ce anume îţi dă energie, la serviciu şi în afara serviciului. Roagă-l pe şeful tău să îţi spună, la rândul lui, mai multe lucruri personale despre el însuşi. Poate veţi găsi un domeniu sau o activitate de interes comun, la care să participaţi împreună – cum ar fi o organizaţie non-profit pe care să vă oferiţi să o ajutaţi ca voluntari sau chiar o sesiune din jocul virtual „World of Warcraft”, la care să participaţi în timpul liber, ca să vă întăriţi abilităţile de a lucra în echipă şi de a concepe strategii.

• Ţineţi mici sesiuni de verificare a ceea ce s-a mai întâmplat între timp, la începutul şedinţelor. Luaţi-vă nu mai mult de 30 de secunde ca să vă povestiţi unul altuia ce se mai întâmplă în viaţa voastră personală şi profesională. Nu exclude nicio oportunitate de a purta asemenea discuţii scurte; consideră-le importante şi nu te teme să arăţi un anumit grad de vulnerabilitate: „hei, hai să povestim un pic despre ce am mai făcut fiecare; ce se mai întâmplă în viaţa ta?”. Această simplă relatare de povestiri şi această conectare socială construieşte între voi empatia, încrederea şi camaraderia.

Din studiile realizate de profesorii de la Northeastern University a rezultat că mulţi angajaţi care lucrează de acasă se simt izolaţi şi deconectaţi de ceilalţi colegi, iar din această cauză le este greu să construiască relaţii personale cu ceilalţi şi să aibă încredere în ceilalţi. Realizatorii studiului au recomandat interacţiunile sociale informale, precum cele descrise mai sus, pentru amplificarea încrederii dintre oameni şi construirea unor conexiuni mai puternice între ei.

Fii generos. „Dă-te peste cap” ca să-i fi de ajutor şefului tău. Generozitatea accelerează conectarea emoţională dintre voi, fiindcă îţi permite să te concentrezi în mod altruist pe succesul şefului tău, fapt ce vă întăreşte relaţia.

Începe cu acele acte de generozitate care îţi permit să-ţi faci treaba extraordinar de bine şi apoi concentrează-te pe cele care trec dincolo de responsabilităţile jobului tău. Concentrează-te pe obiectivele de dezvoltare personală şi profesională pe care şi le-a propus şeful tău, inclusiv pe cele prin care urmăreşte să lase în urmă sau să modernizeze practicile şi sistemele moştenite din trecut, şi ajută-l să-şi îndeplinească obiectivele în timp ce face această schimbare. Şi, în cele din urmă, „devino personal” şi fă nişte lucruri mici care contează pentru şeful tău. Fiecare dintre ele se bazează pe precedentul pentru a construi pas cu pas un sentiment care contribuie la conectarea voastră emoţională. De exemplu:

• Predă ceva înainte de deadline. (Rezultă din faptul că îţi faci treaba extraordinar de bine).

• Întreabă de proiecte care-ţi vor câştiga o autoritate suplimentară dacă vei lucra la ele. (Ţine de a merge dincolo de responsabilităţile jobului tău).

• Întreabă ce practici şi sisteme „moştenite” din trecut vrea şeful tău să lase în urmă sau să modernizeze şi găseşte o cale prin care să-l ajuţi să realizeze în vreun fel sau altul ceea ce şi-a propus. (Ţine de a-l ajuta pe şeful tău să îşi îndeplinească obiectivele în timp ce modernizează unele practici sau sisteme).

• Sugerează-i un restaurant grozav, dar ascuns, aflat aproape de Notre Dame, care ar fi perfect pentru viitoarea vizită a şefului tău în Paris. (Înseamnă să faci acele lucruri mici care contează mult pentru şeful tău).

Fii de acord să fii sincer şi deschis. Nu fii genul de persoană care evită conflictele cu orice preţ – acesta este unul dintre cele mai distrugătoare atribute din multe culturi organizaţionale. Iar acest lucru este cu atât mai valabil în cazul angajaţilor care lucrează virtual, fiindcă în acest mod de lucru lipsesc interacţiunile regulate faţă-în-faţă, care fac să fie mai uşoară crearea de relaţii strânse. Transparenţa şi candoarea construiesc sentimentul de încredere şi ar trebui negociate în avans, aşa cum am spus la pasul 3, când i-ai spus şefului tău că feedback-ul este un dar. „Atacă” întotdeauna conflictele „luând taurul de coarne”. Cere-i şefului tău să îţi dea un feedback sincer şi dă-i la rândul tău feedback atunci când consideri că se cuvine.

Profită de oportunităţile pe care ţi le oferă tehnologia. Tehnologia este uneori etichetată drept un factor de distragere, care ne împiedică să ne conectăm cu adevărat. Dar atunci când munceşti „virtual”, tehnologia te aduce „împreună” cu şeful tău.

Atunci când vă conectaţi într-un mod generos, când purtaţi o conversaţie mai informală pentru a afla ce aţi mai făcut fiecare în viaţa sa personală sau profesională sau când primeşti feedback, este de mare ajutor să folosiţi Skype, WebEx sau alt fel de aplicaţie pentru conectare video, astfel încât să vezi emoţiile şi expresiile faciale ale celeilalte persoane. Această conectare întăreşte relaţia. Printre alte tehnologii pe care ai putea să le foloseşti se numără:

• Platformele de comunicare (precum Yammer, Slack, Hipchat, Google Talk)

• Instrumentele de programare a calendarului zilelor de lucru (precum Doodle, Calendly)

• Sisteme de stocare a documentelor „in-the-cloud” (pe alte servere) şi instrumente de „file-sharing” ce vă permit să plasaţi fişierele în locaţii în care au acces anumite persoane selectate (precum Dropbox, Box, Google Drive)

• Instrumente de management de proiect (precum Basecamp, Trello, JIRA)

• Instrumente ce permit co-crearea documentelor (precum Google Docs)

• „Găuri de vierme” virtuale: conexiuni video „în ambele sensuri” între două locaţii, în timpul cărora „colegii de birou” virtuali se pot vedea reciproc în mod continuu

Distanţa fizică nu este „dangătul rău prevestitor” care să anunţe sfârşitul pentru colaborarea efectivă şi eficientă şi pentru formarea de relaţii strânse. De fapt, s-ar putea ca distanţa fizică să fie complet irelevantă, fiindcă în multe organizaţii în care colegii de echipă sunt plasaţi împreună în aceeaşi locaţie relaţiile dintre ei sunt, totuşi, adesea tensionate. De ce? Ceea ce lipseşte nu este apropierea fizică, ci apropierea emoţională, claritatea şi alinierea. Acesta este motivul pentru care cei care lucrează virtual trebuie să aibă o abordare proactivă pentru a anula şi depăşi distanţa strategică şi cea emoţională. Dacă iei într-adevăr aceste sfaturi în serios şi pui „în jurul lor” nişte procese clare şi o anumită rigoare în modul de lucru, poţi să ai cu şeful tău o relaţie mai bună şi mai strânsă decât cea faţă-în-faţă obişnuită, indiferent de cât de departe sunteţi unul faţă de altul în timp ce lucraţi sau comunicaţi.

(Keith Ferrazzi este CEO-ul Ferrazzi Greenlight – o firmă de consultanţă şi training ce îşi bazează serviciile pe propriile cercetări – şi autorul cărţii „Who's Got Your Back”)