Vrei să foloseşti tehnologia în mod eficient? Pune-ţi „întrebările dure”

Este o dihotomie ciudată: noţiunea că tehnologia este, în acelaşi timp, o binecuvântare şi un blestem, un motor al perfecţionării şi o sursă de frustrare. Aceste contradicţii îi fac adesea pe manageri să se întrebe ce anume ar putea face ca să amplifice beneficiile şi să minimizeze suferinţa, atât pentru ei, cât şi pentru organizaţiile lor.

Pentru a răspunde la această întrebare, trebuie să înţelegem mai întâi ce anume se află în spatele acestei percepţii potrivit căreia tehnologia este un fenomen paradoxal. Din experienţa mea, am constatat că există două mari probleme: rata accelerată la care are loc schimbarea tehnologică şi aşteptările adeseori nerealiste pe care le creează tehnologia.

Creşterea exponenţială a vitezei cu care sunt introduse şi comercializate noi tehnologii sau variante perfecţionate ale tehnologiilor existente a fost descrisă pentru prima dată de către Alvin Toffler în cartea sa din 1970 „Şocul viitorului”. Deşi Toffler este considerat în principal un vestitor al societăţii virtuale, una dintre înţelegerile profunde şi esenţiale din cartea sa a fost faptul că, dată fiind „îngustarea” continuă a ciclului cuprins între momentul în care are loc o descoperire tehnologică şi momentul în care produsul sau serviciul în care este integrată această descoperire este comercializat pe scară largă, acest fenomen îi va forţa pe oameni să se confrunte cu schimbările mai degrabă în mod continuu decât doar în mod episodic.

De exemplu, după ce a fost inventat telefonul, a durat peste 80 de ani pentru ca mare parte din lume să fie conectată (şi a durat chiar mai mult în zonele rurale şi cele aflate într-o stare economică proastă). Prin contrast, telefonul mobil a fost inventat în 1973, a devenit disponibil comercial în zece ani, iar acum, după numai 40 de ani, sunt folosite în întreaga lume peste 5 miliarde de asemenea telefoane. Mai mult, în zilele noastre telefoanele mobile nu sunt folosite doar pentru conversaţii telefonice, ci şi pentru o grămadă de alte aplicaţii, în condiţiile în care aproape zilnic sunt introduse noi idei şi tehnologii.

Ritmul acestor schimbări creează probleme în toate industriile. Nu cu mult timp în urmă, facilitam o şedinţă de consiliere pe tema consumatorilor, asigurată pentru board-ul unuia dintre clienţii mei din domeniul tehnologiei, iar principala recomandare pe care le-am făcut-o a fost să încetinească introducerea noilor opţiuni, din cauză că organizaţiile lor nu puteau să le „absoarbă” suficient de rapid. Cu alte cuvinte, le arătam că, din perspectiva lor, „atacul” continuu al noii tehnologii transforma lucrurile în ceva mai complex şi mai greu de gestionat.

De cealaltă parte se află un set de aşteptări din ce în ce mai nerealiste privitoare la ceea ce sunt capabili să realizeze oamenii cu ajutorul tehnologiei. Da, aşa este: avem capacitatea de a procesa instantaneu comunicarea, căutarea şi tranzacţionarea globală. Dar oare asta înseamnă şi faptul că toate activităţile legate de derularea afacerilor ar trebui desfăşurate cu o viteză mai mare decât cea a luminii? Mulţi manageri relatează că acesta este lucrul la care par să se aştepte clienţii, partenerii şi directorii de top, iar această aşteptare îi împinge pe aceşti manageri să lucreze din ce în ce mai multe ore peste program şi să continue procesele de afaceri (precum trimiterea răspunsurilor la emailuri şi a sms-urilor „de serviciu”) chiar şi atunci când sunt plecaţi din birou. Acest stil de lucru duce la lipsa timpului care ar trebui să fie devotat gândirii, reflectării, reîncărcării bateriilor şi detaşării, iar această lipsă nu doar creează şi mai multă complexitate, dar îi împiedică pe manageri să îşi menţină controlul asupra timpului lor profesional şi personal.

De aceea, managerii care vor să minimizeze complexitatea cauzată de tehnologie trebuie să se gândească la răspunsurile pe care trebuie să le dea la următoarele două seturi de întrebări:

1. Ce inovaţii tehnologice ar trebui să adoptăm efectiv în afacerea noastră şi ce anume am putea suspenda sau amâna? Şi, dacă adoptăm efectiv noi tehnologii, atunci cum am putea să le absorbim fără să creăm confuzie sau complexitate? Aici secretul este să te asiguri că noile tehnologii – sau chiar noile opţiuni şi funcţii ale vechilor tehnologii – chiar produc valoare pentru afacere. Mult prea adesea, adoptăm o nouă tehnologie pentru că este „cool” sau sună bine, dar nu o examinăm serios ca să aflăm dacă va aduce într-adevăr un câştig în urma investiţiei făcute. Iar uneori nu ne oprim să întrebăm cât de bine pot structurile noastre existente să susţină aceste inovaţii. Din nefericire, dacă noile tehnologii nu impulsionează obţinerea de valoare pentru afacere, atunci singurul lucru pe care l-ar putea produce este o complexitate şi mai mare.

2. Cum putem crea nişte aşteptări mai realiste din partea clienţilor, partenerilor şi a noastră, cu privire la ritmul de lucru? Există nişte reguli de bază pe care le-am putea institui sau moduri în care am putea măcar să facem ca aceste aşteptări să fie mai transparente şi mai bine înţelese? Nişte întrebări precum acestea pot amplifica posibilitatea de a comunica în mod mai explicit diferenţele care ar trebui să existe între îndeplinirea unor activităţi care au o înaltă prioritate şi orice alt fel de activităţi. În lumea noastră, marcată de comunicarea instantanee, este uşor să faci greşeala de a trata toate activităţile ca şi cum ar avea o valoare egală. Dacă îţi este clar care tipuri de proiecte sau întrebări impun şi merită un răspuns sau o reacţie rapidă, lucrul acesta îi va ajuta şi pe ceilalţi oameni din echipa ta să îşi stabilească priorităţile.

În mod evident, faptul că obţii răspunsurile la aceste întrebări nu va reduce imediat complexitatea indusă de tehnologie. Dar este un loc bun din care să porneşti.

Ron Ashkenas este Managing Partner-ul firmei Schaffer Consulting. Cartea sa cea mai recentă este „Simply Effective”.