Care e structura unui comunicat de presă care chiar ajunge să fie preluat

Comunicatul de presă rămâne, în ciuda tuturor schimbărilor din media, una dintre cele mai puternice unelte de relaționare publică, însă cu o singură condiție: să fie bine făcut. Un text slab structurat, prea lung sau centrat exclusiv pe interesul companiei va fi, aproape inevitabil, ignorat.

Cei care reușesc să capteze atenția redacțiilor știu că un comunicat eficient este mai mult decât o informare: este o propunere de conținut relevant, oferită într-o formă clară, logică și ușor de utilizat. Și, foarte important, nu este o broșură de marketing.

Un comunicat trebuie să fie util

Trebuie să răspundă la clasicele întrebări, valabile, în presă, de când lumea: cine, ce, când, unde, de ce contează. Jurnaliștii nu au timp să „sape” după informații într-un document stufos și plin de adjective. Ei caută claritate.

Dacă tu reușești să oferi aceste lucruri din start, le-ai salvat timp. Iar asta înseamnă șanse mai mari de preluare, poate chiar cu formulările tale originale.

Structura unui comunicat care funcționează

Titlul: clar, informativ, fără exagerări
Titlul nu trebuie să vândă, ci să explice. Nu scrie „Brandul X redefinește industria digitală”, ci „Brandul X lansează o nouă platformă digitală pentru IMM-uri”. Concretul bate întotdeauna senzaționalul vag.

Lead: paragraful de început care spune totul
Primele 2-3 fraze trebuie să conțină esențialul: ce s-a întâmplat, cine este implicat, când, unde și de ce e important. Dacă ai o singură propoziție ca să convingi un jurnalist să citească mai departe, asta este.

Conținutul principal: context și detalii relevante
După lead, dezvolți subiectul cu fapte, date, statistici, explicații scurte. Oferă informații noi, nu descrieri generale. Fiecare paragraf ar trebui să poată sta în picioare singur și să adauge valoare. Poți introduce și un scurt istoric, dacă ajută la înțelegerea contextului.

Citat: umanizează și susține mesajul
Include un citat de la o persoană relevantă: CEO, director de proiect, expert. Citatul trebuie să aducă un punct de vedere, nu să repete ce ai spus deja. Evită clișeele de tip „ne bucurăm să anunțăm…” și oferă un mesaj cu greutate, viziune sau explicație.

Încheierea: ce urmează și cum poate fi folosită informația
Încheie cu un paragraf care sumarizează impactul sau direcția următoare. Dacă e o lansare, spune când se întâmplă. Dacă e un parteneriat, menționează ce va urma.

Boilerplate: despre companie
Adaugă un scurt paragraf standard cu informații esențiale despre companie: activitate, mărime, istoric scurt, prezență pe piață. Acest „boilerplate” apare în toate comunicatele și ajută jurnalistul să plaseze corect sursa. E posibil să fie preluat ca atare sau să fie o sursă de informații, rolul tău e să îl integrezi în comunicat.

Date de contact: clare și la vedere
Include un nume, funcție, adresă de e-mail și număr de telefon. Nu presupune că redacția „te cunoaște” sau că nu va avea nevoie de detalii suplimentare. Dacă ești greu de găsit, nu vei fi căutat.

Diferența între un comunicat ignorat și unul preluat

Forma contează. Un document formatat curat, fără greșeli gramaticale, cu spațiere corectă și structură clară transmite profesionalism. În plus, ai grijă ca tonul să fie neutru și informativ, nu de tip reclamă. Jurnaliștii nu vor să li se vândă un produs, vor să înțeleagă rapid ce subiect pot construi din acel material.

Trimite comunicatul la timp, în funcție de relevanța lui. Nu are sens să anunți lansarea unui produs pe care l-ai prezentat deja ieri în social media, devine irelevant editorial. Și, foarte important, adaptează lista de distribuție în funcție de subiect. Nu toți jurnaliștii scriu despre orice.

CITEȘTE ȘI: Cum să te pregătești pentru un interviu TV sau radio ca antreprenor

Foto: ID 201229750 © Wellphotos | Dreamstime.com