Checklist de transfer al unui task: ce trebuie clarificat înainte să îl predai altcuiva
Transferul unui task de la o persoană la alta este o etapă frecventă în munca de echipă, dar adesea subestimată. Când nu este făcut corect, apar blocaje, neînțelegeri sau întârzieri. Taskurile se pierd în e-mailuri, se reiau de la zero sau, mai grav, ajung să nu mai fie finalizate deloc.
Un transfer eficient nu înseamnă doar să spui „te ocupi tu de asta acum”. Înseamnă să te asiguri că persoana care preia are toate informațiile necesare ca să continue fără ambiguități și fără timp pierdut.
Care este scopul final al taskului
Primul lucru care trebuie clarificat este ce trebuie obținut concret. Nu presupune că persoana care preia știe deja. Explică scopul final, forma livrabilului, cui îi este destinat și care este așteptarea exactă.
Fără acest pas, există riscul ca taskul să fie dus într-o direcție greșită sau să nu fie considerat încheiat, chiar și după multe ore de muncă.
Care este statusul real
Fii transparent cu privire la cât s-a lucrat și ce mai este de făcut. Dacă taskul este început pe jumătate, notează ce ai făcut și ce lipsește. Menționează eventualele blocaje, puncte neclare sau decizii care încă nu au fost luate. Este mai util decât să lași impresia că „e aproape gata”, fără să menționezi că mai sunt elemente critice de rezolvat.
Cine sunt persoanele-cheie implicate
Un task nu există izolat. De obicei, sunt implicați și alți colegi, manageri, colaboratori sau clienți. Înainte să transferi responsabilitatea, asigură-te că transmiți și cine sunt contactele relevante: cine aprobă, cine oferă informații suplimentare, cine trebuie ținut la curent.
Dacă această rețea de relații nu este clară, colegul/colega va pierde timp să caute sau va risca să greșească traseul de comunicare.
Care este deadline-ul real
La fel de important este timpul disponibil. Asigură-te că ai transmis data limită corectă, nu doar cea „ideală” sau cea pe care ai presupus-o tu.
Dacă este loc de ajustări, menționează asta. Dacă nu, clarifică urgența și motivul pentru care este important ca taskul să fie încheiat într-un anumit interval. Contextul face diferența între o sarcină tratată superficial și una livrată corect și la timp.
Unde găsește toate informațiile
Înainte să predai un task, organizează tot ce ai legat de el: documente, conversații relevante, linkuri, schițe, feedback anterior. Ideal este să lași totul într-un singur loc, un folder, un fișier centralizat sau o platformă colaborativă. Asta evită întrebările repetate și reduce timpul pierdut cu „unde găsesc fișierul X?”.
CITEȘTE ȘI: Trei semne că un task nu are toate informațiile necesare și cum îl salvezi de la eșec
Foto: ID 34744060 © Pavel Losevsky | Dreamstime.com