Cum arată o structură de prioritizare pentru echipe fără project manager: impact, efort și cine are ultimul cuvânt

Când nu există un project manager care să coordoneze proiectele unei echipe, lucrurile pot aluneca rapid spre haos: taskuri care se suprapun, idei începute dar neterminate, timp pierdut în dezbateri și multă frustrare. Totuși, cu o structură de prioritizare clară, o echipă poate funcționa coerent și eficient chiar și în lipsa unei persoane care să țină firul deciziilor.

Impactul: Ce contează cu adevărat

Primul filtru într-o decizie de prioritizare este impactul. Ce rezultat concret aduce o anumită sarcină? Ajută un client? Decongestionează un proces? Contribuie la un obiectiv important al echipei sau organizației?

Ideea nu e să facem tabele interminabile, ci să analizăm relevanța reală a unui task.

Efortul: Cât ne costă să o facem?

Un task cu potențial mare de impact poate deveni irelevant dacă presupune un efort disproporționat în raport cu resursele disponibile.

De aceea, al doilea element de care echipa trebuie să țină cont este costul de execuție, în timp, energie și implicare. Estimarea trebuie să vină de la cei care urmează să implementeze, nu să fie impusă de sus sau din afară.

Decizia: Cine spune „facem” sau „nu acum”?

Lipsa unui project manager nu trebuie să însemne lipsă de leadership.

În orice echipă, e important să fie clar cine are ultimul cuvânt în deciziile legate de priorități. Poate fi un product owner, un lider informal sau o persoană desemnată pentru un anumit proiect, chiar dacă nu e project manager în sensul propriu.

Important este ca echipa să știe exact cui îi revine acest rol, altfel apar blocaje și deciziile se amână la nesfârșit.

Un cadru vizual poate salva timp

Chiar dacă echipa funcționează fără ierarhii stricte, un instrument vizual simplu poate ajuta enorm. De exemplu, o matrice cu „impact” pe o axă și „efort” pe cealaltă.

Taskurile care se situează în zona de „impact mare, efort mic” sunt cele care merită atacate primele. Cele care presupun efort mare și aduc puțin în schimb pot fi amânate sau chiar eliminate.

Nu e nevoie de metodologii complicate sau de tool-uri sofisticate. E suficient ca fiecare membru să știe ce contează, cât costă și cine decide.

CITEȘTE ȘI: Fără haos în mesaje: mini-structura care salvează timp, la job

Foto: ID 61792713 © Gajus | Dreamstime.com