Mini-brief de task bine formulat: 3 câmpuri care evită 3 ședințe ulterioare

Una dintre cele mai simple și ignorate metode de economisire a timpului într-un proiect este formularea clară a cererii de lucru, încă de la început. Taskurile ambigue, incomplete sau cu „mai vorbim noi” în loc de detalii generează neînțelegeri, reluări și, inevitabil, mai multe ședințe decât ar fi necesare.

Un mini-brief de task, cu doar trei câmpuri atent alese, poate înlocui complet trei întâlniri inutile și poate accelera execuția.

Ce trebuie, nu ce crezi că ar trebui făcut

Primul câmp important este descrierea clară a ceea ce trebuie făcut. Fără interpretări, contexte generale. E mult mai utilă o propoziție simplă care răspunde la întrebarea: „Ce trebuie să existe când taskul e gata?”

Fie că e un text, o prezentare, o machetă sau un raport, formularea concretă evită presupunerile.

La ce servește

Al doilea câmp-cheie este legat de scopul acelui task. Adică la ce e folosit efectiv și în ce context.

Poate fi un document intern de decizie, poate fi o postare publică sau o propunere pentru un client. Diferența între ele e uriașă și schimbă tonul, formatul și nivelul de detaliu. Dacă nu e clar de ce se face, e foarte probabil să ajungă să fie refăcut.

Când „gata” înseamnă chiar gata

Deadline-ul e important, dar mai importantă este definirea termenului de „gata”. Aici se pot preciza criterii de finalizare: dacă este un draft sau varianta finală, dacă se livrează într-un format editabil sau nu, dacă urmează o rundă de feedback sau dacă este pentru publicare imediată.

Fără această clarificare, e loc de așteptări paralele și frustrare.

CITEȘTE ȘI: Cereri interne la job: Cum arată structura care scade la jumătate timpul de așteptare

Foto: ID 107268528 © Sarinya Pinngam | Dreamstime.com