Cum poți să reduci 30% din ședințe fără să pierzi coordonarea

Pentru multe echipe, ședințele au devenit sinonime cu pierderea timpului. Agenda e plină de întâlniri în care se repetă aceleași informații, iar participanții ies cu impresia că ar fi putut rezolva lucrurile mai rapid pe chat sau printr-un document comun.

Totuși, dacă elimini ședințele în bloc, riști să pierzi claritate și coordonare. Soluția nu este să scapi de ele cu totul, ci să reduci numărul lor, astfel încât să le păstrezi doar pe cele care aduc valoare reală.

Tema nu este aleatorie. Există studii care arată că 50% din timpul petrecut în ședințe este considerat pierdut, iar aproximativ 50% dintre ședințele recurente sunt inutile și ar putea fi eliminate fără impact negativ asupra muncii echipei, potrivit ambitions.

Cu toate acestea, înjumătățirea numărului acestora poate fi o țintă greu de atins. Reducerea numărului ședințelor cu 30%, de exemplu, ar putea fi o bornă mai ușor de atins, deci, mai realistă.

Scopul ședințelor

Primul pas este să redefinești scopul fiecărei ședințe. Întreabă-te: „Este acesta un moment de luare a deciziilor, de clarificare, sau doar de raportare?”.

Dacă e doar raportare, poți încerca să transformi întâlnirea într-un update scris, distribuit tuturor înainte de finalul zilei. Documentele scurte și clare pot înlocui o bună parte din întâlnirile săptămânale.

Formate alternative

Pentru întrebări rapide sau pentru monitorizarea progresului, un canal de chat dedicat sau un board vizual pot să aducă, în unele cazuri, mai multe soluții decât o întâlnire de 30 de minute.

Astfel, oamenii rămân informați fără să-și fragmenteze ziua în call-uri.

Ședințe de păstrat

În fine, păstrează întâlnirile care chiar cer prezența simultană a echipei: discuțiile strategice, rezolvarea blocajelor și deciziile ce nu pot fi amânate. Aici e important să menții disciplina: durată fixă, agendă trimisă înainte și responsabil clar pentru concluzii.

CITEȘTE ȘI: Cum documentezi o schimbare de proces în companie fără să scrii un manual

Foto: ID 11659416 | Company © Pressmaster | Dreamstime.com