Procesele „fantomă”: cum recunoști proceduri care par respectate, dar nu sunt
Puține lucruri par mai ordonate decât o companie în care toată lumea „respectă procedurile”. Documentele există, fluxurile sunt desenate, iar în rapoarte, totul se aliniază perfect. Doar că, uneori, ordinea e doar aparentă. În spatele formularelor completate și al checklisturilor bifate, procesele pot ajunge (firește că nu e obligatoriu) să se golească de conținut.
Așa apar procesele „fantomă”, adică regulile care există pe hârtie, dar nu mai funcționează în realitate.
Procedura care „doar pare” vie
Un semn clar al unui proces fantomă este uniformitatea perfectă. Dacă toate rapoartele arată la fel, dacă nimeni nu ridică întrebări și nu apar abateri, e posibil să existe o conformitate formală, nu o implicare reală.
O altă formă subtilă este imitarea respectării, când oamenii bifează etape doar ca să demonstreze că au urmat procedura, fără să mai vadă sensul ei.
Un exemplu comun: evaluările de performanță. Formularul se completează, întâlnirea are loc, dar dialogul lipsește. Totul arată ca un proces funcțional, dar nu generează nici învățare, nici schimbare.
De ce apar procesele „fantomă”
De obicei, nu din rea-voință, ci din inadecvare. Procedurile create într-un context și impuse într-altul nu mai reflectă realitatea muncii. Oamenii se adaptează, dar sistemul nu.
În timp, echipa ajunge să le trateze ca pe o formalitate: ceva ce trebuie făcut, chiar dacă nu mai ajută efectiv.
Alteori, procesul devine prea rigid și se transformă într-o piedică, nu într-un sprijin, așa că e „ocolit elegant” în favoarea soluțiilor rapide.
Cum le identifici
Procesele fantomă ies la iveală când întrebi „de ce”. Dacă răspunsul este „pentru că așa trebuie”, ai un semnal clar.
Un alt indiciu apare atunci când procesul nu produce efecte vizibile: documentele se adună, dar nu duc la nicio decizie. Sau când oamenii folosesc un sistem paralel (un fișier partajat, o listă neoficială) pentru că procedura oficială e prea greoaie.
Cum le readuci la viață
Soluția nu e controlul, ci clarificarea scopului. O procedură trăiește doar dacă oamenii înțeleg ce problemă rezolvă.
Acolo unde sensul s-a pierdut, e nevoie de o actualizare: mai puțin focus pe pași și mai mult pe rezultat. Uneori, cel mai bun mod de reparare a unui proces este să-l scurtezi, să-l simplifici sau chiar să-l elimini.
CITEȘTE ȘI: Cum proiectezi un proces de onboarding care creează apartenență, nu doar conformitate
Foto: ID 13663716 © Pressmaster | Dreamstime.com