Cele mai importante minute dintr-o întâlnire
Stephanie Vozza, redactor pentru Fast Company în secțiunea Leadership, are câteva îndrumări legate de şedinţele de la job.
Puțini oameni preferă întâlnirile faţă în faţă. În ultimii 50 de ani, timpul alocat şedinţelor a crescut de la mai puțin de 10 ore pe săptămână la aproape 23, fără a include adunările ad-hoc, conform unor studii făcute de specialiștii Harvard Business Review. Asta înseamnă mai mult de jumătate din săptămâna de lucru.
„Întâlnirile pot părea frustrante și prea multe, dar numărul lor continuă să crească, deoarece sunt foarte importante în construirea relațiilor noi și momentul în care se iau decizii operaționale care se transformă apoi în muncă, respectiv beneficii financiare sau non-financiare", spune Chris Battles, vicepreședinte și director general de comunicații și colaborare pentru LogMeIn, furnizor de software de colaborare, incluzând platforma de întâlniri GoToMeeting. „Interacțiunea în timp real, față în față, chiar și de la distanță, deschide calea către înțelegere, încredere și respect.”
Motivul pentru care şedinţele au o reputație proastă este că adesea ne scapă printre degete momentele forte ale discuției, spune Battles. „S-ar putea să avem prea multe lucruri de discutat sau puțin timp la dispoziție pentru a acoperi toate subiectele dorite din cauza altor întâlniri”, spune el. „Acest lucru duce la pierderea esențialului."
Dacă înveţi să recunoşti cele mai importante momente din întâlnirile voastre, atunci vei putea îmbunătăți rezultatele lor. Cum faci asta? Iată câteva idei care te-ar putea ajuta:
Urmărește indiciile verbale și non-verbale
Identifică punctele critice ale întâlnirilor, acordând atenție limbajului folosit de interlocutor. „Toți am luat parte la şedinţe la care ne-am plictisit fără sens, verificând constant telefonul și fiind complet nemotivat”, spune Battles. „Îți vei da seama de un moment cheie atunci când oamenii devin brusc prezenți în discuție, atât fizic, cât și emotional.”
Urmăreşte persoanele care iau notițe sau adoptă o anumită poziție în scaun. Un alt semn este momentul în care oamenii încep să intervină în discuție, să pună întrebări sau să facă diverse completări. Nu numai că acordă atenție; ei contribuie cu propriile lor cunoștințe.
„Sunt acele conversații de tip „Da și … ", spune Battles. „Este o parte aproape că decizională a întâlnirii, este momentul în care oamenii sunt deschisi la informație și leagă totul uniform până ajung la o concluzie. Atunci este vorba despre modul în care informațiile influențează personal lumea lor ".
Când se întâmplă aceste momente, nu trebuie să treci peste ele rapid. Dați voie oamenilor să se exprime, să dezbată subiecte. „Când oamenii încep să discute în jurul unui subiect, e sufficient să îi angrenați și mai mult în discuție pentru a obține perspectiva lor”, spune el.
Asigură-te că este promovată o cultură a colaborării
Promovarea colaborării în timpul ședințelor este un punct important care necesită atenție sporită și ar trebui integrat în cultura organizațională a companiei. Dacă întâlnirile prezintă pur și simplu conținut sau sunt formate din prezentări de informații și strategii, fără a permite angajarea participanților în discuție, atunci va fi dificil să laşi să se întâmple „magia”.
Interacțiunea și discuțiile pe subiect contează foarte mult. Creează o cultură a colaborării rezervând timp pentru întrebări și dezbateri. „Participanții trebuie să fie liberi să vorbească și să-i facă și pe alții să se angajeze în discuție”, spune Battles. „Acest lucru se poate realiza dacă angajații se simt confortabil în a-și exprima liber părerile, dacă se simt în siguranță în ședințe atunci când își exprimă ideile. Încrederea că sinceritatea lor va conta în decizia finală este o plus valoare care merită insuflată. ”
Un program flexibil
Deseori programul de întâlniri este foarte aglomerat. Este făcut însă cu un scop anume. Bine ar fi să fie și afișat undeva la vedere. Dar nu trebuie totul să rămână bătut în cuie. „Când ai de încheiat 6 proiecte deodată ești tentat să treci repede de la unul la altul, ca să nu stai peste program sau să nu întârzii proiectele,” spune Battles.
Depășiți ordinea de zi prin prezentarea și conștientizarea a ceea ce se întâmplă în întâlnirea dvs., în loc să lăsați întâlnirea să se întâmple. "Întâlnirile sunt menite să creeze discuții cu interacțiune în timp real", spune Battles. "Dacă nu, un e-mail ar fi suficient."
Surprinde minutele de aur şi ţine minte cum s-a ajuns la ele
Când participanții sunt foarte ancorați în discuție, rezultatul final va fi unul foarte bine închegat și interesant. De la ce a început totul? De la un subiect, de la o idee, de la o persoană? Ia aminte, ia notițe și asigură-te că vei mai avea astfel de ședințe productive și pe viitor.
De la întâlniri cu parteneri de afaceri sau superiori ierarhici până la cele colegiale, căutarea acelor minute de aur şi construirea şedinţelor sau întâlnirilor în jurul lor creează o altă perspectivă pentru organizator și fac întâlnirile din compania voastră mai accesibile.