Mai productiv în viaţa de zi cu zi, cu metode inspirate din business

La nivel personal, facem multe alegeri care ne afectează productivitatea – alegeri simple, cum ar fi decizia de a folosi sau nu online bankingul, de a ne întâlni faţă în faţă cu cineva sau de a stabili în schimb o teleconferinţă or să trimitem un mesaj de mulţumire pe telefonul mobil sau pe email. Tehnologia ne-a permis să lucrăm în stil multitasking, să fim mereu “pe fază” şi să ne gândim la compromisuri care nu existau în trecut, prin care renunţăm la un lucru ca să îl putem obţine pe altul.

În calitate demamă care merge zilnic la serviciu, cunosc genul de compromisuri care ne afectează productivitatea şi se extind dincolo de mediul de lucru corporatist. De exemplu, acum câţiva ani am solicitat şcolii la care învăţa fata mea să ţină o teleconferinţă cu profesorii şi părinţi pe Skype, din cauză că nu aveam cum să ajung la şcoala în ziua în care era programată şedinţa cu părinţii.

Pentru profesoară (ca şi pentru mine) a fost o experienţă cu totul nouă, dar a creat o alternativă la întâlnirea faţă în faţă, care poate fi utilă şi altor părinţi. Într-un alt an, când am acceptat postul de preşedinte al Consiliului părinţilor şi profesorilor, i-am convins pe unii dintre lideri comitetelor să desfăşoare şedinţele prin conference-call-uri.

Lecţia-cheie din toate acestea este că multe sisteme care sunt eficiente în mediul corporate pot fi aplicate pentru a ne îmbunătăţi productivitatea şi în viaţa noastră personală.

Genul acesta de abordare a vieţii personale îţi cere să vezi treburile de zi cu zi ca pe o serie de mici proiecte. Fie că etichetezi sau nu treburile din „lista cu lucruri de făcut“ ca atare, în cele din urmă fiecare din ele chiar asta şi este: un proiect.

Aşa că modul în care facem managementul proiectelor de la serviciu e perfect aplicabil şi în viaţa noastră personală. Stabilirea de priorităţi, împărţirea pe faze sau bucăţi mai mici, delegarea şi gândirea de la dreapta la stânga ar trebui să facă parte din viaţa noastră personală la fel de bine precum fac parte din viaţa de business.

Încearcă să îţi planifici săptamâna în avans. Gândeşte-te la tot ce trebuie realizat, apoi împarte sarcinile pe categorii: (1) trebuie să fiu prezent personal, (2) pot să rezolv printr-un email sau un telefon, şi (3) pot să deleg (partenerului, copilului, bonei, asistentului, unui prieten etc). Apoi alocă timpul necesar ca să le duci până la capăt.

De exemplu, emailurile pot fi trimise în afara orelor de serviciu, dar treburile pentru care sunt necesare întâlnirile faţă în faţă pot fi rezolvate numai la anumite ore ale zilei. Creează intinerarii: lucruri care pot fi făcute în drum spre serviciu sau spre casă.

Ştiu ca par soluţii banale şi intuitive, dar întreabă-te de câte ori ai făcut un drum în plus, care era inutil, pentru că nu ţi-ai planificat treburile pe care le aveai de făcut în ziua aceea? Ţi-aş sugera chiar să îţi faci o listă cu lucruri de făcut în anumite zone din oraşul tău sau treburi pentru zile ploioase (de exemplu, să îţi faci ordine în dulap).

În cele din urmă, odată ce ai delegat ceva, detaşează-te de tentaţia de a afla dacă au fost făcute sau nu „în felul tău“. E suficient să stabileşti ce rezultate aştepţi, apoi lasă lucrurile în pace. Am şi pierdut şirul nenumăratelor situaţii în care am văzut un manager delegând realizarea unei prezentări către un angajat, pentru ca după ce a primit-o să petreacă mai mult timp pentru a o verifica, edita, schimba şi corecta decât dacă ar fi făcut-o, pur şi simplu, el însuşi de la început.

Dacă managerul cu pricina ar fi precizat clar rezultatul aşteptat şi apoi şi-ar fi văzut de treabă, tot procesul ar fi fost mult mai eficient, iar produsul final mai bun.

Acelaşi principiu e valabil şi acasă. Recent, o prietenă de-a mea l-a rugat pe soţul ei să se ocupe de instalarea decoraţiunilor de Crăciun împreună cu copiii. După ce s-au dus a treia oară la magazin, ca să cumpere un alt şirag de decoraţiuni cu beculeţe – fiindcă primele două dăţi veniseră cu instalaţii care erau fie prea scurte, fie nu aveau culoarea potrivită – m-a sunat disperată. Sfatul meu? Nu te amesteca! Acceptă faptul că ai delegat sarcina şi că ceilalţi nu o fac aşa cum ai fi făcut-o tu.

Dacă prietena mea ar fi intervenit – ceea ce la serviciu am numi micromanagement sau preluarea controlului – ar fi creat multă frustrare şi le-ar fi stricat toată buna dispoziţie. E valabil şi pentru angajaţii tăi atunci când faci micromanagement.

În final, ţine o listă cu toate obligaţiile tale, atât personale, cât şi pe cele de serviciu, încadrându-le în grupe de priorităţi, în funcţie de cât sunt de urgente sau de importante. Altfel ajungi să îţi stabileşti priorităţile de două ori. Iar dacă ai o astfel de listă, îţi va fi mai uşor să comunici familiei şi colegilor de ce poţi, nu poţi, vrei sau nu vrei să îţi iei anumite angajamente faţă de ei.