Cum faci ordine într-un proiect care s-a extins haotic, fără să îl iei de la zero

Orice proiect poate avea un moment în care scapă de sub control: obiectivele nu mai sunt clare, livrabilele se multiplică, iar oamenii implicați nu mai știu exact ce au de făcut. Nu este neapărat vina cuiva, ci rezultatul firesc al creșterii fără o structură solidă.

Vestea bună este că nu e nevoie să o iei de la capăt. Poți interveni chiar și într-un proiect care s-a extins haotic, dacă știi cum.

Fotografie sinceră a situației

Primul pas nu este să repari, ci să înțelegi. Adună toate componentele proiectului: documente, taskuri, resurse, persoane implicate și fă o imagine completă a ceea ce există. Notează ce e activ, ce e blocat, ce nu mai are sens. Nu te concentra (încă) pe ce lipsește, ci pe ce există, chiar dacă e dezordonat.

Redefinește scopul

Un proiect care se extinde necontrolat tinde să piardă din vedere direcția inițială. Poate s-au adăugat cerințe, s-au schimbat prioritățile sau a intervenit contextul.

Stabilește, împreună cu celelalte persoane implicate, care e scopul real, astăzi. Ce mai e valabil din obiectivul inițial? Ce e nou? Ce trebuie tăiat?

Această conversație e uneori inconfortabilă, dar absolut necesară dacă vrei să relansezi proiectul într-un cadru realist.

Fă curățenie în taskuri

După ce ai clarificat scopul, treci prin activități. Grupează-le: ce continuăm, ce amânăm, ce anulăm. Nu toate lucrurile începute trebuie duse până la capăt, unele nu mai au sens.

E important să nu transformi curățenia într-o vânătoare de vinovați, ci într-un exercițiu de igienă organizațională.

Un proiect ordonat este cel în care toată lumea știe ce urmează, nu cel în care toate ideile sunt păstrate.

Reconfigurează rolurile

Dacă proiectul a crescut, probabil și numărul de oameni implicați a crescut. Verifică cine decide, cine aprobă, cine face. Rolurile neclare duc la blocaje. La fel de important: revizuiește canalele de comunicare. Dacă toată lumea scrie peste tot, în documente, pe email și în comentarii, lucrurile nu se vor clarifica.

Propune o hartă simplă: unde documentăm, unde luăm decizii, unde se discută informal.

Pune un punct de relansare

Fă public momentul de „restart parțial” al proiectului. Un e-mail, o întâlnire scurtă sau o actualizare în platformă pot semnala că proiectul intră într-o nouă etapă, mai coerentă.

E important ca toți cei implicați să știe că ordinea este o prioritate și că dezordinea anterioară nu va fi perpetuată.

CITEȘTE ȘI: De ce onboardingul nu începe în prima zi de lucru și ce trebuie să se întâmple înainte

Foto: ID 112964890 © ​Mooshny | Dreamstime.com