Cum identifici un task care nu ar mai trebui să existe

De multe ori vorbim despre productivitate, dar de prea puține ori analizăm serios ce anume consumă timp inutil. Unele taskuri continuă să existe doar pentru că „așa s-a făcut mereu” sau pentru că nimeni nu s-a întrebat dacă mai aduc valoare.

Să știi să identifici un task care nu ar mai trebui să existe este o abilitate la fel de importantă ca planificarea sau delegarea.

Ce valoare adaugă?

Primul semnal că un task ar trebui eliminat apare atunci când nu e clar cui folosește.

Dacă nu contribuie direct la obiectivele echipei sau nu sprijină o decizie concretă, e posibil să fie doar un obicei administrativ devenit rutină.

Efort vs. impact

Un task poate fi justificat doar dacă raportul dintre timpul investit și rezultatul obținut este rezonabil.

Dacă o activitate consumă ore întregi și produce doar un mic raport pe care nimeni nu-l citește, e momentul să te întrebi dacă nu există o variantă mai simplă sau dacă nu ar trebui eliminată cu totul.

În plus, în multe organizații, aceeași informație este colectată de mai multe ori, în formate diferite, pentru persoane diferite. Un semn clar că un task nu mai are rost este dacă el dublează alt proces deja existent.

Testează absența

Uneori, cel mai simplu mod prin care poți verifica relevanța unui task este să-l lași intenționat deoparte pentru o perioadă.

Dacă nimeni nu observă lipsa lui sau dacă nu apar consecințe negative, atunci e clar: acel task nu adăuga valoare reală.

Cere feedback

Persoanele care resimt cel mai bine inutilitatea unui task sunt chiar cei care îl fac.

Întrebările deschise („Cum te ajută această activitate în munca ta?”, „Ce s-ar întâmpla dacă nu am mai face asta?”) pot scoate la suprafață adevăruri incomode, dar necesare.

CITEȘTE ȘI: Cum spui „nu e treaba mea” fără să pară că fugi de responsabilitate

Foto: ID 155290169 | Work © Comzeal | Dreamstime.com