Cum să îți creezi un sistem de follow-up automat pentru clienți sau colegi, fără CRM complicat

Ai promis că revii cu un răspuns și ai uitat. Ai trimis o ofertă și nu știi dacă a fost citită. Sau ai avut o discuție importantă cu un coleg și planul de acțiune s-a pierdut în avalanșa de e-mailuri. Dacă ți se întâmplă frecvent, nu ai nevoie neapărat de un CRM complex, ci de un sistem de follow-up automat, ușor de implementat, care să nu te lase să scapi mingea din joc.

Primul pas, de care chiar trebuie să ții cont, este să identifici momentele-cheie în care trebuie să revii cu un mesaj: după o ofertă trimisă, după o ședință, după un call de vânzare, sau poate chiar după ce trimiți un reminder de plată.

Gândește-te la cele mai frecvente situații și creează 2-3 tipuri de mesaje standard pe care le-ai putea automatiza: unul prietenos, de tip “doar verific dacă ai avut timp să te uiți”, unul cu o propunere de call și poate unul de închidere, dacă nu primești răspuns.

Poți folosi Google Calendar sau Outlook pentru remindere. Dacă lucrezi mult pe e-mail, poți să transformi calendarul tău într-un „sistem de urmărire”. După fiecare interacțiune importantă, setează-ți un reminder peste 2-3 zile (sau o săptămână, în funcție de context) să revii. E rapid, nu necesită alt tool și îți menține agenda curată. Poți folosi și culori diferite pentru taskuri interne vs. externe, ca să le prioritizezi ușor.

Creează șabloane de e-mail

Majoritatea mail-urilor de follow-up au o structură similară. Creează-ți 2-3 șabloane pe care le poți adapta rapid și salvează-le în contul tău de e-mail.

În Gmail, de exemplu, folosește funcția Templates din setări. Astfel, scrii un mail în 10 secunde, nu în 5 minute. Bonus: poți adăuga și o semnătură diferită pentru follow-up-uri, una care să fie mai personală și mai caldă.

Programarea automată a e-mailurilor

Există numeroase aplicații care îți permit să programezi e-mailuri, să primești remindere dacă nu ți se răspunde și chiar să urmărești dacă un mail a fost deschis.

Cu alte cuvinte, îți construiești un mini-sistem de CRM personalizat, fără să înveți o platformă nouă.

Pentru follow-up intern

Dacă lucrezi în echipă, poți folosi diverse tool-uri, cum ar fi, de exemplu, Google Sheet colaborativ, ca să urmărești taskurile în care aștepți un răspuns de la cineva.

Creează o coloană „Aștept răspuns” și verific-o la final de zi sau de săptămână. Poate părea banal, dar un astfel de „mini-dashboard” te scapă de stresul mental al listelor ținute în cap.

Ideea nu e să ai neapărat software complicat, ci o combinație de obiceiuri clare și instrumente ușor de folosit. Atâta timp cât te asiguri că fiecare interacțiune importantă are o continuare, îți crești șansele să obții răspunsuri, să închizi taskuri mai rapid și să construiești încredere, fie că vorbim de clienți, fie că e vorba de colegi.

CITEȘTE ȘI: Cum să îți construiești propriul sistem de testare A/B pentru obiceiuri sau task-uri zilnice

Foto: ID 359328395 © Flynt | Dreamstime.com