Mesaj pentru angajații din HR: nu mai pierdeți timpul cu sarcini pe care le pot face roboții! | Revista HR Manager
Angajații din departamentele de resurse umane trebuie să-și concentreze atenția pe sarcini care aduc valoare adăugată ridicată în business, cum ar fi retenția talentelor sau dezvoltarea angajaților, în loc să centralizeze datele din CV-urile candidaților. „Un profesionist nu ar trebui să aibă ca obiectiv să extragă date din documente, ci să-și pună expertiza la muncă”, spune Mihai Dârzan, un antreprenor român care a creat o soluție prin care sarcinile repetitive din procesul de recrutare sunt automatizate.
Companiile care recrutează volume mari de angajați, fie că sunt pe durată temporară sau permanentă, pot folosi automatizarea proceselor de resurse umane pentru a-și eficientiza munca și pentru a reduce din riscul de a pierde candidații potriviți pe parcursul unui proces anevoios de recrutare.
„Avem un client din Germania, din zona de utility services, care recutează o dată pe an un volum mare de angajați, pentru a-i trimite pe teren să citească contoarele consumatorilor de energie electrică și gaze naturale. Și pentru că acest proces se întâmplă o dată pe an, nu are sens să aibă sute de angajați pe care să-i țină tot anul. Îi angajează pentru trei luni, iar după ce s-a terminat procesul de citire mai așteaptă nouă luni până când iarăși recrutează. Este evident că nu poate să recruteze din nou aceiași oameni“, a explicat Mihai Dârzan, fondator şi CEO al PROCESIO – platformă de automatizare a proceselor de business.
Astfel, pentru un proces de recrutare cu un volum mare de angajați în care anual se aleg sute de candidați (și care sunt mereu alții), există mii sau zeci de mii de CV-uri care trebuie procesate și analizate. Aceste informații pot fi extrase și analizate automat, cu ajutorul tehnologiei.
„O altă categorie de angajatori care au un volum mare de angajări sunt companiile care se află în etapa de creștere. Acestea au un volum mare de CV-uri care le vin din multe surse: de pe platformele de recrutare, inclusiv de pe site-uri proprii, de pe e-mail, de pe WhatsApp etc. Prima provocare pentru oamenii de HR este că trebuie să stea în permanență să monitorizeze toate aceste canale și să colecteze CV-urile într-un loc centralizat, pentru ca ulterior să înceapă să le analizeze.“
Există trei pași pentru automatizarea procesului de recrutare
Primul proces de automatizare realizat prin platforma PROCESIO este colectarea tuturor CV-urilor din toate sursele: platforme de recrutare, site-uri proprii, e-mailuri, WhatsApp etc. Acest proces trebuie automatizat pentru că altfel reprezintă o muncă manuală care nu aduce niciun fel de valoare adăugată și chiar poate să încurce. Dacă un recruiter își întrerupe la fiecare 30 de minute activitatea pentru a salva un CV sau pentru că vede o notificare în acest sens, este mai puțin eficient.
„Însă cea mai importată în acest proces nu este lipsa de eficiență a angajaților din departamentele de HR, ci experiența candidaților. Pentru că, după cum știm, cei mai buni angajați își găsesc loc de muncă cel mai rapid. Și atunci, dacă lucrezi în HR, nu vrei să petreci foarte mult timp în procesul de recrutare, pentru că o să pierzi candidații buni, deoarece ei o să-și găsească de lucru mai repede în altă parte.“
Primul pas în eficientizarea recrutării presupune automatizarea extragerii datelor standard din CV-uri: nume, prenume, adresă de e-mail, număr de telefon, link către profilul de LinkedIn, ultima funcție deținută sau data la care candidatul a avut ultimul loc de muncă.
Această etapă reduce timpul de prelucrare a aplicațiilor și oferă o imagine de ansamblu rapidă asupra profilului fiecărui candidat.
După colectarea datelor, urmează analiza fișei postului disponibil. Cu ajutorul inteligenței artificiale, pot fi generate criterii clare de evaluare, adaptate specificului rolului. Aceste criterii sunt folosite pentru a analiza automat CV-urile, acordând fiecărui candidat un scor de potrivire în funcție de competențe, experiență și alți indicatori relevanți. Procesul permite o triere obiectivă și rapidă a candidaților eligibili.
În ultima etapă, datele din CV sunt completate cu informații disponibile în surse publice, de la rezultate ale căutărilor Google până la profiluri de social media. Aceste informații sunt structurate într-o bază de date tabelară, ușor de consultat și actualizat. Astfel, companiile obțin o imagine mai amplă asupra candidaților și pot lua decizii informate în etapele următoare ale procesului de selecție.
„Valoarea vine din faptul că faci procesul mai repede și ajungi la candidatul potrivit mai repede, ceea ce înseam-nă că îți crești șansele să-i atragi tu, nu altcineva.“
Analiza datelor colectate poate conduce la decizii strategice pentru business
Însă poate mai important decât viteza este faptul că datele extrase pot fi utilizate strategic pentru organizație. Pentru că sunt structurate într-un format tabelar, acestea permit companiilor să treacă de la o abordare reactivă la una predictivă. Se pot corela performanțele reale ale angajaților existenți cu datele inițiale din procesul de recrutare, astfel încât să fie ajustate criteriile de selecție pentru a crește șansele de a atrage viitori angajați performanți și stabili.
„Având toate informațiile într-un format structurat, tabelar, poți să evaluezi, poți să te uiți în companie și să vezi care sunt top performerii tăi, care sunt oamenii care au cea mai bună retenție în compania ta și au cea mai bună performanță. Și, cu datele pe care le colectezi, ca o etapă a următoare a proiectului, poți să cauți: «Care sunt criteriile mele de recrutare pentru poziția X ca să am top performeri?» Și așa poți să-ți crești șansele de a avea top performeri și o retenție mare în companie.“
Un alt pas în acest proces este implicarea team leaderului – cel care va fi managerul direct al candidatului aflat în proces în recrutare. Construit ca un flux de aprobare, în care HR-ul își lasă comentariile, le trimite la team leader, team leaderul se uită, evaluează, marchează ce e „da“, ce e „nu“ și lasă comentarii, acesta conduce mai rapid la obținerea listei finale de candidați.
„Acesta este outputul din procesul de automatizare a recrutării: lista candidaților care trebuie chemați la interviu. După aceea, pe lista respectivă, ai un proces în care se pune feedback în urma interviului, rămâne lista scurtă și apoi se ia o decizie. Noi nu schimbăm procesul. Noi, pur și simplu, venim și, acolo unde sunt ineficiențe, căutăm să le micșorăm. Nu să le eliminăm, ci să le micșorăm.“
Mihai Dârzan este un antreprenor român cu peste 14 ani de experiență în automatizarea proceselor de business, fondator al platformei PROCESIO și CEO al companiei Ringhel. PROCESIO, lansată oficial în 2021, este o platformă no/low-code care permite companiilor să automatizeze rapid procese complexe, fără a necesita cunoștințe avansate de programare. Mihai Dârzan este partener la Smart Impact Capital, o firmă de investiții în start-upuri tehnologice.
Foto: Mihai Dârzan
Acest articol este preluat din ediția print a Revistei HR Manager nr. 81