Cum să scrii un raport de activitate care poate fi citit în 90 de secunde
Un raport de activitate nu trebuie să fie un roman, dar nici o simplă listă de bife. În multe organizații, problema nu este lipsa rapoartelor, ci faptul că nimeni nu le citește până la capăt. Dacă vrei să te asiguri că munca ta este înțeleasă și apreciată, ai nevoie de un format care poate fi parcurs rapid. De multe ori, asta înseamnă 90 de secunde.
Începe cu rezultatul, nu cu procesul
Primul paragraf trebuie să răspundă la întrebarea: „Ce am obținut?”. Nu povesti pas cu pas ce ai făcut, ci rezumă realizarea: „Am finalizat campania de X, care a generat Y reacții și a adus Z oportunități.” Cititorul trebuie să înțeleagă valoarea înainte să intri în detalii.
Folosește trei categorii clare
Un raport scurt poate fi structurat pe trei secțiuni, fiecare de maximum două-trei rânduri:
- Rezultate: ce ai livrat și ce impact a avut;
- Provocări: ce a fost dificil și ce soluții ai încercat.;
- Pașii următori: ce urmează și unde e nevoie de sprijin.
Această schemă elimină redundanța și dă claritate, fără să lase impresia de superficialitate.
Scrie ca pentru cineva care te citește pe fugă
Folosește fraze scurte, fără jargon tehnic. Dacă un termen este necesar, explică-l într-un cuvânt sau două. Imaginează-ți că raportul tău e citit între două întâlniri. Trebuie să fie suficient de clar încât să nu ridice semne de întrebare.
Încheie cu o propoziție de context
Un detaliu care arată direcția mai mare poate face diferența: „Acest proiect contribuie la obiectivul trimestrial de creștere a retenției clienților.” Nu încărca textul cu analize, dar oferă un reper de ansamblu.
CITEȘTE ȘI: Cum identifici un task care nu ar mai trebui să existe
Foto: ID 365697665 | Report © Atcharapun Samorn | Dreamstime.com