Mini-SOP pentru taskuri care trec prin mai multe mâini. Cum documentezi punctele de predare

Unele taskuri nu sunt doar ale tale. Încep la tine, continuă la alt coleg, poate se întorc, poate pleacă mai departe. Și exact acolo, în spațiile dintre roluri, apar confuziile. Când un task trece prin mai multe mâini, nu doar acuratețea execuției contează, ci și claritatea predării. Ce știe următorul coleg? Ce anume trebuie să livrezi? Ce a fost deja făcut și ce urmează?

Aici intervine nevoia unui mini-SOP, un set simplu de pași (Standard Operating Procedure) care să aducă predictibilitate în aceste tranziții. Nu e vorba de birocrație, ci de igienă operațională. Un SOP în miniatură, aplicat acolo unde responsabilitățile se succed.

De ce apar blocajele între etape?

Cele mai frecvente întârzieri nu vin din lipsa de competență, ci din lipsa de context. Dacă cineva preia un task fără să știe în ce stadiu real se află, fără să aibă un document curent sau fără să știe ce decizii au fost deja luate, începe de la presupuneri. Iar presupunerile generează reluări, dublări de efort, mesaje de clarificare sau chiar livrabile greșite.

Un task trecut prin mai multe mâini are nevoie de un fir roșu care să-l lege. Acela e punctul de predare, și el trebuie documentat la fel de atent ca execuția în sine.

Un punct de predare bine documentat

În practică, un punct de predare ar trebui să includă câteva elemente clare:

• Ce s-a făcut concret până acum (nu doar „e gata”, ci și ce versiune, ce a fost aprobat, ce rămâne de ajustat);
• Ce urmează să facă următoarea persoană (fără ambiguități, fără să presupui că „știe deja”);
• Unde găsește tot contextul necesar: linkuri, documente, decizii, surse;
• Ce semnal așteaptă înapoi: confirmare de primire, întrebări, validare finală etc.

Acest transfer nu trebuie să încarce pe nimeni cu muncă în plus. În cele mai bune echipe, devine reflex: „Dacă predau ceva, mă gândesc cum îl ajut pe celălalt să continue, nu doar să primească.”

Unde salvezi aceste informații?

Ideal, în spațiul în care taskul este deja urmărit: într-un comentariu pe taskul din platforma de project management, într-un document comun, etc.

Important e ca informația să fie acolo unde o așteaptă următoarea persoană și să rămână accesibilă dacă taskul se întoarce sau e preluat de altcineva.

CITEȘTE ȘI: Roluri ambigue, rezultate neclare: cum afectează lipsa de structură performanța pe termen lung

Foto: ID 111829332 © ​Mooshny | Dreamstime.com