Patru moduri în care să dinamizezi ședințele plictisitoare ale echipei tale

Ședințele sau întâlnirile de echipă pot deveni adesea repetitive și neproductive și pot genera apatie în rândul participanților. Liderii observă frecvent lipsa de răspuns la întrebări și dominarea discuțiilor de către câțiva membri, ceea ce împiedică luarea deciziilor eficiente. Într-un astfel de context, angajații își petrec o parte semnificativă a timpului în întâlniri pe care le consideră plictisitoare și neorganizate, ceea ce le afectează productivitatea. Pentru a contracara această tendință, liderii pot implementa patru strategii menite să revitalizeze întâlnirile de echipă și să stimuleze implicarea membrilor.

1. Schimbarea rutinei – ședințele viitorului

Întâlnirile desfășurate în mod identic devin previzibile și plictisitoare. O modalitate de creștere a implicării participanților constă în restructurarea formatului și abordării întâlnirilor. De exemplu, în locul unei prezentări tradiționale, introduceți un joc de cărți. Distribuiți câteva afirmații care să ateste o posibilă credință fundamentală a companiei. Fiecare participant primește câte un cartonaș cu „de acord” și unul cu „nu sunt de acord” și trebuie să arate unul dintre ele când se citesc afirmațiile și să justifice răspunsul. Această abordare interactivă relaxează atmosfera și încurajează participarea activă. Se facilitează astfel consensul în grup.

Modificarea contextului fizic al sălii de întâlnire poate, de asemenea, revitaliza discuțiile. Mutarea mesei centrale, organizarea de întâlniri în picioare sau chiar plimbări în aer liber pot rupe tiparele obișnuite. Se stimulează astfel mințile participanților și sporesc vigilența. De asemenea, declararea întâlnirilor fără laptopuri sau ecrane poate reduce distragerile și îmbunătăți concentrarea.

2. Abordarea subiectelor sensibile

Evitarea discuțiilor dificile din teama de conflict sau din cauza dinamicii de putere poate genera tensiuni în echipă. Liderii trebuie să recunoască și să abordeze impactul emoțional al acestor comportamente asupra întâlnirilor. Exprimarea frustrării personale într-un mod constructiv poate disipa tensiunile și deschide calea către conversații autentice. Crearea unui mediu de siguranță psihologică, unde membrii se simt confortabil să-și exprime ideile fără teama de consecințe negative, este esențială. Stabilirea unor principii clare pentru întâlniri, agreate de toți membrii, asigură un cadru în care fiecare se simte valorizat și încurajat să participe.

CITEȘTE ȘI: Zece practici utile de reducere a stresului la locul de muncă

3. Asigurarea ascultării fiecărui membru

Oamenii doresc să știe că opiniile lor contează. Atunci când participanții nu se simt auziți, pot apărea tăcerea, întreruperile frecvente sau reacții nonverbale negative. Pentru a preveni aceste situații, managerii pot concepe agende incluzive care oferă fiecărui membru oportunitatea de a contribui. Tehnici precum solicitarea opiniilor scrise pe bilețele înainte de discuție sau rezumarea punctului anterior înainte de a adăuga unul nou pot egaliza participarea. În situațiile în care o opinie minoritară se confruntă cu majoritatea, în loc să încerce convingerea sau ignorarea acesteia, liderii ar trebui să întrebe: „Ce putem învăța din această perspectivă?” Adesea, punctele de vedere minoritare conțin înțelepciune valoroasă.

4. Respectarea valorilor fundamentale ale companiei

Modul în care angajații sunt implicați în ședințele de la birou trebuie să reflecte ADN-ul organizației, adică punctele forte și valorile sale fundamentale. Acestea pot include trăsături precum reziliența sau principii precum corectitudinea. Articularea clară a acestor valori ghidează comportamentele acceptabile în cadrul întâlnirilor și le aliniază cu cultura organizațională. De exemplu, o companie care prețuiește inovația ar putea încuraja sesiuni de brainstorming neconvenționale în timpul întâlnirilor. Alinierea formatului și conținutului întâlnirilor la valorile companiei asigură o rezonanță mai profundă cu angajații și întărește cultura organizațională.

Implementarea acestor strategii poate transforma întâlnirile de echipă din evenimente apatice în sesiuni energizante și productive. Deși aplicarea acestor tactici poate necesita confruntarea unor probleme structurale și dinamici de echipă provocatoare, beneficiile obținute, precum creșterea productivității, inovării și coeziunii, justifică efortul. Adaptarea continuă și evaluarea eficienței acestor practici vor contribui la menținerea unei atmosfere dinamice și implicate în cadrul echipei.

Foto: ID 141680673 © Fizkes | Dreamstime.com