5 activităţi pentru o comunicare eficientă cu echipa

Am avut momente în care simţeam că nu comunic suficient cu echipa mea. Conduceam o echipă de 13 persoane, număr care deşi mi se părea acceptabil, nu înţelegeam de ce nu reuşesc să mă organizez pentru a-mi dedica timpul în mod egal acestora. Nu doar eu aveam o astfel de echipă, ci şi majoritatea colegilor mei.

Cu cât petreci mai mult timp cu echipa, cu atât comunicarea dintre voi este mai deschisă, iar angajaţii înţeleg ce aşteptări ai de la ei, generând astfel o stare de siguranţă şi o creştere a performanţei. Având o mulţime de sarcini personale, de la completare de rapoarte până la a gândi o strategie pentru perioada următoare, m-am întrebat totuşi care ar fi minimul de interacţiune directă cu echipa pentru a ne asigura că lucrurile merg aşa cum ne dorim. Am găsit o soluţie care a funcţionat în cazul meu şi pe care o împărtăşesc mai jos.

1. O şedinţă lunară în care să afli de la echipă în ce măsură sunt mulţumiţi de felul în care merg lucrurile, iar tu să le comunici cum progresaţi raportat la obiectivele voastre, ce îi aşteaptă în următoarele luni, ce s-a modificat în ceea ce priveşte strategia.
2. O mini-şedinţă realizată zilnic care poate dura între 10 şi 30 minute pentru a-i încuraja, pentru a recunoaşte meritele din ziua precedentă, pentru a verifica dacă au apărut nemulţumiri la nivelul echipei şi pentru a anunţa sau a decide împreună unele modificări organizatorice. Eu aveam tendinţa ca aceste lucruri să le fac pe e-mail, până când am constatat că o şedinţă scurtă faţă în faţă are mult mai mare impact, asigurându-mă că mesajul nu doar ajunge la fiecare, ci este şi înţeles.
3. O întânire unu-la-unu timp de o oră cu fiecare angajat – maxim două, o dată pe lună. Scopul acestor întâlniri este ca angajatul să înţeleagă că eşti acolo pentru el, că job-ul tău principal nu este să ai grijă de rezultate, ci de el, astfel încât să poată atinge rezultatele aşteptate. Întâlnirea ar trebui să fie despre dezvoltarea sa, explorarea oportunităţilor de a-l ajuta să-şi atingă obiectivele, înţelegerea nevoilor acestuia, depăşirea obstacolelor întâlnite pe parcurs şi încurajare.
4. Discuţiile la o ţigară sunt necesare pentru a înţelege şi mai bine oamenii cu care lucrezi. Acolo îţi împărtăşeşti momentele de bucurie, de tristeţe, de nemulţumire cot la cot cu angajaţii. Este o oportunitate să vadă că şi tu eşti om şi să se deschidă mai mult decât de obicei. Eu nu fumez, ies cu ceilalţi când fumează. Dacă ratez însă aceste momente, există oricând metode alternative. Puteţi lua masa împreună.
5. Ieşirile cu echipa ar trebui să aibă loc minim odată la două luni. Scopul este acela de a face echipa să funcţioneze ca un tot, să interacţioneze într-un alt context şi să se lege şi altfel de legături între voi. Orice activitate de genul acesta îi va ajuta ca pe viitor să lucreze mult mai bine împreună.

Programează chiar acum în calendar acţiunile de mai sus pentru următoarea lună.

Ai observat probabil că niciuna dintre activităţile prezentate nu creează un mediu tensionat, scopul fiind de a creea un flux de comunicare relaxat. Dacă scopul tău este de a-ţi verifica angajaţii, deşi poate fi necesar, nu aduce un plus la relaţionare şi nici nu înlocuieşte activităţile de mai sus.

Dacă ne provocăm puţin creativitatea, putem găsi cu siguranţă şi alte metode pentru a comunica eficient cu echipa noastră. Lasă şi tu un comentariu dacă simţi să împărtăşeşti lucrurile care au funcţionat la tine.

Sunt trainer şi totodată antreprenor, cu experienţă în vânzări, management, project-management şi learning & development. Am lucrat 4 ani în Vodafone România ca agent de vânzări, manager de magazine şi team leader-ul echipei de training. Începand cu septembrie 2012 am luat calea antreprenoriatului, punând bazele unui start-up prin care doresc să aduc o contribuţie la dezvoltarea celor din jurul meu. În acelaşi timp sunt preşedintele unui ONG pe care l-am înfiinţat la vârsa de 18 ani – BYP. Acesta îşi propune să reprezinte un punct intermediar între facultate şi primul job, oferindu-le astfel studenţilor, nu doar informaţii noi, ci şi ocazii diverse de a le pune în practică. Obiectivul meu este de a crea o comunitate a oamenilor extraordinari, persoane care se remarcă în orice mediu şi care îşi urmăresc constant visele. Sunt pasionat de training, inter-relaţionare şi leadership de 7 ani şi cred neclintit că printr-un proces constant de dezvoltare poţi ajunge oriunde îţi doreşti.